会议服务规范PPT文档格式.ppt

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,5,6,1.会场布置规范,1.1会场内布置：

6,7,1.会场布置规范,1.1会场内布置：

7,8,1.2会场外准备：

1.会场布置规范,8,9,2.会务保障规范,2.1人员准备1、会务人员在会议开始前半小时，需站立在前台内等候。

在参会人员到达前台时，主动、亲切询问参会人员部门及会议主题，确认参会信息后，引领参会人员进入会议室，开始会服。

若当日会议安排单未列其会议，应立即联系会务专员予以确认。

2、会议开始前二十分钟，将会议室内茶水准备就位。

9,10,2.会务保障规范,2.2茶水服务：

会前将放有茶叶的茶杯摆在桌上，在会议召开前，由会务人员用水瓶直接在桌前，将水杯端起往杯中倒水。

会务人员倒过水后，要逐杯加以检查。

检查时，可触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。

续水，第一次续水须在会议开始后10分钟之内，查看参会人员喝水情况，以便决定续水时间及频率，原则上15分钟续水一次（具体需根据会议期间天气情况及参会人员喝水情况决定）。

倒续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。

如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛巾或纸巾擦去。

在往茶杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起茶杯来倒水。

会务人员在倒、续完水后要把杯盖盖上。

注意：

切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，如发现宾客将杯盖扣放在桌面或茶几上，会务人员要立即斟换，用托盘托上，将杯盖盖好。

倒水、续水都应注意按礼宾顺序和顺时针方向为宾客服务。

10,11,2.会务保障规范,2.3室温调整根据天气情况和会议室参会人数，及时调整空调温度，保持适宜室温。

2.4会务物品使用为参会人员提供会务物品使用协助，比如VGA线、激光笔、计算器、插线板、纸笔、电子白板等物品，并做好台帐登记工作。

2.5文件传递在前台接收并登记需传递进入会议室的文件，于会间送入会议室内。

文件签出后，及时通知递交人取回。

在文件传递时，须将文件放入蓝色A4封套内进行传递。

2.6茶歇服务集团重大会议期间，由会务人员准备茶点和咖啡。

茶点主要为饼干点心类和大果盘，提前放在休息区域，注意摆放对称和美观。

咖啡用于提神，在长时间的会议中，由会务人员提前用咖啡机将咖啡磨好后盛入纸杯，放在休息区域或送入会议室内。

11,12,3.会后收尾规范,3.1物品回收在会议结束后，立即通知保洁进行会议室清扫，并由会务人员回收会务物料。

3.2清洗茶杯在会议不忙时，由会务人员在茶水间进行茶杯清洗，清洗时须将会务间门关闭。

清洗流程如下：

将茶杯内的茶叶水倒净，用自来水冲洗至无茶叶残留，用84浸泡十分钟；

将浸泡过后的茶杯插入杯框内，放入洗碗机进行清洗；

检查本次清洗的所有茶杯，确保茶渍及污渍的清洗干净；

将干燥的毛巾平铺工作台上，将洗后的茶杯倒扣在毛巾空水15分钟；

将已空水的茶杯正立在消毒架上，开始自动消毒；

将控水毛巾用洗洁精清洗，放入洗衣烘干机烘干备用。

3.3会议室整理1、会议室使用完毕之后，会务秘书需及时检查各会议室，如桌椅是否归位、桌面是否整洁、相关电源设备是否关闭、完好。

有无遗留物品等2、在保洁人员打扫完会议室后，进行下一场会议的相关布置工作,12,