仓库部ERP系统操作手册Word下载.docx
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引言
前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司(以下简称瑞怡乐)的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段,现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述,构成了该操作手册。
其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式,同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。
该方案中,我们将明确:
系统基本功能
各业务流程的系统操作
关键性操作说明
业务报表反映
参考相关文档:
《》
通用性
快捷键使用
●在系统里,打开任何单据时,可以提供以下的快捷键使用:
Ø
F1打开当前单据的系统说明,以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法;
F2“新增”单据按钮快捷键;
F3“速查”窗口快捷键;
F4“删除”单据快捷键,是对整张单据内容进行删除;
CTRL+D组合键,对单据其中一行内容进行删除;
CTRL+A组合键,对单据内容完全复制变为新的单据;
CTRL+I组合键,对单据任两行之间插入一行;
F8“存盘”单据快捷键;
F7“打印”单据快捷键;
单据临时保存
●操作员在进行单据录入时,有时单据还没有完全录入完毕,但有其它事情要进行处理,如果此时保存了该单据,则单据会自动进入下一流程环节,就会提供了不完整的单据信息。
系统提供可以不用保存单据,只需将此单据存入临时数据库,操作员也可以将系统退出,下次再登录时,将此临时的单据调出即可,如下的操作:
在单据表头右边的空白位置点鼠标右键,如下图标示:
在此空白区域点鼠标右键
在空白区域点鼠标右键后,会出现如下图所示的菜单:
在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”,出现如下图的窗口:
系统会自动在“单号”栏位生成一张临时记录的单号,以便下次调出临时数据时使用,操作员也可以在备注栏位内输入一些信息,以便查询,然后点“确定”即可。
下次登录系统时,则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表,选择“从临时表导入数据”,在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。
单据默认值设定
●操作员在操作单据,对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时,系统提供设定单据的默认,减轻输入量。
比如请购单,表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的,则可以对其设定默认值。
同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键,在弹出的菜单列表里选择
“表头栏位设定缺省值”,如下图所示:
●选择菜单后,弹出如下图的窗口:
●在“设定默认值”窗口里,对要设定默认值的栏位里选择上内容,然后确定即可。
操作员以后每次打开此单据时,已设定默认值的栏位都不用再重新输入。
货品查询
●操作员在做单的时候,必须录入货品资料,而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢?
系统提供以下三种查询方式,以请购单为例:
1.默认查询
单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”,如下图所示:
将鼠标放在“品号”栏位内,如下图所示:
然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母(助记码),系统会将根据输入的关键词进行过滤,会将包含该关键词的内容显示出来,如下图所示:
此种过滤方式,因考虑到显示资源的问题,所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。
2.组合查询
组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤,前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”,如下图所示:
然后在单据里的品号栏位里,点击栏位里右边的按钮,会弹出如下的窗口:
这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容,系统会根据这样的多级过滤条件进行查询,如下图所示:
系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来,只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击,可以多选。
然后再点右下角的确定即可。
✧栏位说明:
大类:
编码的总归类,分为制成品、半成品、原料、物料;
中类:
请参阅《编码原则》文档;
品号:
物料编码,请参考《编码原则》文档;
品名:
物料名称,可以输入其中某一关键词。
3.默认模糊查询
第一次打开此窗口时,系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。
然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”,如下图所示:
选择“查找”菜单后,会出现如下图所示的窗口:
然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤,如下图:
此种方法是比较高效的查询方式,系统会自动将本次操作的过滤关键词保存,下次再进入此窗口时,显示速度会加快。
建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。
我的工作台
●用户每次登录系统时,都会自动显示“我的工作台”界面,如下图:
如此选项没有勾上时,进入系统时不会自动显示我的工作台
●如登录系统时,没有显示“我的工作台”,则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母,也可以直接带出菜单,如下图:
●
或可以直接点击此快捷图标
●对于操作用户,可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据(需审核的)已经被审核或还是在审核中的,如下图说明:
未审单据:
当前操作员输入的需走审核流程且“未审核”的单据;
在审单据:
当前操作员输入的需走审核流程且未终审、但已进入审核过程的单据;
终审单据:
当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据;
退审单据:
当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据;
✧在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时,如显示内容不齐全,则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确,如下图:
✧
●对于部门经理、公司领导或职能部门,需要对单据进行审核时,可以在“我的工作台”上点选“我的审核”,如下图:
●要查看有哪些单据需要审核时,则点击“待审核”按钮,会出现如下图:
●对于待审核单据的详细内容,可以直接双击单据号码栏位里的单据号,系统会自动跳转到该单据的详细信息,比如现在双击单据号码为:
SO3B240001这张单,结果显示如下图:
●如对该单据是审核同意或是不同意时,可以点击下面的“审核”,如下图:
●此时选择“同意”或“不同意”,系统会再次弹出提供输入留言窗口,如下图:
●如有备注信息输入后,确定即可。
●要查看已经审核了哪些单据,或要对某张单据进行反审核时,则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”,如下图:
●可以双击该单据号码进行后,再在下方点选“反审核”,也可以在此页面上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核”。
如果要反审核之前已经审核通过的单据时,前提该单据还没有流转到下一流程.
●系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据,以便操作员可以快速打开单据进行作业,则在“我的工作台”左边选择“最近的工作”,如下图:
●有部分操作员开通了预警提示,不同的操作员有不同的内容。
这部分操作员进入“我的工作台”后,可以在左边的菜单中选择“我的预警”,如下图所示:
●此时对于显示红色的内容,可以双击进入查看即可。
可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。
✧对于“我的工作台”更详细的操作说明,请参阅文档《Sunlike+ERP+系统维护操作手册》。
整体流程图
仓库部
仓库部流程图
涉及单据和用途
单据别
用途
进货送检单
采购收料货品进入仓库时需经过QC检验,用仓库人员送检
暂估单
经过QC检验合格货品仓库入库转暂估单(代替以前的进货单)
进货验收退回
经过QC检验不合格货品仓库入库转进货验收退回,退回给供应商
缴库单
生产的成品经过QC检验合格货品仓库入库转缴库单
生产领料单
生产上的原料领用,来源于生产部的生产领料申请
生产退料单
生产上的原料退用,来源于生产部的生产退料申请
生产补料单
生产上的原料补料,来源于生产部的生产补料申请
出库单
仓库送货前做的备货动作,来源单为客户订单
销货单
货品出库,来源单为出库单(备货单)
库存调拨单
仓库对货品库位进行转移,来源单为库存调拨
进货送检
此单适用用采购收料送检
1、打开“进货送检”的菜单如下:
2、打开“进货送检”后,系统会跳出如下的窗口所示:
1、点击【新增】
2、点击【转入单号】
3、由于进货送检是要经过采购单转入的,所以在表头的“转入单号”栏位选择“从采购单转入”,如下图所示:
3、输入查询条件
6、点击选取
5、双击点选单号
4、点击【查询】
4、在弹出的窗口里,在“采购单号”栏位选择要转入的单号PO3C020001,然后点“查询”,系统会将此采购单的明细物料清单显示出来,如下图所示:
8、点击【选取】
7、双击勾选‘Y’
5、在窗口里选择对应的货品代号后,打勾确定后,系统会将此选择的内容带到进货送检单的表身,如下图所示:
9、确定无误,点击存盘
6、转入对应的采购单内容后,再次核对送检单内容,确认无误后,点存盘即可。
涉及单据和审核
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
TI进货送检
日期、采购单号、品号、数量
转暂估单
1、每次登录系统时或者直接打开,系统都会弹出“我的工作台”界面,主要是显示有哪些待办事项和是否有待审核的单据等信息,如下图:
1、点击【我的工作台】
2、点击左边菜单栏中的“我的预警”,即会过滤出有哪些要自己处理的事项信息如下图:
3、以上图显示的信息来看,其中“检验未转单”这项有数值显示,代表QC部门提交了验收单,但仓库还没入库或者进货退回
处理的;
4、要查看有哪些是检验未转单的,可以点击“检验未转单”,进入如下图的界面:
5、然后点击按钮,出现如下图的过滤界面:
6、在上图的过滤窗口中,如果要查看全部的进货送检未转单的,则可以在下方的“单据种类列示”里的“进货验收”打上勾,然后点击“确定”即可,系统会将全部进货送检但没转单的物料过滤出来,如下图:
7、在过滤出来的结果中,可以看到“验收单号”、入库单号、合格数量、不合格数量、验货数量等信息。
8、要对某一张验收单号进行检验时,则可以双击前面的“选择”栏位,双击后,系统会标上“Y”字符,如下图:
9、选择上要检验的物料后,在下方的下拉栏位里选择上“2.转暂估”,然后再点击旁边的按钮,系统会带将勾选的物料转到“验收单转暂估处理”,并弹出如下的窗口:
10、再次确认要验收的物料无误后,点击“选取”按钮,系统会将这些物料全部转入到暂估单,如下图:
11、确定检验结果录入无误后,点单据下面的“存盘”即可。
ZG暂估单