办公室管理制度.docx
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办公室管理制度
办公室管理制度
1、按时上下班，不迟到、不早退、不旷工，公事外出要经部门领导批准。
2、着装整洁大方，不能穿拖鞋、凉鞋。
3、待人亲切、礼貌、大方，接听电话时要用礼貌语，声音清晰、温和、亲切。
4、办公室内不能吃零食、不得高声喧哗、不能随便串岗，以免影响他人工作。
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5、办公时间不准做私事，除公事外不能用公司电话聊天。
6、保持办公室的干净，桌面上的办公用品要摆放整齐，各种资料存放有序。
7、爱护办公设备，节约使用各种办公用品。
8、电脑、打印机、复印机、传真机等专用设备要有专人负责。
9、注意节约用电，下班后要关闭电脑、电灯、空调等电器设备。
10、同事之间要和睦相处，各部门要保持良好的沟通与合作。
11、认真负责完成各项工作任务，尽量避免失误。
12、晚上收市后，最后离开办公室的人请锁好门。
办公用品管理规定
办公用品种类繁多、零星分散，各部门要严格控制并加强管理，不得挪作它用或造成浪费。
1、办公用品由财务部统一购置，其它部门不得擅自购买。
特殊情况须报行政人事部批准。
2、部门需要印制单据、表格、宣传品等，均由各部门自行设计样式，提出印刷数量，送交行政人事部统一办理，由各部门从行政人事部领用。
3、各部门领取办公用品时，必须填写领用单，由部门负责人签字，财务部审核无误后方可发放。
4、财务负责人在每月末根据部门所领物品登记表，统计出当月部门办公用品领用情况，以便实施办公用品的费用控制。
5、财务建立办公用品明细帐，按月核销，半年全面盘点一次，做到帐物相符。
核实盘点结果，若有遗失，保管人应负责赔偿。
电脑管理制度
1、电脑使用者应爱护设备，保持电脑的清洁卫生，遵循常规操作程序，相应的电脑设施由公司根据各岗位的需要进行统一安排。
2、未经允许不得随意删除和越权打开系统文件。
3、不得私自使用来路不明的磁盘或光盘。
4、不得私自打开或打印别人的文档文件，工作时间不得玩游戏。
5、不得在靠近键盘的位置饮水或吃食物。
6、不得私自安装光盘文件或拷贝与办公无关的文件。
7、电脑设备不得私自挪动或拆卸。
8、如发现电脑不能使用或出现系统问题，请及时与系统管理员联系。
办公会制度
为规范办公会议的管理，严肃会议纪律，提高工作效率，保证公司正常运作，特制定本制度。
1、会议时间
如无特殊或重大情况，一般定为星期一下午3：
30—4:
30。
2、会议地点
商场会议室
3、与会人员
各部门负责人、组长（包括正副总经理、部门主管、以及会议记录人员。
必要时可由总经理指定扩大与会人员范围）。
4、会议一般程序
（1）总经理宣布会议开始，并主持会议。
（2）各部门汇报上期工作进展情况。
（3总经理提出本次会议主要议题及需要商讨的事项。
（4）与会人员自由发言，阐述观点，提出建议。
（5）总经理对会议作总结，并宣布会议决定。
（6）会后由行政人事部写出会议纪要，发文至总经理及部门负责人。
5、会议须知
（1）与会人员在参加会议前须提前安排好本部门工作，并对会议内容做好准备工作。
（2）若因特殊情况不能参加，则应指定该部门副职或其他负责人参加。
（3）与会人员在会上应如实汇报工作情况，会后应及时准确地向部门员工传达会议精神。
违者将追究责任。
（4）会议记录员做好会议考勤、会议发言及现场记录工作，会后进行整理。
（5）若遇重大或特殊情况，可临时更改会议时间，行政人事部必须做好会前通知。
6、会议纪律
（1）与会者不得无故迟到、早退、缺席，违者予以罚款处理。
（2）参加会议者必须善始善终，严守会议纪律，无特殊情况不得随便出入。
（3）与会者不得谈论与会议无关的事情和做其它私事。
财务管理制度
第一节 流动资产管理制度
流动资产包括现金、各种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。
（一）现金：
是指企业的库存现金，包括库存的人民币和外币。
1、公司收支的各种款项，必须按国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定办理，在规定的范围内使用现金，现金结算的范围如下：
（1）职工工资、津贴；
（2）个人劳务报酬；
（3）出差人员必须随身携带的差旅费；
（4）结算起点（5000元）以下的零星支出；
不属于上述现金结算范围的款项支付，一律通过银行进行转账结算。
2、支付现金必须遵守财务规章制度，符合财务手续；
3、坚持“钱帐分管”的原则，实行出纳工作岗位责任制，收入及货款应及时进账，不得任意“坐支”；
4、为了避免现金收支出现差错，保证做到帐实相符，出纳人员应经常进行现金核对和清查，现金清查中发现现金短缺或盈余时，除了查明原因外，还应及时根据“现金盘点报告表”进行帐务处理，并追究过失人的经济责任。
（二）存款：
是指企业存入银行或其他金融机构帐户上的货币。
1、公司办理结算必须遵守国家的法律、法规和《银行结算办法》的各项规定，遵守结算纪律，符合财务手续；
2、加强内部制约机制，付款印鉴由不同人员分别保管和使用；
3、严格支票管理，原则上不得签发空白支票，如遇特殊情况应按程序办理并及时报账，绝对禁止出租、出借支票；
4、办了防止银行存款帐目发生差错，准确掌握银行存款实际金额，应按期与银行存款对账单核对，编制“银行存款余额调节表”。
（三）短期投资：
是指企业购入的各种能随时变现、所持时间不超过一年的有价证券以及不超过一年的其他投资，进行短期投资时须经董事会批准。
（四）应收及预付账款：
应收及预付帐款包括公司经营和非经营活动所形成应收和预付款项，包括应收帐款、预付帐款和其他应收款。
应收帐款是指公司因销售商品（包括租金、水电费、押金、入场费）提供劳务等业务，向购买单位收取的款项，预付帐款是公司按照购货合同的约定，预付给供应单位货款。
1、反映公司各种应收帐款的形成，收回及其增减情况，监督公司执行结算制度。
2、控制应收帐款的限额和收回时间，加强应收帐款的管理，加快资金流转。
3、在年度终了按年末应收帐款余额3‰或5‰计提坏帐准备，并对确实无法收回的坏帐按规定处理。
4、严格遵守公司的有关结算制度和定货合同，控制预付货款的范围、比例和期限。
5、监督预付款项所定货物的入库情况。
（五）存货：
是指企业在经营中为销售所储备的资产，包括库存的、在途的各种商品、包装物、低值易耗品。
1、库存商品管理制度
（1）凡经过验收的商品（含购销、代销），不论存放在何地，均视为商场存货即库存商品；
（2）库存商品均以售价核算；
（3）商场以营业柜组为单位建立存货实物管理负责制；
（4）仓库以经营大类为单位建立存货实物管理负责制；
（5）库存实物应定期盘点，编制存货盘点表，对盘盈、盘亏的存货以书面形式上报总经理；
（6）盘盈、盘亏的存货应及时查明原因，由于实物负责人的原因造成存货短少的，由实物负责人全额赔偿；非人为因素造成存货损失的，由相关部门提出书面报告，上报总经理审批处理；
（7）对过季商品、积压滞销的存货，公司应及时清理，如为代销商品应办理退货手续，如为购销商品，应由柜组（仓库）提出书面报告报相关部门及总经理批准后，方能按保本价或低于成本的价格销售。
第二节固定资产管理制度
1、固定资产的计价
（1）购入固定资产，按照实际支付的买价或售出单位的帐面原值（扣除原安装成本）、包装费、运杂费和安装成本等计价；
（2）投资转入的固定资产，按评估价确认或者合同、协议约定的价格计价；
（3）在原有固定资产基础上进行改建、扩建的固定资产，按原有固定资产帐面原价，减去改建、扩建过程中发生的变价收入，加上由于改建、扩建而增加的支出计价。
2、固定资产的折旧
（1）固定资产折旧率的计算：
年折旧额=固定资产原价×（1-预计残值率）÷预计使用年限×100%.
（2）固定资产的分类
项目
预计
预计使
年折
残值率
用年限
旧率
房屋、建筑物
5%
20年
4.75%
运输设备
5%
8年
11.88%
自动化、半自动控制设备
5%
5年
19%
柜台、货架
5%
5年
19%
消防安全设备
5%
5年
19%
其他设备
5%
5年
19%
（3）固定资产折旧的提取：
一般根据月初应计提折旧的固定资产帐面原值和月折旧率按月提取，当月增加的固定资产，当月不计提折旧，当月减少固定资产，当月照提折旧。
第三节递延资产管理制度
递延资产是指不能全部计入当年损益，应当在以后年度分期摊销的各项费用。
递延资产的主要内容是开办费、租入固定资产改良支出、大修理支出、筹建期汇兑净损失等摊销期在一年以上的费用。
1、开办费
开办费是指企业筹建期间所发生的不应计入有关资产成本的各项费用，开办费的内容包括筹建期间的工作人员工资、办公费、差旅费、培训费、印刷费、银行借款利息、注册登记费、以及其他不能计入固定资产和无形资产的支出。
开办费应当在开始生产经营，取得营业收入时停止归集，并同时开始进行摊销，在不短于5年的期间内分期平均摊入管理费用。
2、租入固定资产改良支出
租入固定资产改良支出是指能增加租入固定资产的效用或延长使用寿命的改装、翻修、改建等支出，租入固定资产改良支出，应在其租赁期内平均摊销；
3、固定资产大修理支出
指固定资产进行大修理所发生的支出，当大修理没有采用预提的办法，并且支出比较大，受益期超过一年时，作为递延资产核算的固定资产大修理支出，应在大修理的间隔时间内平均摊销。
第四节资金付出审批程序
（一）货款结算
1、购销商品货款结算，由财务部人员凭“购销合同”或业务部转来的“购销商品进货申报表”填制“付款单”，送财务部负责人审核确认，报总经理审批。
2、代销商品货款结算，财务部结算组人员凭电脑室提供的供应商销售情况表，填制“付款单”，交财务部负责人审核后报总经理审批。
3、购销商品货款结算，财务部结算组人员凭商品组核算员提供的商品销售情况，在扣除有关费用后，填制“付款单”，交财务部负责人审核报总经理审批。
4、货款的结算无论金额大小，都必须报财务部审核，总经理审批。
（二）工程款的结算
工程款的结算，一定先立项，编制预（结）算单，然后由总经理签字同意，交财务部审核后报总经理审批。
（三）固定资产的购置
根据公司的实际情况，必须购置的固定资产，应经过申报和审批程序。
凡购置单位价值在2,000元以上5,000元以下的固定资产，应由商场分管主管提出书面申请报告，交总经理审批，报财务部执行。
使用部门有关技术人员验收，并及时填制固定资产入帐通知单。
5,000元以上的报总经理通过后方能购置。
第五节商品进货货款结算管理规定
（一）管理规定
1、货款结算是搞好经营的重要环节，各有关部门应紧密配合，严格按操作规程执行。
2、货款结算应及时、准确，财务部结算员不得无故拖延，影响公司商誉。
3、供应商对结算数额如有疑问，财务人员应在保证公司机密的情况下积极配合释疑。
4、为保证公司往来款项的准确性，财务结算人员应定期与供应商核对账目，及时发现可能存在的问题。
5、商品进货与货款结算应严格分开，加强相互监督，保障货币资金安全。
6、财务部对外结算，原则上不支付大额现金而采用支票转账形式，小额月结，3000元以下的可用现金结算。
7、为保证供应商的货款安全，供应商结算应提供结算卡、身份证及商品进仓单据等，货款不得转往其他单位。
8、现金采购应坚持“钱货两清”的原则，现金采购完毕若发现商品流失、现金短少，责任由当事人承担。
9、“商品付款通知单”应如实填写，不得涂改，在所需附件齐全后，方可进入审批程序。
（二）付款程序
1、购销
（1）现金采购（含汇票）：
业务员按公司制度规定完成商品进货申报手续后，填制“借款单”报财务部和财务总监审批，审批完毕交出纳备款。
采货当日由商品核算主管派员领款，并与业务员共同前往采货，采购完毕后于当日将未用完款项交回财务部出纳，并在两日之内将发票和验收单附在一起冲账（结算）。
（2）货到付款：
供应商将我公司所订货物送到，财务部结算人员根据合同规定，在收到验收单、进仓单、发票并查询该供应商相关往来账目无误后，由财务部结算员填制“付款单”，经财务主管及财务总监签字同意后结算货款。
（3）翻单结算：
供应商根据我公司采购部提供的送货单送货，财务结算员查询有关合同，在收到验收单、发票后，查询该供应商上次送货金额及相关往来帐目无误后，由财务部结算员填制（打印）付款单（结算单），交财务主管审核及报财务总监签字同意，通知供应商结算货款。
2、代销
（1）月结：
每月日以前财务部结算组根据上月商品销售情况及供应商结算期的安排，编制付款计划后，按付款计划和查询核对该供应商往来帐目后打印（填制）付款单、发票及相应单据报财务部主管和财务总监审批。
（2）半月结：
每月日财务部结算员根据合同和该供应商的销售额，查询并核对有关帐目后，打印（填制）付款单并通知该供应商结算，该供应商开具发票，财务部结算员核对无误后，将付款单、发票及相应单据报财务部主管审核，财务总监审批后付款。
（3）租赁、联营、保底：
每月日以前，财务部结算组根据上月租赁、联营、保底厂家商品销售情况，扣除有关费用和租金，并结合结算期的安排，编制付款计划，按付款计划和查询核对该供应商往来账目后打印（填制）付款单（通知供应商结算额），待供应商提供发票及相应手续后，结算员将付款单、发票及相应单据报财务部主管和财务总监。
会计核算规则
第一节会计机构和会计人员
1、公司设立财务部，负责公司全部经济业务的会计核算和财务管理工作。
2、公司财务部直接向公司董事会负责，主持公司会计核算和财务管理工作。
3、公司的财务部和会计人员要认真履行职责，正确核算、如实反映和严格监督各项经济业务，维护公司利益，保障股东权益。
4、会计人员因调动、辞职、解雇等原因离职时应办好交接手续，不得中断会计工作。
第二节会计核算一般原则
1、公司会计核算采用权责发生制原则，即收入和成本按权责发生时间入帐，并对收入和成本采用同一口径核算、同一基础的配比原则进行处理。
2、公司以公历年度为会计年度（即每年的1月1日至12月31日止）。
3、公司采用借贷复式记帐法。
4、公司以人民币为记帐本位币，非人民币经济业务，在登记原币的同时，按确定的记账汇率折合为本位币进行反映，记账汇率参照有关制度再另行规定。
5、公司营销商品的会计记录，库存、营业现场按商品零售价反映。
6、公司在会计核算中应划清资本性支出和收益性支出的界限，公司凡用于增加固定资产和无形资产等发生的各项支出，都列作资本性支出。
7、公司重要会计政策的处理方法，前后必须一致，不得任意改变，如确需变更，应经董事会批准，并在会计报表中予以说明。
8、公司一切自制凭证、帐簿、报表，包括电脑处理的各种会计资料原则上使用中文书写。
第三节实收资本的核算
公司的实收资本由股东投入，公司的资本可以现金、实物投入，公司注册资本应与实收资本一致，实收资本的增减均应由中国注册会计师验证，并出具验资报告后办理注册资本的变更手续。
第四节货币资金及往来款项的核算
1、公司的现金和银行存款应设置日记帐逐笔登记，有多种货币的还应按不同的币种分别设帐。
2、公司的现金和银行存款应及时清点，现金如发现短缺，应查明原因，确因当事人责任，由当事人负责赔偿，如发现盈余由总经理或董事会批准后，可转入公司营业外收入。
3、营业现场商品交易收入应及时上缴公司财务部，所有营业短款在查明原因后，由责任人负责赔偿，所有营业长款可直接计入营业外收入。
4、公司的应收帐款、应付帐款和其他应收款、其它应付款等往来款项应按客户币种分别记帐，并及时催收、清偿，定期与对方核对清楚，对不能回收的应收款项查明原因，追究责任，确实无法收回的报董事会批准后，可作为坏帐损失，直接冲减“坏帐准备”。
5、公司的外币存款、外币借款和以外币结算的往来款项，除应登记实际收付的外币金额外，还应按照公司决定的汇率折合人民币记帐，公司的外币存款、外币借款和以外币结算的往来款项增加时，按记帐汇率折合人民币记帐，减少时按帐面汇率折合人民币记帐，因汇率不同发生的差额折合为人民币，作为外汇兑换损益处理，列入当期损益。
第五节存货的核算
1、公司的存货是指库存的商品，包括采购在途中的各种商品等。
2、公司的各类库存商品实行售价金额核算，实物实结制。
3、公司各类商品购进、销货、调拨、进货退出、销货退回、其他存货的收发领退均应根据实际数量及时办理会计手续，并应设置有数量、金额的明细帐，逐项逐笔登记。
4、公司发出其他存货的实际成本，采用加权平均法确定，各类商品销售按成本大类进销差价率结转，低值易耗品按金额一次摊销法进行核算（数额较大的列待摊费用）。
5、公司的商品每月定期盘点一次，其他存货半年盘点一次（特殊情况可根据需要随时盘点，对盘盈、盘亏的存货经批准后，根据盈亏的原因、数量的大小，分别记入当期费用或营业外收入。
6、公司的各项存货，如果由于市价下跌，可变现的净值低于帐面实际成本的，应在年度会计报表中列出这些存货的帐面实际成本，可变现的净值及发生的损失。
第六节长期借款的核算
1、公司凡向其他单位以任何形式借入一年以上的款项，均列为公司长期借款。
2、长期借款的利息支出，如借款用于公司基本建设或增加固定资产，可记入基建成本或固定资产原价，除此以外均记入当期费用。
第七节固定资产的核算
1、公司界定固定资产的标准为：
（1）单位价值在人民币2000元以上；
（2）使用年限一年以上。
2、公司固定资产以原价入帐，购入固定资产的原价包括进价、运输、装卸、包装、保险等费用；需安装的固定资产的原价还包括安装费用；公司对固定资产进行技术改造所发生的增加固定资产价值的支出，应调增固定资产原价。
3、公司固定资产的折旧，采用直线法平均计算，折旧率按固定资产类别确定。
4、固定资产折旧应根据月初在用固定资产帐面原价按月计提折旧，月内增加在用固定资产，上月计提折旧；月内减少或停用固定资产，当月照提折旧，次月起停提折旧。
5、公司固定资产折旧计提足额后仍可继续使用的，不再计提折旧，提前报废的固定资产不补提折旧，提前报废或转让的固定资产帐进行明细核算和实物管理。
6、公司固定资产的购置、出售、清理报废及内部转移等，都应办理会计手续，并应设置固定资产明细账和固定资产账进行明细核算和实物管理。
7、公司固定资产每年盘点一次，对盘盈、盘亏、毁损的固定资产，应由责任部门查明原因，以书面形式报董事会批准后执行处理，一般应在本年度决算完成。
（1）盘盈固定资产，以重置完全价作为原价，按新旧程度估计折旧入帐，原价减累计折旧之差额作为营业外收入；
（2）盘亏固定资产，应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后差额作为营业外支出；
（3）毁损的固定资产，按原价减累计折旧，并扣除可以收回残值和向过失保险公司收回的赔偿后的净损失，作为营业外支出处理。
第八节无形资产及其他资产的核算
1、公司的无形资产及其他资产包括商标权、版权及其他特许权和商誉等，购入无形资产及其他资产（开办费以外）按实际支付的金额作为原价入帐，无形资产及其他资产（不包括开办费）以使用或受益期为摊销期限，无法确定使用或受益期的分10年摊销。
2、公司筹办期间所发生的费用（不包括构成资产价值的部分）均作开办费列帐，开办费在5年内摊销。
第九节商品费用的核算
1、公司一切与经营活动有关的支出，均应按实际发生数分别列计相关费用帐户。
2、公司分别不同业务确定费用项目，通过商品流通费用汇集公司在商品经营过程中所发生的各项费用。
3、公司商品流通费用的核算，应根据权责发生制原则配比，运用预提、摊销等核算手段，对各期成本、费用作必要的调整。
4、公司应加强费用核算的基础工作，包括原始记录，实行定额管理，严格计量、检验制度。
第十节销售和利润的核算
1、商品的销售应以发出商品提供劳务，同时收讫价款或者取得索取款项的凭据时作为收入实现的标志，各核算期间的销售收入均必须配套相关的成本范围。
2、商品销售发生销货退回，不论属于本年度，还是以前年度销售的都应减少本月的销售收入和销售成本。
对会员购货及关系客户购货按公司要求给予销货折让的，对已经销售的商品由于质量较差或其他原因经买卖双方协商，同意给予销货折让的，其销货折让金额应在本月销售中减除。
3、公司利润总额包括主营业务利润、其他业务利润、投资净收益和营业外收支净额。
主营业务利润包括公司商业经营项目，例如场地租赁、入场费、推广费、节日费、电费等业务所形成的利润；营业外收支净额是指与公司经营没有直接关系的各种营业外收入减营业外支出后的余额。
4、公司利润总额依法计纳所得税，并按公司章程各有关规定分配利润和各项基金。
5、公司如发生经营亏损，应以次年利润进行弥补，以前亏损未足额弥补前，不得进行利润分配。
第十一节会计科目和会计报表
1、会计科目使用范围由财务部统一规定。
2、公司会计科目分为资产、负债、所有者权益三大类。
3、公司应编制本公司的财务报表。
4、本公司会计报表及呈报期次：
报表名称期次
资产负债表
月报
损益表
月报
财务状况变动表
年报
存货明细表
月报
费用明细表
月报
营业外收支明细表
月报
往来款项明细表
月报
固定资历产及其累计折旧明细表
季报
利润分配表
年报
销售收入及销售成本明细表
日报
第十二节会计凭证和会计帐簿
1、公司会计凭证包括原始凭证、自制记帐凭证。
原始凭证必须内容真实，手续完备，数字清晰准确，外来原始凭证除必须有填发单位签章外，还应由经办人员签字。
记帐凭证必须依据经审核无误的原始凭证填制，并有经办人签章，顺序编号，随附原始凭证另行编号装订，妥善保管。
2、所有空白单据票证，应有专人以专用登记簿进行登记，领用退回时登记，作废单据应连同副本存根一并交回。
3、公司帐簿包括手工记录或电脑处理的总账、明细账、日记账、和辅助性备查帐，各帐簿记录不得刮擦、挖补、涂改，如需改正应以划线盖章法（红字冲正及补充登记法）。
4、所有贮入电脑内资料在未制成书面记录前，绝对不准删除，其磁带、磁盘必须保留，不得清删。
第十三节会计档案
1、公司的会计凭证、帐簿、报表等各种会计档案，在月未或年未装订成册，送档案室保管。
2、以下会计档案应永久保存：
营业执照、税务登记证、公司章程、董事会决议、验资证明、查账报表、长期经济合同、销毁会计档案的清单等。
以下会计档案至少保存15年：
会计凭证、帐簿、报表。
3、会计档案期满销毁时，必须列明清单，报董事会批准后方可销毁。
第十四节附则
1、本规定由公司财务部制定；
2、本规定解释权属公司财务部；
突发事件的处理方案
一、营业中突然停电，造成商场无照明事件的处理
1、值班经理
A、速派人上报部门经理和公司领导，听从指令。
B、绕场检查，督促各岗人员采取应急措施，坚守岗位，稳定顾客情绪，防止混乱情况发生。
C、如半分钟内后备电源未启动供电，应赶往电工房，及时查明原因，督促采取措施，尽快供电。
D、商场平静后，15分钟仍不通电即打铃，通知保安打开商场大门，同时组织营业部人员协助区域和保安人员疏导顾客离场，对顾客所提物品核单进行检查。
E、恢复正常后，开门营业。
并立即组织清点物品、货款，出现短缺，按规定处理。
2、防损员
A、固定岗人员当即关闭顾客离场通道门，劝阻顾客停止出入。
B、流动岗人员加强场内巡视，防止偷盗和破坏事件发生。
如有情况，应当立即采取果断措施处理。
C、随时听从主管和值班经理的调配，行动迅速。
3、各部门文员
A、迅速到达营业部集合，随时听从部门经理或值班经理的安排。
B、收银管理员迅速到场现场，督促各收银台关机，上锁。
4、部门主管
A、迅速赶到卖场检查营业员站位，
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