大型会议组织工作安排事项.docx

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大型会议组织工作安排事项

XXXX

会

议

手

册

二0一一年五月

一、时间：

2011年月日午:

二、地点：

三、到场嘉宾名单

四、安排流程

五、仪式议程

六、午餐安排

七、结束

先生主持并致开场词、介绍与会嘉宾

第一项

第二项

第三项

第四项

第五项

第六项

第七项

第八项

第九项闭会

XXX仪式筹备安排

总指挥：

副总指挥：

督导：

一、会务组

负责人

成员：

工作内容：

1、负责制作、悬挂横幅；

2、桌椅、桌牌、鲜花摆放；会场卫生；

3、保证会前会后参会人员车辆安排、会后收尾事宜；

4、挂牌仪式全程摄像、照相工作，会场音响设备的调试；

时间：

2011年月日午:

，完成会场布置工作。

5、接站：

时间、方式

6、签到表的设计和登记：

房间号、联系电话等细致记录，备注附上返程事项。

7、专人对专家和部分重要客户进行陪护

8、购买或借用会议用品：

实物投影仪，激光笔

（2），激光笔电池

（2）胶片投影仪（检查　两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），　胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等

二、材料组

负责人：

成员：

工作内容：

1、与会人员通知；

2、会议记录；

3、负责拟定会议议程；

4、打印装置会议桌牌；

时间：

2011年月日午:

，所有材料准备就绪。

三、礼仪、接待组

负责人：

成员：

工作内容：

1、礼仪接待；

2、会场水果配备及会场茶水添备。

四、后勤组

负责人：

成员：

工作内容：

1、负责领导客房预订；

2、根据与会人数做好用餐安排；

3、做好酒店接待。

4、退房事项：

向人员强调退房的时间要求，以及退房退卡的方式等，避免房牌的遗失和物品的遗漏，会务组宜有专人负责；

5、返程事项：

对人员的返程时间和方式应详细询问，提前列明时间表并由专人安排送站事宜，尤其防止疏漏和衔接失误；

6、送站事项：

须有认识大部分人员的人员在会议酒店组织送站工作，避免出现客人无人送，客人空等，车辆空等的现象；

5、用餐接待

组长：

成员：

工作内容：

1、做好用餐前的准备工作；

2、负责与会人员的用餐接待；

3、根据安排带用餐人员入席。

4、会议地点和用餐地点不同，应提前安排好车辆和紧急情况的应急措施，避免时间的耽误和出现安全意外；临近会议快结束时，及早通知用餐处准备，以免人员空等；

六、财务

负责人：

成员：

工作内容：

1、负责本次挂牌仪式的费用预算及支付；

2、保证仪式当天留有一定的保障金。

七、安保组

负责人：

成员：

工作内容：

1、会场安全、秩序；

2、指挥与会车俩停放。

到场嘉宾名单

XXX仪式安排流程

一、会务分配及负责内容

会务

负责人

成员

工作内容

总负责

负责整个会场准备工作合格验收和会议监督

酒店接待

负责领导住宿、用餐安排；根据与会人数订餐。

用餐接待

用餐接待

会场布置

负责音响、话筒调试；旗帜、横幅的悬挂；桌椅、桌牌、鲜花摆放；会场卫生。

礼仪

负责引导各位领导进入客房、参加揭牌仪式、引导进入会议室；会场水果配备及会场茶水添备。

鸣炮及挂牌

悬挂牌匾；会场安全、秩序；车俩停放。

材料

负责仪式中领导讲话稿的撰写和准备；拟定会议议程；打印装置会议桌牌；

摄影照相

负责整个挂牌仪式的摄像、拍照及后期制作

二、会场布置所需物资：

1、横幅2、LED屏字幕更新3、商会牌匾

4、胸花5、桌牌6、装饰花

7、鞭炮

三、陪同人员：

四、会场会务检查：

2011年月日午:

，由监察室主任张宏忠检查会场布置状况；应重点检查文件材料、会场布置、主席台、音响效果、出席人员的落实等情况，查出问题及时整改。