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业务合同管理制度
第一章总则
第一条为加强公司业务合同管理，减少经营风险，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条业务合同的定义：
公司经营活动中对外签订的合同或协议，采购和分包合同除外。
第三条本制度只适用于广东新大禹环境工程有限公司。
第四条签定业务合同，必须遵守国家的法律、法规及有关规定。
第五条对外签定业务合同，除法定代表人外，必须是法人授权的相关代理人。
第二章业务合同的审查批准
第六条业务合同的签定审批程序如下：
（流程图见下页）
（一）审批程序完成后，《业务合同评审汇签表》（复印件）一份及合同文本（复印件）留商务中心留底，一份合同原件移交财务中心，另一份《业务合同评审汇签表》（原件）连同合同文本（原件）存入资料室。
（二）上述各审批程序，一般为1－2天。
特殊情况，经法人批准或授权的可不受审批程序的约束，但必须提供书面授权书。
第七条业务合同审批权限如下：
（一）审批权限:
所有合同均由总经理审批、签署。
总经理特别委托的合同，可由被委托人进行审批、签署。
（二）非常规合同由法律顾问进行文本评估，并给出修改意见。
第八条业务合同审查的要点是：
项目
内容
合同对象的合法性
对方有无签定、履行该合同的权利能力和行为能力；
合同内容是否符合国家法律、法规和本《制度》规定；
当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等
合同的严密性
合同应具备的条款是否齐全；
当事人双方的权利、义务是否具体、明确；
文字表述是否确切无误
合同的可行性
双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；
预计取得的经济效益和可能承担的风险；
合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第三章业务合同的变更、解除
第九条变更、解除合同的手续，应按本制度第二章第七条及第八条规定的审批程序和权限执行。
第十条变更、解除业务合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
第四章业务合同纠纷处理
第十一条申请处理合同纠纷的程序是：
（一）承办人填写《对外业务合同纠纷处理申报表》（一式二分），按本制度第三章第七条的规定报批。
（二）权限审批人可依据情况，在1天内作出：
“由上报部门负责处理”或“由法律顾问负责处理”，并返回商务中心跟踪处理。
（三）法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经权限审批人同意，可提交仲裁部门或人民法院依法处理。
第十二条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的时效（按照合同法的时间限制一般为两年）。
第十三条凡由法律顾问处理的业务合同纠纷，由商务中心负责收集法律顾问需要的材料：
序号
材料（原件或复印件）
1
业务合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等
2
验收、发票等有关凭证
3
进度款项的承付、托收凭证，有关财务财目
4
产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告
5
有关违约的证据材料
6
其他与处理纠纷有关的材料
第十四条各公司对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，由商务中心复印并呈送与该项目有关的部门收执，对应部门应派专人跟进落实。
第十五条合同纠纷的法律解决方式由商务中心负责，必要时请求律师协助。
第十六条执行中若达成和解协议的，应签定协议书并按协议书规定办理。
第五章合同管理
第十七条业务合同管理的责任部门为商务中心（存档流程见附件2）
商务中心为合同管理管理部门，包括：
合同审批流程的管理、合同编号、变更、解除、纠纷处理。
商务中心应在合同签定、变更、解除、纠纷处理或履行完毕后的10个工作日内，监督合同经办人将签定、变更、解除、纠纷处理或履行的结果文件，及相关联络资料统一收集完毕，由商务中心统一抄送至相关部门，并把原件存档至资料室，商务中心留相关资料复印件。
第十八条合同编号由公司商务中心统一管理。
编号原则举例：
公司名称标记
年月
合同登记序号
RRR-0201-001
第十九条存档文件包括合同正文、报价清单、技术方案、《业务合同评审汇签表》及其他相关过程资料原件及复印件各两套。
第二十条合同电子版本管理：
由商务中心于每年年底负责刻录光盘3套（包含本年度所有合同电子版）交资料室保存。
第六章法人授权委托
第二十一条法人授权委托人的主要职责是：
受法人委托以本公司的名义负责签署和处理与委托项目有关的事宜。
代表法人受委托签署的合同必须是经过审批的合同文本。
第二十二条法人授权委托书由总助室派发，经法人亲笔签字方可生效。
第七章合同印章
第二十三条各公司对外签定合同所加盖的印章，除各公司的公章、合同专用章外，其他印章一律不准代替使用。
否则，商务中心、财务部门有权拒绝接受或办理相关手续。
第八章处罚
第二十四条任何人签定业务合同，都必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签定业务合同时或以变更、解除合同为名，假公济私、损公肥私、谋取私利，一经查证，违者作开除处理。
第二十五条任何人员私下以任何方式向对方承诺开具非常规发票的，处2000元罚款。
第二十六条本制度的组织执行部门是商务中心，监督人为商务中心分管副总。
第二十七条合同评审汇签表中签署意见的相应部门，如签署的条款出现漏洞或重大失误时，处罚该部门经理300元/次。
第二十八条如商务中心未严格组织执行本制度，处罚商务中心经理300元/次。
第二十九条如制度监督人未按本制度相关规定严格监督，处罚制度监督人300元/次。
第九章附则
第三十条本规定的解释权归广东新大禹环境工程有限公司。
第三十一条本规定由商务中心制订，报总经理批准执行，修改或终止亦同。
第三十二条本规定自二○○八年十二月一日起试行，原有同类制度同时废止，试行期为半年。
XXXXXXXXXXXXX有限公司
二○一二年五月
附件1
业务合同评审汇签表
项目名称：
日期：
合同名称：
合同编号:
商务中心意见（合同起草或修改及审核法律条文）：
同意合同所列法律条文，如出现问题，自愿接收处罚。
商务中心经理签字：
技术部门意见（技术条款修改及审核）：
同意合同所列技术条款，如出现问题，自愿接收处罚。
技术部门负责人签字：
实施部门意见（工程质量、进度条款修改及审核）
同意合同所列工程质量、工程进度条款，如出现问题，自愿接收处罚。
实施部门负责人签字：
财务部门意见（税务、付款方式、财务风险等修改及审核）
同意合同所列税务、付款方式条款，如出现问题，自愿接收处罚。
财务部门负责人签字：
分管副总意见：
同意合同所列全部条款，如出现问题，自愿接收处罚。
分管副总签字：
权限审批人意见：
权限审批人：
附件2
附件3：
编号：
法人授权委托书（存根）
本授权委托书声明：
我麦建波系广东新大禹环境工程有限公司的法定代表人，现授权委托为我公司项目代理人，以本公司的名义负责该项目，并签署和处理与本次项目有关的事宜。
特此委托。
法定代表人（盖章、签字）：
代理人签字：
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