宝安供电局配网工程竣工资料管理要求Word文件下载.docx
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⑵分包单位资格报审表
⑶工程材料、构配件、设备报审表
⑷工程延期报审表
⑸监理总结报告
⑹监理工作联系单
⑺监理工程师通知单
⑻监理工程师通知回复单
⑼监理评估报告
5.工程竣工、验收文件
⑴工程建设情况一览表
⑵可行性研究报告审批表
⑶设计和预算
⑷工程报建资料一览表
⑸工程开工\复工报审表
⑹设计变更审批表
⑺配网工程设计变更现场勘察表
⑻费用垫付报审表
⑼费用索赔报审表
⑽汇总甲供设备材料清单
⑾甲供设备材料清单
⑿甲供设备材料核对清单
⒀废旧物资退料清单
⒁隐蔽工程验收记录
⒂电缆敷设记录
⒃电气设备试验记录
⒄设备安装验收记录(变压器、避雷器、跌落式开关、导线架设、电杆组立、电房及配电柜安装验收记录)
⒅工程质量检查验收报验表
⒆工程竣工报验单、工程项目竣工验收申请书、工程项目竣工验收表
⒇工程竣工报告表
(21)工程量统计表
(22)配网工程运输距离及地形比例表
(23)配网工程主材运输重量计算表
(24)结算审核报告
㈡工程竣工图
二、竣工资料案卷构成
(一)配网工程竣工资料,以项目为单位分类、组卷,分成二个案卷,题名分别为:
如:
沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料;
沙井帝堂路电缆沟改造工程竣工图。
如果综合文字资料卷超过了30mm,则分为两卷,每卷单独编写流水号。
案卷题名分别为:
沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料一,沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料二
分卷的方法有两种:
通常导致文件过厚都是因为“电气设备试验报告”或者“工程材料/构配件设备报审表”材料过多,可以将过多的这份文件单独立卷,也可以按文件排列顺序从中间分卷,但不可以将同一份文件拆散分装到两卷中去。
(二)配网工程档案档号的编制
档号是用以固定和反映档案排列顺序的一组代码,具有唯一性、稳定性。
简言之,每一个案卷在同一个全宗里都有一个档号,而且是唯一的。
档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
在使用单机版的过程中,档号是必不可少的。
每一个案卷封面的左上首“档号”栏必须填写,卷内目录的右上角也要有档号标记。
⒈档号的组成:
目录号+配网工程分类号+案卷顺序号。
各段之间用“—”号分隔。
⒉目录号的标识方法:
第一位数字(0)表示电压等级,这个数字是固定的,宝安局所有的工程项目的电压等级都是“0”。
第二、三位数字(10)表示年度,2009年为(09),2010年为(10)
第四、五位文字(配网、营中、技检等,)分别表示基建、营销中间层、技改、检修工程等,(10)表示项目编号。
分类号:
配电网络工程的分类号是“824”,宝安局所分管的工程均属于配电网络,因此所有的工程分类号都是“824”,固定不变。
案卷流水号:
每一个工程项目里的案卷流水号,施工单位所交的竣工资料通常是综合文字资料,一般只有一卷,则案卷号为01,若分卷,则根据分卷的顺序将案卷编为01、02,依此类推。
3.档号的编制:
以(2010)配网-10工程为例:
010配网-10-824-01
010配网-10—824—01
案卷流水号
配网工程分类号
项目编号
配网工程项目
2010年度
电压等级(0表示10
千伏及以下电压
示例:
不同编号项目工程档案档号的编制
工程名称
项目编号
档案号
新和站新出一回线调凤凰站F4负荷组网工程
(2010)配网-89
010配网-89—824—01
010配网-89—824—02
……
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程
(2009)扩技-580
009扩技-580—824—01
009扩技-580—824—02
(2010)营销电网建设174
010配网营-174—824—01
(2010)营销省拨资本25
010技检-25—824—01
(2010)营销中间层-1
010营中-1—824—01
(2010)A类技改-10
010技检-10—824—01
(2010)B类技改-11
010技检-11—824—01
(2010)技改-宝12
010技检-12—824—01
(2010)检修-104
010技检-104—824—01
(2010)民心工程-101
010民心-101—824—01
注:
营销省拨、A类技改、B类技改、技改、检修等同属于“技检”工程,因此档号统一用“技检”,如项目号有同号者,则咨询宝安供电局档案室。
(三)归档与案卷质量、组卷要求
1、所有配网工程文件材料必须以原件归档,字迹材料应耐久、清晰,必须用黑色碳素墨水笔,不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔等易褪色材料书写。
2、合同、协议应为正本归档。
履行合同的各方代表均应亲笔签名(使用黑色默水笔),有单位盖章栏目的须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档。
注:
交宝安供电局的案卷必须全部为原件,施工合同\安全合同也必须保存一份原件,统一装订在四卷竣工资料的其中一卷内,并于该卷封面右上首注明“此件存宝安供电局”,请各单位自刻一章,如图:
长:
25mm,宽10mm,字体为三号宋体,不要边框,字色为黑色。
3、幅面小于A4纸的要用A4白纸托裱,一张A4白纸只托裱一份文件,可以正反两面各衬一页,但是同一面只能衬一份(衬底的必须是白纸,不能用作废的文件衬底)
例如:
发货单每份单独用一张白纸衬底,
产品合格证每份单独用一张白纸衬底,
其他小于A4幅面的文件均每页单独用白纸衬底。
4、“竣工图章”的式样和规格尺寸按照中华人民共和国行业标准《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》规定为80mm×
50mm,样式见图一。
“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在图纸右下角设计图标上方或尽量靠近图标,不可压盖图形文字的地方。
“竣工图”章式样见图一(80×
50mm)。
图一:
竣工图章样式(单位:
mm)
5、卷内文件的排列
⑴文字材料按时间、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
工程开工/复工报审表与开工报告为同一份文件,必须放在一起,报审表在前,开工报告在后。
题名为:
“工程开工/复工报审表(附:
开工报告)”
施工组织设施(方案)报审表与施工组织设施(方案)是同一份文件,题名为:
“施工组织设施(方案)报审表(附:
施工组织设施方案)”
特殊工程人员统计报审表与证件复印件是同一份文件,题名为:
“特殊工程人员统计审报表(附:
证件复印件)”。
有的施工报告附件里明确说明有特殊工程人员统计报审表,如此则与施工报告为同一份文件,不需要再编写题名。
工程材料/构配件/设备报审表与附件是同一份文件,一起排列,题名为“工程材料/构配件/设备报审表(附:
质量证明文件等)”。
这一份文件附件很多,一般包括数量清单、质量证明文件、自检结果三部份,内容有:
数量清单、产品合格证、产品说明书,出厂数据表、厂家提供的出厂试验报告、出厂检验报告等等,出厂试验报告及检验报告要区别于宝供出具的“电气设备试验报告”,后者是单独的一份文件,前者是质量证明文件的附件,不需要单独拟写文件题名。
相同一类文件排列在一起,不要分开。
如隐蔽验收记录类文件:
隐蔽工程验收记录、电气配管工程隐蔽验收记录、电缆隐蔽工程记录、电气接地装置安装隐蔽验收记录等,这一类文件要排列在一块,但它们不是同一份文件,要分别打印文件题名。
再如设备材料类文件,排列顺序依次为:
工程设备材料汇总表、
甲供设备材料表、
自购设备材料表、
工程退料表、
设备材料领用单(电脑打印)、
设备材料退库单、
送货清单或发货单。
这一类文件要按以上顺序排列,分别拟写文件题名。
发货单虽为厂家出具,但不属于“工程材料/构配件/设备报审表与附件”这一部份,不要与产品合格证放一起。
⑵图纸按图号顺序排列。
⑶既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
有译文的外文资料,译文在前,原文在后。
6.案卷的编目
⑴编号:
成册装订的案卷,卷内文件有书写内容的页面编号,单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,背面书写在左下角,每一卷编一个流水号,页号从“1”开始。
注意事项:
页码使用打号机,打号机的数字不能超过三位,从“1”、“01”、“001”开始编号均可。
首页从每卷正文第一页开始,即从“工程概况”开始编号,之前很多交上来的竣工资料的编号都是从“卷内目录”开始编,这是错误的。
卷内目录、封面、备考表都不算正文,不用编号。
文件反面有文字的也要编号,比如产品说明书、对外发包工程安全合同,一般都是正反面打印的,一定要编号。
如果衬底用的是废纸,反面有字,则反面不可以打页码,因为与本卷文件无关。
每个案卷都不能出现与本项工程无关的文件,所以要求衬底一律用白纸,避免这种情况的出现。
衬底文件的编号要打在原文右下角上,不能打在衬纸上,比如发货单,必须打在发货单原件的右下角,而不是打在衬发货单的白纸上。
⑵竣工图每册自成一卷,不必重新编写页号,每件需在图样标题栏的右上方(或竣工图章上方)加盖档号章,样式见图二,原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。
图二:
档号章样式(单位:
3515
档号
序号
10
⑶案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号,从单机版中打印产生。
案卷封面的打印可以采用市档案局的科技档案卷皮(不是城建档案卷皮)套表打印,也可以用A3空白牛皮纸打印;
卷内目录、卷内备考表用A4白纸打印即可。
⑷案卷排列顺序:
案卷封面—卷内目录—卷内文件材料—备考表
内容
具体要求
备注
编制卷内
(1)序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注;
(2)责任者:
填写文件的直接形成单位(即公章的单位)或个人,要写全称,不能简写。
有多个责任者时,选择主要责任者,其余的用等代替;
竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位,如设计院重新出图,则填写设计单位;
(3)文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号;
(4)文件材料题名:
填写文件材料的全称;
(5)日期:
填写文件形成的日期;
(6)页次:
填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号;
(7)页数:
填写该份文件的页数。
编制案卷
封面
(1)立卷单位应填写本案卷立卷的单位或项目负责部门的全称;
(2)起止日期应填写案卷内全部文件材料形成的起止日期;
(3)保管期限为永久