京东方软件企事业单位知识门户系统.docx

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京东方软件企事业单位知识门户系统（EKPS）简介

北京京东方软件有限公司2001-9-16

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目 录

一、概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ （3）

1.1前言„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ （3）

1.2企 事 业 单 位 实 务 作 业 需 求面„„„„„„„„„„„„„„„„„（4）

1.2.1现今企事业单位运作之问题分析（作业面）„„„„„„„„„„（5）

1.2.2现今企事业单位运作之问题分析（系统面）„„„„„„„„„„（7）

1.2.3现今企事业单位运作之问题分析（管理面）„„„„„„„„„„（8）

1.3知识入口服务整体解决方案„„„„„„„„„„„„„ （10）

1.3.1EKP系统导入成效（效益面）„„„„„„„„„„„„„（13）

1.3.2EKP系统整体架构（系统面）„„„„„„„„„„„„„（14）

1.3.3EKP系统应用之角色（角色面）„„„„„„„„„„„（15）

1.3.4EKP系统价值层面（价值面）„„„„„„„„„„„„„（17）

1.3.5EKP与知识管理之关系（关连面）„„„„„„„„„„„（18）

二、项目目标„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（22）

三、功能描述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（23）

1、门户管理工具„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（23）

2、智能化协同办公平台„„„„„„„„„„„„„„„„„（24）

3、知识管理平台„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（27）

4、人力资源管理系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„（28）

四、系统性能„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（29）

五、功能模块„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（3 0）

六、技术服务„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（32）

七、技术培训„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（32）

八、技术文件„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（32）

一、概述

1.1前言

随着企事业单位业务的不断增长，公司规模的不断扩大，对于无纸办公和协同作业的要求也越来越迫切。

企事业单位知识门户系统

（EKPS）是一个复杂的项目，它涉及到所有部门，各部门相互之间

的协调配合等问题，它的实施不仅仅是一种软件的应用，甚至会影响到整个企事业单位管理模式的变更。

其实施原则应当是：

“总体规划，分布实施，效益驱动，重点突破。

”

“总体规划、分步实施”就是根据企事业单位目前的工作环境、技能水平和应用等方面，从整体上分成若干阶段，在具体操作中有步骤、有目标、详细地制订执行计划、按照功能和模块化一步一步地推进实施，并且在跟踪考核，建立良性的反馈机制，逐渐完善全部功能。

1.2企事业单位实务作业需求面

企事业单位面对日新月异的竞争的压力，如何利用本身在市场上的相对竞争优势，运用企事业单位获利之核心竞争力，迅速整合出新一代企事业单位团队的运作模式，将可有效确保企事业单位明日的生存利基。

但企事业单位面对外在庞大的竞争压力，又要履行企事业单位对『顾客』，『员工』，『股东』，『伙伴者』之间的承诺，如果无法透过一完整之机制与制度将企事业单位之经验与知识予以妥善传承，那企事业单位必然在一个无止尽的恶性循环下永远在尝试错误，企事业单位核心竞争力必然因此受到侵蚀，企事业单位之市场可将因全球化竞争压力而导致大幅退却，甚至崩盘。

因此，面对十倍速的未来竞争环境，企事业单位已无从选择未来，只有面对竞争，运用知识传承强化本身竞争优势，缩短与客户间『互动距离』提升顾客满意度，以『学习领导』代替『雇佣关系』，并创造『市场伙伴关系』以强化企事业单位市场占有率，而这些都需要有一套回异于以往MIS系统之IT架构来协助企事业单位，让企事业单位可以透过系统大幅整合企事业单位现有之资源并将企事业单位非结构化的知识与资源予以有效统合。

1.2.1现今企事业单位运作之问题分析（作业面）：

从企事业单位基层作业观点来审视现阶段企事业单位于实务上作业之盲点：

1.企事业单位基层同仁实务作业往往求实际之形式产出，完成上级交办事项，而未能从自身专业角度出发，思考更具创意之作业方式或idea，让企事业单位可以运用更低成本，更快速服务客户之方式。

2.同仁作业往往因为实务流程未能与线上系统整合，而忽略企事业单位整体知识库建立之优点，更遑论运用企事业单位知识库之便利提升效率。

3.同仁作业往往无法迅速取得跨部门企事业单位信息，使得企事业单位一旦庞大后，企事业单位整体讯息之流动便形成缓慢的讯息流动状态，根本无法顺应全球化客户与网络化交易型态所强调之迅速与响应的本质。

4.信息检索功能过于阳春，无法提供多元查询功能。

5.知识呈现无法提供个人化之设定与选单，使得知识工作者无法活化知识。

6.欠缺知识互动平台，针对成员间互动过少，彼此知识无法真正交流

1.2.2现今企事业单位运作之问题分析（系统面）：

1.企事业单位之系统往往呈现内部系统与外部系统需求上之差异，过往信息系统几乎均以系统信息处理作业层面为主，而非以使用者导向为考量要点，往往造成系统导入时，不良的接口友善度形成使用者接受程度低。

2.企事业单位现有系统往往由于时间历史因素，成本环境因素，解决方案技术不同，而呈现于系统架构上的分歧，甚至造成系统整合上之困难，不同系统讯息难以整合。

3.企事业单位过往之信息系统多为2-Tier主从式架构，系统架构以企事业单位内部集中式使用为主，面对网际网络应用服务的兴起，无法担负网络分布式存取应用服务之关键性任务。

4.原本导入之系统无法提供单一接口帐号密码之整合：

如Lotus

Notes无法针对内部相关知识资料进行单一接口帐号密码之整合。

1.2.3现今企事业单位运作之问题分析（管理面）：

1.企事业单位现阶段于信息取得上，均有赖定期会议或会报，以及下属定期统整之报表与窗体，然而这种被动式讯息往往流于形式化或过期资料，无法透过线上取得实时性之讯息资料。

2.企事业单位主管往需要介入许多流程上的稽核审批，但由于传统公文，文书或纸上签核所负之资料过于简略，使得主管判断与决策之信息不足，往往需要承办同仁或幕僚单位进一步补足资料，然而这些资料往往都除放于不同系统不同数据库中，整理往往耗时浪费资源，缺乏整合性之背景信息。

3.主管于内部作业管理上，往往需要透过会议进一步掌握下属之作业状况，与进度落后之原因，但是一般会议往往流于工作报告形式，无法真正发挥群策群力，集思广益之效果，让企事业单位会议成为企事业单位之势创新之源。

4.无法组织机关知识流程，欠缺后续自动追踪与稽核

5.对外部知识库之运用欠缺跨数据库系统整合之工具。

6.知识的回馈无法透过订阅主动递送，并提供DataMing以提升知识呈现之品质。

总结以上所言，现阶段面对全球化，信息化之企事业单位竞争压力下，知识企事业单位对于知识入口服务均有以下需求：

n完整分布式线上知识架构之工具平台

n强大而快速之搜寻引擎与知识导引管理方案

n整合各阶段建置之异质数据库资料

n无法体现知识管理之应用价值

n组织资源合理化之管理工具

n随着人才离职，企事业单位重组流失过往所累积之知识

n欠缺知识互动平台得以消化，累积并组织知识

n线上跨部门，跨团队之协同作业平台

n良好线上学习，知识创新，团队协力之平台环境

1.3知识入口服务整体解决方案

知识管理之定义

根据SoftwareMagazine的定义『知识管理』的意涵则在于透过：

对于某一组织环境中所接触到的各项资料，可以表达资料间的关系、需要管理之资料的分类规则与文件化规则，并可以确保资料可以真实且具完整性的表达。

另外在CIO杂志上有一段定义：

知识管理为一将组织内的信息加以分类、选取、权衡及储存的过程，组由此过程获致之信息可用以增进企事业单位的获利率与竞争力。

因此我们可以认为『知识管理』的意涵在于：

有关知识的清点、评估、监督、规划、取得、学习、流通、整合、保护、创新活动，并将知识视同资产进行管理，凡是能有效增进知识资产价值的活动，均属之。

另一方面结合个体与团体，将个体知识团体化，将内隐知识外显化。

结合内部与外部，将外部知识内部化，将组织知识产品化

京东方软件EKPS知识入口解决方案将提供以下架构：

1.存取环境：

网络无限时空存取环境的发展，跨越Intern，etIntranet

与Extrane之t网络存取环境

2.讯息技术：

透过同步与异步之讯息主动递送或是电子邮件系统可有效降低组织内部沟通成本，迅速导入知识管理工具。

3.信息过滤引擎：

全文检索技术的应用与突破

4.流程定义引擎：

运用流程定义可直接线上窗体审批作业

5.资料仓储：

文件档案仓储管理逐渐导入普及

6.数字资料：

对非数字化与数字化文件解决方案成熟

7.通讯工具：

信息传输工具逐渐走向家电化与生活化，有助知识管理生活化

8.Clint端：

使用端具有一致性存取工具与存取入口

9.Server端：

应用程序具有N-Tier程序导入架构，使得程序建置架构简单

1.3.1EKPS系统导入成效（效益面）：

京东方软件的EKPS 系统可针对目前企事业单位所急需知识管理需求，提供以下导入效益：

n档案管理以提升知识工作品质

n资料闸门（DataGatewa）y

以整合异质数据库

n计画项目管理适合项目团队之线上管理与互动

n知识树服务以整合个性化知识工作平台

n线上行事历与时程预约可善用昂贵之人力成本

n线上互动论坛以发展组织知识互动

n客户服务系统整合客户前后端流程以提升效能

1.3.2EKPS系统整体架构（系统面）：

【京东方软件EKPS解决方案】系统架构如下

1.以企事业单位知识工作平台为整体知识管理解决方案之核心观念

2.以对外往来记录管理,项目计划管理与企事业单位知识库三者为整体解决方案效益之评估面向

3.以企事业单位知识仓储管理,企事业单位知识库与企事业单位专家黄页管理EYP三者为主要知识内涵

4.并透过资源协同管理整合企事业单位整体资源运作,透过专题论坛讨论区互动整合企事业单位隐性知识之互动.

最后整合企事业单位内,企事业单位外,企事业单位组织中之人力资产,时间资产,知识资产之统合管理需求

1.3.3EKPS系统应用之角色（角色面）：

京东方软件的EKPS将可担负企事业单位实务运作上以下几种角色：

★EKPS是客户服务支持的虚拟线上助理

EKPS可在企事业单位内部网络上建置了客户服务支持系统，将业务支持信息与咨询直接提供到每一位客服人员的工作站。

当客服人员透过电话与客户交谈或访问潜在客户时，系统会依客服人员所输入的基本资料建议适当的咨询与服务组合推荐给客户，甚至提醒客服人员该说的话与下一步行动。

这套系统将有效协助客服人员创造了非常可观的业绩与顾客满意度。

★EKPS是信息系统及数据库的管理者

EKPS提供企事业单位针对企事业单位网络连结遍布的分公司与员工提供完整行销与业务相关知识库管