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在财务部门同时还发现:
采购、销售铝线的有些单据中,业务员签字是同—个人;
有的结算单据上要素不全、有的手续不完备:
例如采购入库的《送货单》无重量、有的单据无质检部门盖章;
有的销售单据无订货方签字;
同一种销售业务,作为财务凭证的附件——《发货结算清单》有的是“财务科传票附件”联,有的是“发货单位记账”联。
(2)物资管理部门:
在现场看到铝线存放地是制品生产车间,不是物资管理部门的仓库。
铝线采购回来后,在制品车间内,业务员将铝线实物交由物资管理部门人员清点卷数时,同时传递《送货单》(单据上没有重量记载)。
当铝线销售时,业务员开具《发货结算清单》(有计量部门的计重),其中一联交物管部门;
物管部门凭《发货结算清单》在铝线的实物账上同时登记出库、入库量。
抽查物管部门的实物账:
只有数量,没有单价、金额:
数量的记载有时是吨位,有时是卷数。
(3)铝线业务的购销部门:
铝线的业务由该公司的工会技协负责承包;
采购、销售的业务员以及采购取货、销售送货是…—人承担:
购回的铝线交给物管部门之所以没有重量记载,是因为:
若购回与入库之间产生亏吨,工会技协不愿承担亏损;
销售发货时,有时因合同量的大小、时间先后等差异,有“估堆”(注:
估计重量)的现象。
核对财务账与实物账:
年底财务账结余29.420吨,实物账结余29.280吨,两者相差0.140吨。
经过调查了解之后,将铝线的供销控制循环联系起来分析,并确认各控制点的管理效果,得出结论:
铝线的物流管理没有按制度运作:
该公司铝线的经营业务没有执行委托加工合同,而采取的是采购、销售的方式。
(4)铝线的采购、销售等事项由一人负责,但处在采购、销售之间的存货管理环节却无计量、无专门地点存放、无专人保管,使内部控制的循环中断。
实物资产管理部门的关健控制点失控,对铝线没有管理。
财务部门没有起到监管的作用:
铝线经营业务形式发生改变,没有提出异议;
结算的单据把关不严格;
财务账与实物账不相吻合;
对工会技协的承包管理监督不力。
会技协铝线业务的承包管理不严谨;
铝线购销业务只有一人操作,监管不到位,出现管理弊端。
审计意见
:
该公司应严格按照公司物流管理制度的规定,加强对铝线业务的管理、存货的管理、财务的管理,弥补管理中出现的漏洞,完善购销业务的循环控制,使之成为——个完整的、健全的、规范的物流:
(1)铝线的实物资产要有专业部门、专门人员管理,其实物进、出库严格执行计量、验收、开票、签字、入账等制度,建立健全实物控制的关健环节及关健控制点。
(2)财务部门要加强财务管理,严格结算制度,统一结算依据,切实做到账表——致、账账一致、账证一致、账实一致。
(3)工会技协采购回的实物及销售出去的实物均要受到物资管理部门、财务部门的监控:
完善各种单据中的要素,完成管理所必需的各种程序和手续。
定期对铝线实物资产进行盘点,以保证资产的安全、完整。
此外,该公司还应严格铝锭(铝线)合同的签订、执行;
规范工会技协的铝线承包行为;
承包经营的过程、结果应在财务部门得到完整地核算、监控。
[案例2]
案例概况:
某公司2013年3月12日在销售增塑剂产品过程中,出现了销售调拨单及销售章真实,财务专用章及增值税发票系伪造的现象,导致被骗货30吨,案值24万余元的重大损失。
具体手段如下:
1.一陌生客户隐匿真实情况,到公司销售公司开具了真实的产品销售调拨单,使用伪造的财务专用章及增值税专用发票,私盖印章,然后到销售处盖销售章,最后到储运车间提货,导致事故发生。
2.利用财务部在三楼办公,销售公司在一楼营业,储运发货在公司后区的劣势,经过长期预谋,使用假牌照的报废车作案。
骗过了公司财务部收款开发票关、销售公司对接关、储存车间发货核对关、保卫科车辆出入口验收关、齐鲁石化股份公司门卫查证关。
以上几个方面充分反映出了某公司在管理上存在很大的漏洞,亟待堵塞。
案件暴露出的管理漏洞:
1.由于业务量大及从未出现类似事故的侥幸心理,主观麻痹大意,财务部与销售公司、发货处、保卫科没有建立起紧密结合的防范措施和监控网络,存在严重漏洞。
不能及时沟通,只知道按旧流程办事。
给犯罪分子提供了作案的机会。
2.印鉴管理失控。
财务印鉴与销售印鉴缺少防伪措施,使用掌管存在漏洞,在加盖印鉴时未能得到有力的监控。
3.未建立发票购入,使用,注销的登记制度。
4.物流反馈信息系统失灵,对账不及时。
若销售及财务、发货能及时对账,集中办公,就会及早发现问题,杜绝漏洞。
5.销售人员及发货人员增值税专用发票及印章方面的知识缺乏,缺少鉴别能力,提供了骗术得逞的可能。
6.交接工作不明晰。
在交接工作时就存在个别遗留问题,理应责成其限期查明,否则不得离岗。
7.凭证单据检查工作不力。
8.经过公安部门介入和初步调查,有内部人员预谋合伙作案的嫌疑。
9.发现问题时追查不及时。
在事故发生三天后,此事才得到证实。
当时,由于人手较少未能对此进行专项清查。
建立内部控制制度堵塞管理中的漏洞
出现被骗巨款24万元,究其根本原因在于缺乏一套相互牵制的约束机制,使之侥幸得手,猖狂作案。
为此,将内控原则运用于销售业务中,建立完善的内控制度势在必行。
为使内控能够充分发挥作用,设计各种控制措施必须遵循以下原则:
职责分工原则:
每项经济业务的处理必须有明确的职责分工。
即企业内部必须实行部门责任制和岗位责任制,明确各自的职责范围和处理业务的权限、政策界限与纪律规定。
相互牵制原则:
其目的在于,利用不相容职务的分离和每项业务由多部门、多人员处理所形成的相互牵制关系,实现内部的自动控制。
例如,出纳职务与编制银行余额调节表的职务分离;
钱账分管;
账物分管等等。
凭证制度原则:
1.必须设计合适的凭证格式及其传递程序,凭证则作为反映业务过程的法律事实。
2.对所有凭证应预先编码,以防丢失。
3.对所有凭证在入账装订前必须经过严格的审核,以保证其账务处理的正确性、真实性与合规性。
4.为防止个别人乘虚而入,应建立及时沟通制度。
核对检查原则:
销售开票、财务收款开票、发货、出口应实行集中办公。
除凭证的审核外,还要对证账,账账、账表、账卡、账实的核对检查。
内控原则在销售业务中的具体运用
印鉴管理制度:
财务负责人掌管财务印鉴,加盖时要审查有无审批手续,金额是否正确,用途是否符合规定。
不得签发远期和空头支票。
应更换防伪印章。
核对往来账务:
财务负责人应指派专人随时随地与销售及发货核对账务,及时互通信息,查实原因,调整账务并催收应收国内(外)账款。
监督检查制度:
1.督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理,使收支业务尽早入账,不得压单;
2.记账与出纳业务的职责相分离,使记账的权限仅限于主管会计,用密码的方式给予限定;
3.对现金的账实情况进行经常性和突击性抽查,查看库存的现金有无超出限额,有无挪用盈亏情况,保管措施如何。
4.监督移交工作的整个过程,查看移交清单是否完整,对于遗留问题应限期查清,不留后遗症。
严格交接手续:
1.有关人员调换岗位,须按规定与接替人员办理交接手续,做到前不清,后不接。
2.离职人员须编制移交清单,列明移交的账,证、表、公章、资料及有关事项,由监交人签字认可后方可办理手续。
交接清单一式三份,其中一份存档。
严格发票鉴别制度
具体如:
相关人员应熟悉科学的发票鉴别方法,提高他们的发票鉴别能力,丰富他们的发票鉴别手段等。
[案例3]
某企业仓库保管员负责登记存货明细账,以便对仓库中的所有存货项目的验收、发、存进行永续记录。
当收到验收部门送交的存货和验收单后,根据验收单登记存货领料单。
平时,各车间或其他部门如果需要领取原材料,都可以填写领料单,仓库保管员根据领料发出原材料。
公司辅助材料的用量很少,因此领取辅助材料时,没有要求使用领料单。
各车间经常有辅助材料剩余(根据每天特定工作购买而未消耗掉,但其实还可再为其他工作所用的),这些材料由车间自行保管,无须通知仓库。
如果仓库保管员有时间,偶尔也会对存货进行实地盘点。
根据上述描述,回答以下问题:
(1)你认为上述描述的内部控制有什么弱点?
并简要说明该缺陷可能导致的错弊。
(2)针对该企业存货循环上的弱点,提出改进建设。
参考答案:
1.存在的弱点和可能导致弊端。
(1)存货的保管和记账职责未分离。
将可能导致存货保管人员监守自盗,并通过篡改存货明细账来掩饰舞弊行为,存货可能被高估。
(2)仓库保管员收到存货时不填制入库通知单,而是以验收单作为记账依据。
将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题,无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。
(3)领取原材料未进行审批控制。
将可能导致原材料的领用失控,造成原材料的浪费或被贪污,以及生产成本的虚增。
(4)领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、对剩余的辅助材料缺乏控制。
将可能导致辅助材料的领用失控,造成辅助材料的浪费或被贪污,以及生产成本的虚增。
(5)未实行定期盘点制度。
将可能导致存货出现账实不符现象,且不能及时发现,及计价不准确。
2.存货循环内部控制的改进建议:
(1)建立永续盘存制,仓库保管人员设置存货台账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量;
财务部门设置存货明细账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。
(2)仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后,根据入库情况填制入库通知单,并据以登记存货实物收、发、存台账。
入库通知单应事先连续编号,并由交接各方签字后留存。
(3)对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。
即各车间根据生产计划编制领料单,经授权人员批准签字,仓库保管员经检查手续齐备后,办理领用。
(4)对剩余的辅助材料实施假退库控制。
(5)实行存货的定期盘存制。
[案例4]
某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下:
(1)首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请,填写一份“请购单”。
“请购单”交供销科批复。
(2)供销科根据前制定的采购计划,对“请购单”进行审批。
如符合计划,便组织采购;
否则请示公司总经理批准。
(3)决定采购的材料,由供销科填写一式二联的“订购单”,其中一联供销科留存;
另一联由采购交供销单位。
采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。
(4)供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对;
供货合同的副本分别转交仓库和财务科,以备查。
(5)采购来的材料运抵仓库,由仓库保管员验收入库。
验收时,将运抵的材料与采购合同副本,供货单位发来的“发运单”相互核对。
然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存,作为登记材料明细账的依据;
一联转送供销科;
一联转送财务科。
(6)供销科收到“验收单”后,将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票,其他银行结算凭证相核对,若相符或不符,以确定此采购业务的完成情况。
(7)财务科接到验收单后,有主管材料核算的会计,将验收单与采购合同副本,供货单位发