行政部日常接待管理计划制定费用预算方案接待管理预案.docx
《行政部日常接待管理计划制定费用预算方案接待管理预案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政部日常接待管理计划制定费用预算方案接待管理预案.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
行政部日常接待管理计划制定费用预算方案接待管理预案
日常接待管理
1接待计划制定
所谓接待计划，指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。
企业接待计划的制定可按照以下步骤进行。
1．收集来宾信息
企业在制定接待计划前，应尽快掌握来宾的背景资料，这是做好接待计划的基础。
来宾的背景资料包括来宾的具体人数和个人情况，来宾抵达的时间以及乘坐的交通工具，来宾来访的目的、任务和行程等。
2．确定接待方针
接待方针即接待工作的指导方针，是接待工作的总体要求和指导思想。
为保证接待计划的合理性，企业相关工作人员应首先确定接待方针。
3．制定接待计划
完整的接待计划应包括接待规格、接待日程安排、接待经费开支等信息。
（1）确定接待规格。
接待规格是指主陪人与主要来宾职位高低比较的规格，针对不同的来宾采用不同的接待规格。
企业接待规格有高规格接待、对等接待、低规格接待，详情如表4-1所示。
企业接待规格划分表
接待规格
内涵
意义
高规格接待
主陪人比主宾的职位高的接待
表明接待方对被接待方的重视和友好，适用于比较重要的接待；这种接待会占用主陪人很多时间，所以要慎用、少用
对等接待
主陪人与主宾的身份对等接待
这是最常用的接待规格
低规格接待
主陪人比主宾职位低的接待
常用于基层单位，如某部领导到下属企业视察等，不能常用，否则会影响双方关系
（2）拟定日程安排。
接待日程安排是接待计划的重点内容之一，企业相关工作人员在拟定接待日程安排过程中需注意以下3个要点，如图4-1所示。
图4-1拟定日程安排需注意的3个要点
（3）拟定接待经费开支。
接待经费开支的项目主要有：
工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、娱乐费用、纪念品费用、宣传公关费用、其他费用等。
2接待费用预算
接待费用是指企业内部因工作关系，招待公司有关客户、供应商、融资方、及其他外部关系者所发生的费用。
为保证接待费用使用的规范性，企业通常将接待费用纳入预算管理，使之公开透明，并接受员工监督。
1．接待费用预算项目
接待费用预算的主要项目有6项，详情如表4-2所示。
接待费用预算的6大项目
预算项目
详细说明
工作经费
如租借会议室、打印资料、购买一些文具等
住宿费
即来宾和某些工作人员住宿的费用
餐费
即来宾和某些工作人员的餐饮费
劳务费
外请讲师讲课或演讲的费用、员工的加班费、服务人员的费用等
纪念品费用
为来宾准备的有纪念意义或有特色的礼品所需的费用
宣传公关费用
在一些传媒上做宣传或请有关人士出席一些仪式、典礼等所需的费用
2．接待费用预算拟定要求
为保证接待费用预算合理，企业相关工作人员在预算接待费用过程中，应严格遵循以下3点要求，详情如图4-2所示。
图4-2接待费用预算拟定的3点要求
3接待方案制定
接待方案是接待工作的依据，是参与接待工作的有关部门和人员应遵循的基本规范。
1．接待方案制定准备工作
为保证接待方案切实可行，企业相关工作人员在制定接待方案前，必须必须做好如图4-3所示的相关准备工作。
图4-3接待方案制定的准备工作
2．起草接待方案
（1）方案制定依据。
接待方案的制定依据包括：
来访者的来访目的、活动时间、来访者基本信息、领导要求及企业实际情况等。
（2）方案的具体内容。
接待方案具体内容需包括：
导语（来宾的基本信息）、考察活动（时间、地点、内容、陪同人员、任务分工）、食宿安排和会见、座谈会、宴请安排（时间、地点、双方参加人员、会议议程）、新闻报道、附属材料（主宾简介、来访单位简介）等。
3．接待方案制定注意问题
接待方案的制定工作应注意以下4个问题，具体如图4-4所示。
图4-4制定接待方案须注意的4个问题
4前台接待管理
前台接待的方式包括电话接待与来访接待两部分。
热情周到、规范有序的前台接待工作，有利于帮助行政部获取各种信息、扩大对外影响、树立良好的企业形象。
1．电话接待管理
电话接待，即前台人员负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，对重要事项进行记录并传达给相关人员，做到不遗漏、不延误。
电话接待管理的主要工作及相关礼仪规范如表4-4所示。
电话接待的主要工作事项及礼仪规范
工作事项
礼仪规范
电话接听
◆在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”
◆接起电话首先要说“您好，×××公司”（如果公司名称较长，应用简称）
◆对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去
代接电话
◆代接电话时，对方如有留言，应用纸笔记录
◆电话接听完毕之前，不要忘记复述一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会
做好电话记录
◆前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点内容：
何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行
礼貌挂断电话
◆通话完毕后，可以询问对方“还有什么事吗？
”或者“还有什么要吩咐吗？
”，即表示尊重对方，也是提醒对方
◆谈话结束应以“再见”作为结束语
◆谈话结束时，让对方先挂断电话，以示尊重
2．来访接待管理
来访者接待，即前台人员对进入办公室区域的来访者进行接待、基本咨询和引见、并礼貌送客，期间须严格遵守企业的前台接待规范，保持良好的礼仪礼节。
来访接待管理的主要工作及相关礼仪规范如表4-5所示。
来访接待的主要工作事项及礼仪规范
工作事项
礼仪规范
来访登记
◆来访者到来后，前台接待人员应认真进行来访登记，并立即通知被访者
◆如需指引，则应使用正确的引导方法和引导姿势
接待地点安排
◆对于普通来宾，一般安排在公司会议室接待
◆对于贵宾来访，根据接见对象级别安排接待地点
◆对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待
◆对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门进行接待
预约来访者接待
◆接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到，及时通知约见人
◆预约人员到达后，若公司约见人由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间。
若来访者愿意等待，应向其提供饮料和杂志，并不时为其更换饮料
◆如果预约来访人员要找的人不在，前台接待人员应明确告知去向及回公司的时间。
同时请来访人员留下电话、地址，并明确来访人员是再次来公司，还是由本公司人员到来访者单位
未预约来访者接待
◆未预约的人员来访时，前台接待人员应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。
◆前台人员经过初步判断后，不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排被访者进行接待
5重要接待预案
对于重要接待任务，如贵宾或特殊来宾来访，要在制定接待方案的基础上，制定重要接待预案。
重要接待预案中除应有接待方案中包括的内容外，还应增加参观行进路线和工作人员通讯方式等内容。
下表为××公司重要接待预案，供读者学习和参考。
表4-6××公司重要接待预案
一、目的
为做好总公司领导莅临检查的接待工作及安全保障工作，保证接待工作顺利完成，特制定本预案。
二、接待时间
20年月日至20年月日。
三、接待来宾
本次重要接待的来宾共3人，即总公司董事长××，技术部主管××，董事长秘书××一行三人。
四、接待地点
1．接送机地点：
2．下榻酒店：
3．参观地点：
4．参观地点简介（略）
五、接待负责人
本次接待工作负责人由分公司副总××、行政部经理××共同担任。
六、接待分工
（一）接待组
组长：
××（联系方式：
）
副组长：
××（联系方式：
）、××（联系方式：
）
成员：
××（联系方式：
）、××（联系方式：
）、
××（联系方式：
）
（二）后勤组
组长：
××（联系方式：
）
成员：
××（联系方式：
）、××（联系方式：
）
（三）宣传组
组长：
××（联系方式：
）
成员：
××（联系方式：
）、××（联系方式：
）
（四）保卫组
组长：
××（联系方式：
）
成员：
××（联系方式：
）、××（联系方式：
）
七、接待准备工作
（一）预定宾馆、餐厅
提前10天预定宾馆及餐厅。
（二）预定机票
至少提前3天预定返程的机票，必须是商务高等仓。
（三）会场确定及布置
1．确定接待场所为贵宾会议室
2．必须提前45分钟清洁并布置会场，保持会场整洁有序，空气清新
3．会场应布置“热烈欢迎总公司董事长莅临我公司检查”横幅
4．正确摆放会场所需物品，调试会场所用到的设备（如投影仪、音响、话筒等）
（四）联系陪同人员
根据总公司领导检查的内容及目的，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。
检查开始前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。
八、行程安排
接待工作的行程安排如下表所示。
行程安排表
日期
时间
地点
活动内容
参与人员
备注
05月
20日
9:
00-9:
30
××机场
接机
接待组
鲜花、接站牌、接待礼仪
10:
00-11:
00
××酒店
安排住宿
接待组、后勤组
注意时间、安全、领导备用附送日程等资料
18:
00
××食府
招待领导
接待组、后勤组、
宣传组
丰富多彩的员工节目
05月
21日
9:
00
××公司会议室
听取报告、参观公司
所有分工者
欢迎词、鲜花、矿泉水、报告资料、公司布置及安排
12:
00
××街
带领导吃当地特色小吃
接待组、后勤组、
保卫组
注意安全
15:
00
××景区游玩
介绍当地人文风俗
接待组、保卫组、旅游景区讲解员及负责人
注意安全
17:
30
××酒店
整理行李
接待组、后勤组
明日行程安排提醒
19:
30
××机场
送行
接待组
注意礼仪、机票
九、经费预算
接待费用预算如下表所示。
接待费用预算表
序号
项目
单价
数量
金额
1
餐费
（2天）
××街
200元/人
5人/次
1000元
××食府
700元/一桌
3桌/1次
2100元
2
接送车（2天）
300元/辆
150元/辆
各一辆
900元
3
纪念品（当地特色品）
400元/套
300元/套
各一套
700元
4
单程飞机票
400元/人
3张
1200元
5
酒店住宿费（2天）
豪华房
300元/人
1人
600元
单人房
200元/人
2人
800元
6
会场布置
200元
合计
7500元
十、来宾接待
（一）迎宾
1．接机人员提前半小时到达接机机场
2．接机人员确认董事长身份，准确地接到公司董事长一行
3．公司董事长一行到达公司前10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作
（二）安排住宿
接到来宾后，接机人员尽快将董事长一行带到酒店房间，并将确定的日程表、相关参观证等交给董事长秘书，并告知下一项活动的时间、地点等。
（三）座谈会安排
座谈会主要需开展以下5项工作。
1．宣讲（介绍近期运营情况）
2．技术经验交流（技术人员PPT讲解、互动）
3．会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4．拍照（进行拍照留念）
5．会后会场整理
（四）安排参观娱乐活动
确定游玩时间，游览路线，根据游玩景点的内容，提前与相应景点的负责人做好相关接待准备与安排，并注意做好董事长一行娱乐活动的保密及安全工作。
（五）应急事件处理
1．若出现临时事件，接待人员应及时向上级领导汇报，不得擅自定夺
2．若发现安全隐患或出现安全事故，接待人员应立即带领董事长一行离开原地，保证董事长的
升级会员 