实验室质量管理体系程序文件样本Word格式.docx

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第二版第0次修订

发布日期：

2006年12月1日

保证公证性和保护客户机密及所有权程序

1目的

为保证和维护本试验室的检测的公正性、保护客户机密及所有权，特编制本程序。

2范围

本程序文件所述满足试验室的检测能力的维护和行为规范的贯彻、执行与监督。

3职责

3.1试验室主任

3.1.1贯彻试验室已经制定的行为规范；

3.1.2对贯彻执行情况，安排经常性的监督和检查；

3.1.3对执行中出现的问题给予及时的纠正，维护其严肃性和有效性；

3.1.4维护试验室的检测能力，保证管理体系的有效运行。

3.1.5应落实保护委托人机密信息和所有权的各项措施所需的资源和责任人。

3.2技术负责人

3.2.1协助主任维护试验室检测资源配置的有效性；

3.2.2不断努力地提高检测技术水平，监督检测技术活动和结果的有效性；

3.2.3贯彻试验室检测宗旨和质量方针。

3.3质量负责人

3.3.1协助试验室主任维护试验室的管理体系文件，并保持其现行有效；

3.3.2监督管理体系的日常运行，使管理体系的运行更加有效；

3.3.3及时向试验室主任反映体系的运行情况，提出改进建议，不断完善管理体系。

3.3.4对各项保密措施的实施进行监督检查；

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3.3.5批准借阅保密资料；

3.3.6帮助解决纠正和预防措施中存在的反应延迟等问题；

3.3.7对监督检查中发现的问题及时向试验室主任报告；

3.3.8负责维护本文件的有效性。

3.4资料档案员

（1）按照本程序的要求做好技术文件的编号和保管；

（2）对有保密要求的文件和资料实行专柜保存；

（3）防止保密文件丢失、虫蛀和随意借阅；

3.5样品管理员

（1）认真做好与委托人的样品接收工作，记录委托人对样品及资料的保密要求；

（2）做好样品和资料的传递交接记录，并对在检过程中样品及资料的保密进行监督检查；

（3）对违反保密的行为进行制止，直至向试验室主任进行汇报。

3.6办公室

（1）接待委托人时要了解委托人对样品保密的要求；

（2）做好检测报告发送中的保密工作；

（3）对保密设施进行检查，并提出改进意见和督促实施。

3.7全体员工

3.7.1自觉遵守和维护试验室制定的行为规范准则，确保检测工作的公正性、诚实性和独立性；

3.7.2贯彻试验室的质量方针和检测服务宗旨，保证检测能力和管理体系的持续改进；

3.7.3接受监督和检查，有责任、有义务和权利抵制一切可能会降低试验室技术能力、公正性、判断独立性和运作诚实性的活动与行为，并直接向试验室主任报告。

3.7.4自觉遵守和协助遵守并做好试验室的保密工作；

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3.7.5做好在分包实验室的保密工作。

4程序

4.1保证公证性

4.1.1试验室行为准则的贯彻

4.1.1.1试验室主任应将试验室的行为准则和公正措施，以及质量方针作为员工的培训内容，对全体员工进行培训。

4.1.1.2全体员工应熟悉、理解和自觉遵守试验室的行为准则、公正性措施和质量方针。

执行中如发现需要改进和补充，应及时向试验室主任报告，并提出具体的修改、补充建议。

4.1.1.3试验室主任应定期主持对试验室的公正性措施进行评审，使之更适合试验室的质量方针要求。

4.1.2监督检查

4.1.2.1试验室主任应对试验室员工行为准则、公正性措施、诚实性和质量方针的执行情况安排定期和不定期的检查。

各部门负责人应认真填写“检测能力维护检查表”与“行为准则执行情况检查表”（每年2次）。

4.1.2.2当检查中发现员工存在理解、掌握和执行的问题时，试验室主任应再组织全员培训。

4.1.2.3当发现员工有意违背试验室的行为准则和质量方针，主任可以行使培训教育、批评帮助、警告直至辞退的纪律处分。

4.1.2.4对自觉遵守维护试验室行为准则和质量方针且能够提出合理建议的员工，应受到试验室的表扬和奖励。

4.1.2.5试验室主任应经常检查试验室不合格工作的纠正和/或预防措施活动的实施记录，从中发现存在的问题和需要改进的信息。

4.1.3检测能力的维护

4.1.3.1试验室主任应及时掌握试验室技术资源配置和检测能力的情况，并对存在问题和纠正、改进措施提出要求。

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4.1.3.2对技术资源配置和检测能力中存在的问题，试验室主任应给予积极协调和解决，对纠正和改进计划和活动中出现的延迟应给予积极负责的解决。

4.1.3.3试验室主任应充分重视实验室之间的能力验证和比对计划，将该项工作的计划和实施列入年度的重点工作计划，并力争始终保持满意的程度。

4.1.3.4试验室主任应定期召集技术负责人和质量负责人研究管理体系内部审核和评审的工作，提高管理体系运行的水平，始终保持管理体系的符合性、有效性和适应性。

4.1.4检测能力的提高

4.1.4.1试验室主任应及时了解试验室客户的产品试验要求，了解国家法律和国际贸易对试验室的强制或推荐性技术和质量标准的要求，确定试验室的发展方向并负责策划试验室的发展规划。

4.1.4.2试验室主任应经常听取、了解有关客户利益的要求，从而分析试验室有可能涉及到的法律责任和后果，及时采取积极的化解、预防和改进措施，防止酿成不良后果。

4.1.4.3技术负责人应经常向试验室主任报告管理体系运行中存在的技术问题，并将试验室的发展策划转变为实施计划，做好技术准备。

4.2保护客户机密

本程序文件包括以下4项机密：

（1）委托人提供的样品及其技术资料；

（2）委托人的专利权；

（3）对委托人送检样品检测结果的所有权。

（4）对参加能力验证试验室验证结果的保密。

4.2.1样品和技术资料的交接

4.2.1.1试验室在接受委托人委托的检测任务时，接待人员应向委托人详细询问对样品以及技术资料的保密要求，并记录委托人提交的所有样品、附件、技术资料和其它随带物品，如委托人有特殊保密要求，样品管理员还应按照委托人的保密要求安排存放技术资料和样品。

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4.2.1.2接待人员与委托人完成样品以及技术资料的登记和交接后，双方应在交接文件上签字，此后开始直至委托人取回（或处置）全部样品和技术资料，接收人应对此期间的保密承担责任。

4.2.1.3样品管理员应在需要保密的文件交接单上加注醒目的“保密”标记。

4.2.1.4样品管理员应对需要保密的资料和样品，采取保密的隔离保管措施。

对需要进行传递检测的计划，应由交接双方做好登记、签字的交接记录，防止在交接中出现丢失和泄密。

4.2.1.5样品传递中，接收人应按照试验室的保密要求和规定，认真保管好委托检测样品及其技术资料。

4.2.1.6办公室应对检测传递中的样品和技术资料进行监督检查，发现有违保密制度的现象应予以及时的纠正和制止，防止偏离进一步蔓延。

4.2.1.7办公室应建立提供保密工作、符合保密要求的工作环境和条件，并落实专人负责需要保密样品和技术资料的管理。

办公室负责人应经常对这一保密设施的要求进行检查。

4.2.1.8检后样品的技术资料应交办公室，由办公室按照委托人的保密要求处置和保存。

4.3保护客户的所有权

4.3.1试验室承诺保护委托人的专利权和所有权，对委托人提交检测的样品、技术资料未经委托人的允许不得进行样品的剖析、测绘、照相，不允许与检测无关人员参观，不得对样品资料进行复印和带离工作区域。

4.3.2分包检测时，试验室应对分包方提出保密责任要求，并对分包检测实施保密监督。

4.3.3试验室出具的检测报告的所有权属委托人，未经委托人的同意不得公开和复制检测结果，不得引用检测数据。

4.3.4试验室向委托人出具的检测报告的著作权属试验室。

员工根据需要可借阅，借阅时必须向试验室主管保密的领导提出申请，经过批准后，可在资料保管现场进行阅读，但不允许将资料带离资料保存现场。

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4.3.5客户交足全额检测费后所获得的检测报告的所有权属委托人。

除全部复印检测报告和引用全部结果外，否则试验室将视委托人侵害试验室的检测报告著作权。

4.3.6当使用企业标准（规范）进行检测或校准时，应得到所用标准（规范）拥有人、代理人、委托人、受让人的签字许可。

4.4发送检测结果的保密要求

4.4.1试验室向委托人发送检测结果，可采用直接送达或委托人自取或挂号邮寄等方式。

对有保密要求的检测结果应采取机要交换。

4.4.2如委托人要求用电话或传真或电子信箱传送检测报告时，办公室经办人员应详细询问并记录对方的电话、传真、联系人、检测项目和其它检测信息，以证实发送报告的安全和可靠。

4.4.3试验室用以检测和处理检测结果的计算机不能与互联网络相连，避免将其检测活动和检测结果通过网络向外界传播。

4.5对能力验证或比对结果的保密

4.5.1参加实验室提供的检测结果的所有权属于参加实验室。

试验室应对参加能力验证和比对的结果承担保密责任。

4.5.2负责能力验证或比对的人员，应为参加能力验证或比对的实验室所提供的实物标准与检测技术文件保守秘密。

相关文件和实物应登记造册，并放置在安全的地方，防止无关人员接触。

4.5.3在未经允许时，能力验证或比对的结果应以匿名方式发送给所有参加实验室。

4.6监督和违章处罚

4.6.1试验室全体员工必须自觉执行为保护委托人机密信息和所有权所制定的全部规定和要求。

4.6.2试验室的保密工作由质量负责人实施日常监督检查。

4.6.3试验室对有违反上述规定的，应采取纠正措施。

对情节严重者将诉讼行政处罚或司法处罚。

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5相关程序和记录

（1）《实施修正和预防措施程序》

（2）《管理体系内部审核程序》

（3）《管理评审程序》

（4）检测能力维护检查表

（5）行为准则执行情况检查表

（6）借阅保密资料申请单