备忘录使用手册范本文档格式.docx

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●接到新工作任务；

●工作完成；

●因某种原因，既有的工作不再继续处理；

●因某种原因，既有的工作需要暂时搁置一段时间，待这段时间过后继续处理；

●当天的工作没有完成，第二天需要继续处理；

●总结某段时间内的所有任务，或者总结某项任务的完成情况；

●……

根据以上工作状况，《我的备忘录》设置了以下功能：

1.分类记录任务。

系统预设了项目、任务类型的分类，我们可以录入项目简要信息和任务类型简要信息，分类记录各个任务；

如果诸多任务拥有同一个特性，我们可以把这个特性设置为父任务，而所有任务都是这个父任务的子任务；

2.完成、暂停、终止、追加任务。

当我们的任务处理完成的时候，我们可以将它置为完成状态；

当我们的任务需要临时搁置一段时间的时候，我们可以将它置为暂停状态；

当我们的任务因为某种原因不再处理的时候，我们就可以将它置为终止状态；

我们还可以给今天处理的父任务追加子任务。

3.为任务状态增加注释。

随时处理，随时记录处理情况；

4.未完成任务自动记录至下一工作日。

当我们将任务信息记录到备忘录之后，就不用担心像记在纸上那样万一哪天把纸丢了或者忘了记在什么地方而造成的遗忘；

5.任务统计查询。

可以根据项目、任务类型、任务名称或时间查询任务的分配情况或任务完成情况，并可以生成诸如工作日报、工作年报等工作报告。

好了，功能大致介绍完了，接下来就可以使用《我的备忘录》了。

二、使用说明

1、使用前检查

1.1程序文件检查

在使用之前，首先检查一下《我的备忘录》的文件夹里的程序及文件是否齐全，假设我们将“我的备忘录.rar”解压缩后的文件夹路径成为${备忘录}，那么${备忘录}中至少应该包含如下内容：

1.OurClock.jar；

2.access-default.xml；

3.OurClockDataBase.mdb；

4.RunOurClock.bat；

5.ourplugs文件夹。

内有FreeJComponent.jar、ojdbc14.jar、ReadDataBase.jar三个文件；

6.workreports文件夹。

内有findwork、workdaily、workweekreport三个文件夹。

以上6个内容缺一不可，若有缺少，请即刻与程序提供者联系。

1.2环境检查

如果上一步文件检查顺利通过了，那么就要看一看我们的操作系统是否能支持《我的备忘录》运行。

如果我们使用得是Windows操作系统，则需要在硬盘中搜索javaw.exe这个文件，看看我们的电脑硬盘中有没有，如下图：

这个文件通常会出现在一个JAVA产品里，如Oracle、WebSphere等等，当然JDK里也有。

如果您的电脑中没有搜索到javaw.exe，则推荐您安装一个JDK（javaw.exe通常会放在一个bin的目录下；

javaw.exe的路径不要有中文）。

当您找到javaw.exe的路径后，需要做如下的事情：

右键单击桌面上“我的电脑”图标→属性→高级→环境变量，确认用户变量中已新增了JAVA_HOME项，值是javaw.exe路径除去bin的部分；

确认系统变量中Path项已包含了javaw.exe的路径，如下图：

当您的javaw.exe和环境变量都设置完成后，您就可以启动RunOurClock.bat打开《我的备忘录》了，如下图：

2、数据初始化

当您打开《我的备忘录》之后，您会看到欢迎界面（此欢迎界面仅会在打开备忘录时看到，使用过程中不会回到此界面），如下图：

您第一次使用备忘录时，需要进行数据初始化，包括以下几个步骤：

1.初始化使用者。

由于《我的备忘录》为单机版程序，因此每个软件只接受一个用户操作。

当我们初始化使用者之后，该用户使用《我的备忘录》时亦不需要密码登录，运行《我的备忘录》后便可直接操作。

但使用者初始化成功后便不可被修改，请慎重操作；

2.添加一个项目。

每个人都会在一个或多个项目组中，因此工作中的每项任务都会对应某一个项目；

3.添加一个任务类型。

每个任务都会有对应的工作类型，诸如：

程序开发、功能测试等等；

2.1初始化使用者

第一次使用备忘录时，若未初始化使用者，则系统只提供极其有限的功能，因此初始化使用者是首要操作。

点击菜单：

其它数据→工作人员→新增，在名称录入框中填写使用者名称（中文英文均可，并不限制是否为真实姓名），录入完成后点击“保存”便可。

注意：

使用者新增后，《我的备忘录》将自动退出，您再次登录时，“工作人员”菜单将不再出现。

这就意味着每个程序只准一个用户使用，且使用者一旦录入便不可再修改。

若您确有修改使用者的需要，请联系开发者。

2.2添加一个项目

新增使用者并重启备忘录之后，我们需要添加第一个项目。

如果我们没有添加项目数据，我们的备忘录依旧不能正常使用。

其它数据→项目→新增，在“项目全称”录入框中录入项目的全称，项目全称仅限于表示项目名称，仅出现在任务查询报告中，无其它用处；

在“项目简称”录入框中录入项目的简单称呼，项目简称将用于任务所属项目的表示，将出现在与任务相关的各个位置。

录入完成后点击“保存”便可。

此外，我们还可以修改或删除已有的项目数据，点击菜单：

其它数据→项目→查询或修改，不过在此处注意：

若该项目下仍有任务未完成，则该项目是不可以删除的。

2.3添加一个任务类型

和新增项目一样，我们需要新增一个任务类型。

菜单位置：

其它数据→任务类型→新增，在新增界面中会看到“任务类型”和“任务类型描述”数据项，“任务类型”将会出现在与任务相关的各个位置，“任务类型描述”只出现在任务查询报告中，无其它用处。

另外，我们可以点击菜单“其它数据→任务类型→查询或修改”修改已有的任务类型数据。

和项目一样，若该任务类型下仍有任务未完成，则该任务类型是不可以删除的；

另外，刚添加第一个项目和任务类型后，建议您重启备忘录以便激活项目及任务类型的查询或修改菜单。

当我们初始化工作者、项目、任务类型之后，我们就可以正式开始使用我们的备忘录了。

3、开始使用

3.1任务操作

3.1.1新增任务

我们使用《我的备忘录》记录工作任务，不外乎记录任务的项目、工作类型、任务描述。

这里我们引入一个曾经提及的概念：

父任务与子任务。

子任务是父任务的一个下级分类。

如果我们接到的任务是单一的，那么我们的父任务与子任务就是相同的。

举例说明：

诸如电话确认，通常情况下只是打电话向某一个对象确认事物，那么父任务与子任务就都是类似于“向XX确认XX”；

如果我们接到的任务是组合的，那么我们的父任务与子任务就是不同的并且一个父任务可以对应多个子任务。

诸如功能开发，很可能我在一段时期内需要处理同一个项目阶段的多个功能开发，那么我们的父任务可以是“第XX阶段开发”，子任务则是自己所需要开发的功能并且一个功能对应一个子任务，这些子任务属于同一个父任务。

新增任务的基本流程如下图：

如上图所示，我们可以录入父任务后结束任务录入，也可以录入父任务及子任务后再结束任务录入。

打开《我的备忘录》，点击菜单：

任务→新增任务，我们能够看到新增任务的界面。

新增任务的必选项是：

项目、任务类型、任务描述（父任务）。

我们从项目下拉框及任务类型下拉框中看到的数据都是当前可用的项目及任务类型（项目简称及任务类型），已删除的项目或任务类型将不会在下拉框中出现。

如下图：

需要注意的一点：

任务描述一经保存，不可以被修改。

若我们未勾选“包含子任务”，则项目、任务类型、任务描述录入完成后点击“完成”按钮时，任务新增便完成了，并且系统会自动补录一条该父任务的子任务，子任务描述与父任务描述相同；

若我们勾选了“包含子任务”，则数据录入完成后点击“完成”按钮时，系统会跳转到新增子任务界面，如下图：

录入子任务描述后，点击“保存-下一子任务”，我们将继续为父任务添加子任务；

点击“完成-下一任务”，我们将回到新增任务界面，准备新增下一个任务。

子任务描述一经保存，不可以被修改。

另外，如果我们新增任务的时候勾选了“包含子任务”，但在新增子任务界面未填写任何数据，则该父任务无效，系统不会报错，但该父任务不会被任何查询统计。

3.1.2任务维护

已经录入备忘录的任务，我们可以对它进行维护。

任务→当日任务操作。

可看到当日进行中的任务，该页面显示记录的单位是子任务。

如果我们想生成一个HTML格式的当日进行中的任务列表，我们可以点击“生成报告”按钮，当系统提示“报告生成成功”后，我们可以在${备忘录}\workreports\workdaily中可以找到名称为“TodaysWork.html”的网页，此即为当日进行中的任务列表。

注：

因为此报告仅记录当前日期的进行中的任务，次日生成新报告时会将上一日的报告替换掉。

因此若查询非本日的任务请使用“任务查询”功能。

有关任务查询请参见“任务查询”章节。

我们录入备忘录的任务，初始的状态都是处理中，初始的完成情况描述都是“任务处理中”，如果我们想为任务增加完成情况注释而更改任务完成情况描述或者当任务完成、任务取消的时候需要更改任务状态，则点击“修改”按钮，进入任务完成情况修改页面，如下图：

由于上一页的显示单位是子任务，因此我们点击“修改”按钮操作的是一条子任务。

此页按钮较多，我们逐一分析作用。

1.任务完成——当任务已根据任务要求描述完成之后，可以点击“任务完成”按钮。

此时的任务完成情况将是任务最终完成情况描述，任务状态是“完成”，“当日进行中的任务列表”也不再显示该任务。

系统提示任务完成后，将返回任务列表界面；

2.更新完成情况——如果我们的任务有了进展，需要对任务的完成情况进行描述，则可以在“完成情况”录入框中输入任务的进展后点击“更新完成情况”按钮保存当前任务的完成情况，任务状态不变。

系统提示完成情况更新成功后，界面无变化；

3.任务暂停——如果该任务因为某种原因需要过一段时间再处理（某种原因包括：

临时去别的项目工作、该任务需要等待其它项目组提供信息等等），我们可以点击“任务暂停”按钮。

此时的任务完成情况将是任务暂停的情况描述，任务状态是“暂停”，“当日进行中的任务列表”也不再显示该任务，但每天第一次打开《我的备忘录》时，系统会提示当前有暂停中的任务，直至该任务重新启动。

系统提示任务暂停后，将返回任务列表界面。

有关任务重新启动内容请参见“任务重启”章节；

4.终止任务——如果该任务因某种原因不再处理（某种原因包括：

任务移交给其它同事、该任务已同其它任务合并），我们可以点击“任务终止”按钮。

此时的任务完成情况将是任务终止的情况描述，任务状态是“已终止”，“当日进行中的任务列表”也不再显示该任务。

系统提示任务终止后，将返回任务列表