档案资源建设PPT推荐.ppt

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,南昌市金盘路小学退休教师过世，学校因没有其工资关系的原始审批表，而无法落实抚恤金事宜。

档案馆工作人员很快就从有序归类的大堆资料中调出刘老师的个人档案，提供了退休审批表和历次增加退休费审批表，帮助学校解决了其抚恤费难题。

（四）加强档案资源建设是国家对档案工作提出的紧迫任务,国家档案局要求转变过去重物轻人、重事轻人的观念，建立覆盖人民群众的档案资源体系；

转变过去重机关团体利用、轻公民个人利用的观念，建立方便人民群众的档案利用体系。

要落实好这个要求，根本在于建立丰富的、覆盖经济社会文化生活的、多种类型的档案资源。

档案就是一个国家的真实历史，是国家执政、运转不可缺少的历史。

没有统一的历史认同就没有民族精神；

没有历史记忆的国家不能长治久安；

没有历史的社会就没有高尚的价值观，难以和谐稳定。

保存历史是人类社会发展的精神需要和现实要求。

档案资源就是我们档案工作和档案工作者的根本，我们必须尽职尽责地加以维护，努力为它的完整与安全而付出和奉献，确保档案资源得到妥善的管理是我们的义不容辞的责任。

二、档案资源的构成和管理,

（一）从一个单位的角度看档案资源构成和管理。

（二）从社会的角度看档案资源构成和管理,

（一）从一个单位的角度看档案资源构成,门类齐全、结构合理是总体要求。

具体分析目前各单位普遍存在的问题：

不全面，有漏洞，待规范。

具体表现为：

文书档案多，但仍有待完善；

科技档案、专门档案少；

照片、音像、电子等新型档案少；

经济、业务档案管理制度和业务规范不健全。

利用需求引导档案收集归档，全面开展档案资源建设,

（一）从一个单位的角度看档案资源构成,1、文书档案2、照片、录音、录像档案3、专门业务档案4、项目档案5、电子文件6、会计档案7、基建档案等等,1、文书档案,存在问题：

文书档案的部门个性在逐步淡化,解决方案：

一是思想观念上要正本清源，管档案的人要知道什么是档案。

档案从文件转化而来，但收发文登记簿内的文件不是档案的全部，要坚持“以我为主”要在单位工作人员中普及档案知识和档案意识，树立正在办理的文件和事形成的材料是最重要的档案，应交档案室保存的意识。

档案人员要了解单位的工作，主动采取措施掌握单位的各项工作状况，特别是重要工作、主要业务的工作状况，只有做到这点，档案人员才能将工作做到针对性强，及时发现问题，及时督促解决，才能确保重要档案资源不失控。

二是管理措施上要贯彻好文件材料归档与不归档范围这个根本性工作规范和落实好年度文件材料归档制度这个根本性制度。

在归档制度方面可以配套建立归档责任制，纳入单位管理体系和考核体系。

三是要健全稳定的兼职档案员队伍，抓各部门兼职档案员队伍建设是机关档案管理重要的基础性措施。

首先是队伍的建立、稳定和档案意识培养；

其次是提高的档案积累的工作规范性；

再次是培训档案整理的基本技术。

四是主动帮助单位领导清理其处理和暂存的文件，争取一把手的支持和重视是做好单位档案工作的首要任务。

2、照片、录音、录像档案,声像档案是一类特殊的档案，之所以特殊，一方面在于其不便管理，另一方面，声像档案由于其直观的图像和声音记录，又是其它文字、图表等不能比拟，甚至不能替代。

越来越多的声像档案大量形成，已发展成档案资源必不可少的组成部分。

照片、录像、录音材料主要形成过程和积累中主要存在以下问题：

一是形成的主体不稳定；

二是积累收集无固定人员或部门，即管理失范；

三是容易丢失，特别是数码照片、数字录像更容易丢失；

四是收集积累的全面完整程度难以衡量，难以检查督促。

解决方案：

一是建立制度（归档指导意见和归档制度）解决好三个问题：

什么东西应归档、什么人负责归档，怎样归档。

二是根据单位情况采取针对性措施。

主要有抓住形成声像档案的主要部门和主要人员。

形成声像档案的主要部门和人员主要有：

宣传部门、办公室秘书、重大活动的主要承担部门；

在单位内部举办专题的照片、声像档案展览活动；

和单位的宣传工作相结合建立移交声像档案的奖励制度；

三是档案人员要提高收集声像档案的主动性。

如果单纯按年度归档不能解决声像档案的积累问题，必须有重点地跟踪单位的重大活动、领导活动，随时收集声像档案。

四是注重发挥声像档案的作用，是取得各部门支持的关键。

五是逐步建立完善的声像档案管理考核、检查办法。

3、专门业务档案,专门业务档案有很强的专业性，这类档案的特点是：

形成文件材料比较规范，文件内容和形式规律性比较强，文件形成的流程比较稳定清晰。

和业务部门的工作有密切联系，利用率高，有的年复一年地在已形成材料的基础上不断增加新的内容，其归档和管理往往一个动态过程。

主要有：

干部人事档案、会计档案、商标档案、专利档案、企业纳税档案、公证档案、社保档案、司法档案、诉讼档案、各类公安业务档案、林改档案、土地承包经营档案等。

专门档案管理主要的矛盾是保管和利用的矛盾、归档和补充的新形成材料统一管理的矛盾。

一是单位档案部门要按集中统一管理原则将专门档案纳入单位档案资源体系进行统一管理（有特殊规定的除外）。

二是贯彻落实好有关专门档案的管理办法和工作规范。

三是按照各类专门档案的形成规律和使用规律进行管理，使专门档案管理成为专门业务工作不可分割的组成部分。

四是专门档案文件材料的积累、规范整理相对容易，管好的关键是要建立适应各类专门档案管理的机制。

要明确归档范围和内容、归档的领导责任，把归档责任、保管责任、归档制度、归档要求、归档时间、归档后文件材料的增加或补充维护、档案利用作为一个有机整体来统筹考虑，档案部门和业务部门要合理划分责任和建立配合机制。

五是在集中统一管理，确保档案完整与安全的前提下，档案行政管理部门与行业主管部门要密切配合，制定各类专门档案的管理办法。

4、项目档案,指各单位实施的各类项目形成档案的管理。

项目是一个复杂的内涵，项目的类型比较多，项目大小、项目周期和实施方法也各不相同，有的大型、复杂项目参与单位众多。

主要有基本建设项目、设备采购和安装项目、设计项目、技术改造项目、科研项目、国家财政投资的经济发展项目、社会发展项目等。

主要讲加强项目档案管理的措施和策略。

一是单位档案部门如何介入和参与项目管理？

做好经常性的宣传工作，增强单位领导和部门的档案意识;

档案管不好，一般情况下项目管理也问题百出。

多与本级档案行政管理部门沟通，争取档案局的支持，各级档案行政管理部门要大力推行项目档案管理制度和管理办法;

主动为项目工作做好服务。

二是项目档案管理体制如何建立？

项目档案要管好，重要的是理顺项目档案管理的领导关系。

在这个问题上，档案部门的工作人员要大胆工作、主动协调。

如果是大型项目，参与单位多，就要建立项目档案管理的领导协调机制，作为主管单位或业主单位的档案部门有责任和权力领导好项目档案管理工作。

三是项目文件材料的积累和归档责任如何落实。

管好项目档案的关键和基础在于项目文件材料的积累，这是重中之重，也是最容易出问题的环节。

首先，要落实好负责项目文件积累的行政主管和具体的工作人员。

对于大型项目，必须要求每一个项目实施参与单位都要把项目档案管理人员落实到位，建立相对稳定的项目档案管理队伍体系；

第二，要加强指导和业务培训；

第三，随时发现和应对项目文件材料积累人员发生的变化;

第四，制定好项目文件材料积累和整理的业务工作规范和档案管理质量要求。

第五，对于项目参与单位要在项目实施合同、协议中明确其文件材料积累和归档的责任和义务。

四是项目文件材料形成和积累如何监管？

第一，单位档案人员必须熟悉项目情况和项目的相关业务环节，清楚在项目实施的每一个阶段、每一项工作应该形成什么材料，否则监管工作无从开展;

第二，经常性检查或了解项目文件材料的积累情况，及时发现问题，及时补救。

检查工作要掌握适当的时机，一般是项目实施的高峰时候、阶段工作完成、项目文件材料人员发生变化等时候，是要重点监管的时机;

第三，做好项目档案的预验收和验收工作。

五是做好服务工作，服务体现效益，优质的服务对项目档案管理起好的推动作用。

第一为直接为项目管理服务，档案管理就是贯穿项目实施始终的、影响项目实施各个方面的基础性管理工作；

第二为项目实施提供信息服务；

第三为项目审计、纪检监察、项目验收和项目实施人员考核服务。

5、电子文件,电子文件是新型档案资源，必须加以重视，积极适应单位信息化建设和电子文件应用的发展形势，采取与之相适应的管理措施，管好电子文件服务单位工作。

一是电子文件管理要与单位电子文件的应用水平和应用方式相适应。

既要管好，又不能超越自己单位应用的发展阶段。

二是电子文件的三性保证在不同的电子文件应用阶段各有侧重，只有完全做到无纸化办公的单位，才需要全面达到三性要求。

三是积累电子文件要先易后难，不要贪大求全。

四是充分发挥电子文件的便于利用的特点，把电子文件管理和政府信息公开、信息共享等结合起来，做好服务才能促进管理。

五是电子文件管理技术选择要充分考虑数据的继承性，尽可能减少对特定计算机系统的依赖性。

技术选择上力求稳定可靠，不盲目追新求高。

六是要解决好技术保障和技术支持问题，就是要选择好能提供优质服务的技术合作伙伴。

七是电子文件管理要与单位文件处理和业务工作有机结合，管好电子文件要促管理，有利于提高单位工作效率。

（二）从社会的角度看档案资源建设,主要是发挥档案馆在国家档案管理体系中的核心作用，国家综合档案馆主导做好档案资源建设。

目前档案馆资源建设存在的问题：

具体表现为三个问题：

结构失衡（党政文书档案为主，项目档案、专门档案少；

纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少）;

缺乏特点（各个档案馆馆藏内容大体一致，没有地方特色，没有民族特色，不鲜活、不生动）;

现实性不足（历史行政文书多，反映现实经济、社会、文化、民生档案少，与领导、部门和人民群众需要脱节）。

解决这三个问题，就是档案馆加强档案资源建设的着力点和方向。

1、加强机关档案资源建设工作。

2、扩大机关档案接收进馆范围。

3、建立特色档案。

4、逐步科学有序开展档案资源整合。

5、提升档案信息化管理、利用水平。

1、加强机关档案资源建设工作,只有各单位的档案资源建设做扎实了，档案馆资源建设工作才有坚实的基础。

配合档案馆做好资源建设工作，既是为国家档案资源建设服务，也是规范和提高本单位档案资源建设和档案管理水平的必要工作，也是为单位服务的工作。

一方面，要靠各机关主动工作，改善自身档案资源结构，丰富档案资源;

另一方面，档案行政管理部门要加强对机关指导和监督，要制定机