甲方代表证据保全管理规定Word格式文档下载.doc

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对乙方履约的过程进行监督

对乙方违约的事项进行取证

向乙方发违约告知函

要求乙方有效签字代理人签收

使用录音电话对乙方有效签字代理人拒签事由进行取证

归档留存

通过第三方传真、快递或挂号信等方式直接送达

对留存证据编辑整理

一、证据保全流程：

NNY

所要回执和相关票据

依据合同条款并辅之相关证据向乙方进行违约处罚或索赔

二、证据保全目录

1、检查记录、检测报告、验收单、移交单等证明性文件

2、公函

3、工作联系单

4、会议纪要

5、告知函（催告书）

6、影音资料

7、第三方证明（包括传真、快递、挂号信、公正信等）

三、证据保全要求

1、合同签订后，甲方代表必须要求乙方单位向现场负责人颁发文件签收授权书，同时甲方代表也应向乙方提供工程技术处代表公司行使合同履行权的授权书和甲方代表委派书，以确定双方签发和签收文件的有效代理人员和代理机构的资格。

2、甲方代表在监督乙方履行合同的过程中，如发现有违约情况，必须与第一时间做好相应的取证工作。

取证以文字记录为主，以影像记录为辅。

文字记录包括检查记录、会议纪要、检测报告、验收单、移交单等证明性文件，文件除要求乙方签字外，还要要求第三方进行签证，如监理单位、检测机构等等。

影像记录包括照片和视频资料等等，影像记录应尽可能的反映出事件的发生地点、发生时间、当事人及影响和损失，以保证记录的有效性。

3、在掌握相关证据后，甲方代表需向乙方发送违约告知函，告知函中应注明事件发生的前因和后果和给甲方造成的质量、进度、信誉损失，并说明按合同约定的XX款XX条，应收取多少罚金，最后需表明“甲方将保留进一步向乙方索赔其它不可预见损失的权利”。

对于整改要求，甲方代表在告知函中必须要明确完成时间和复查确认时间，并明确最终确认人。

告知函最后需注明：

乙方接到告知函2日内如有异议需书面回复，如无回复，则视同默认。

4、甲方代表向乙方发送的告知函，必须要求乙方有效签字人员签收，如乙方拒绝签收，甲方代表应通过录音电话进行取证。

使用录音电话进行取证时，甲方代表应首先对事件发生的前因和后果向乙方进行求证，然后引导乙方对责任归属问题做出正面答复，再告知其给甲方造成的质量、进度、信誉损失，并说明按合同约定的XX款XX条，应收取多少罚金，最后需表明“甲方将保留进一步向乙方索赔其它不可预见损失的权利”。

对于整改要求，甲方代表在电话中必须要明确完成时间和复查确认时间，并明确最终确认人。

在电话录音结束前，甲方代表需明确告知：

我方将通过传真、快递或挂号信的方式向你方发送告知函，你方如有异议，请在接到告知函2日内书面回复，如无回复，则视同默认。

5、甲方代表通过第三方发送传真、快递和挂号信时，需注意索要回执或相关证明票据，回执或票据上应注明向XX单位发送的关于XX问题的告知函。

6、甲方代表应对所有取证设专门档案进行管理，文字资料按项目分册进行归档，影音资料在个人电脑设专门文件夹进行收藏。

7、如在合同履行过程中双方发生纠纷，甲方代表应根据情况对保存证据进行编辑整理，做好应诉准备。

8、证据保全工作列入甲方代表内业资料管理之中，处室内业每月将定期进行检查，并进行绩效考评。

9、对甲方代表因未认真履行《规定》要求，而造成的经济损失，甲方代表按责任比例承担赔偿，不足部分将从个人股份中扣除。

工程管理处

2010年3月25日