接待工作手册.docx

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接待工作手册

******公司接待管理手册

1.目的

为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效促进企业又好又快发展，特制定本管理手册。

2.接待范围

2.1内部接待

内部接待指公司系统内的接待，包括公司领导、公司各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。

2.2会务接待

包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。

2.3公务接待。

包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。

2.4商务接待。

主要指业主的考察、调研、洽谈等。

3.接待原则

3.1接待过程“热情礼貌、服务周到”；

3.2接待标准“对内从严、对外从宽”；

3.3接待管理“对口接待、预算管理”；

4.接待类别

接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。

一类接待：

适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略客户主要负责人、公司邀请的重要宾客的来访；

二类接待：

适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访；

三类接待：

系统内部一般人员及一般客户的来访。

以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。

5.接待流程

步骤

具体操作说明

责任者

1.收到接待任务

与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访目的

承办部门

2.制定接待方案

根据任务要求，制定接待方案，明确人员职责与分工

承办部门

3.公司相关领导审批

重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司相关领导审批方案

主管/分管领导

4.组织实施接待

根据方案，由接待主办部门组织实施接待，相关部门级人员依照分工配合

承办部门

4.1接送安排

办理迎送手续、做好迎送准备

承办部门

4.2住宿安排

根据来访人员身份预订与之相匹配的房型，提前领取房卡，需要配物品的房间提前配备

承办部门

4.3车辆安排

根据来访人数，合理调度，做好准备工作

承办部门

4.4就餐安排

根据实际情况，拟定就餐方案

承办部门

4.5活动安排

布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活动

承办部门

4.6应急安排

在接待过程中临时变化、突发事件等做好应急准备

承办部门

5.费用核销

结算各类费用，按照财务流程核销，冲抵预算

承办部门

6.接待总结

总结接待工作经验，提出改进措施

承办部门

7.建立接待台账

搜集整理接待有关信息，按时间建立接待台账

承办部门

备注：

办公室是上级领导、地方无业务对口领导以及公司领导要求接待的其他宾客的接待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。

6.接待流程指南

6.1接受接待任务并制定接待方案

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

收到接待任务

根据领导要求，及时与对方联系，了解宾客信息：

到访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职务、级别、性别、人数），往返情况（始发地、班次、车次、出发时间、预计到达及离开时间）

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掌握宾客（尤其是主宾）的生活、饮食习惯、工作条件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工作小组，做好分工，明确接待负责人

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如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员

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制定接待方案

根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步日程建议

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经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程安排

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根据日程安排拟定接待方案，内容包括，迎送陪同、视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装要求等

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填写《接待申请表》，按照流程履行接待方案，领导批准后组织实施，特殊情况可事前经主要领导口头同意后执行接待方案、《接待申请表》被批准后，及时将方案告知参加接待的有关领导及参与配合的相关部门、单位和个人

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根据任务要求，编印小开本《接待手册》

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6.2接送安排

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

迎接准备

提前一天确认来宾信息有无变化

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提前了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作

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准备接机（接站）牌

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通知接机（接站）车辆出发时间

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提前3个小时了解来宾抵达时间，确定是否准点到达

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工作人员提前到达机场（车站）等候并引导接机（接站）领导迎接来宾

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迎接

领导出站后，协助来宾领取行李并送往住地

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做好来宾入住、用餐的引导工作

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提前通知迎接领导在公司总部迎接，通知总部迎接人员各就各位

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送行

落实来宾回程信息：

回程时间、班次（车次）

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提前询问航班（车次）情况，了解有无晚点、延误等变化

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根据需要，搜集来宾相关证件信息

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协助办理行李托运手续

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6.3住宿安排

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

酒店预订

根据来宾身份提出2-3个酒店备选，经领导审核后，确定来宾入住酒店

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实用房数量、房型、入住时间、住宿天数。

根据来宾级别安排房间：

原则上一类宾客安排套间，二类宾客安排商务间或单间，其他人员安排标准间

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预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期而造成不便

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来宾较多时，应预留机动房

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办公室负责人员、领导秘书等人员的房间尽可能靠近主宾房间

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迎宾准备

提前办理入住手续，领取房卡

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检查房间设备是否完好

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根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送：

如：

企业宣传册、欢迎卡、茶叶等

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提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施

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迎宾安排

与迎接人员保持联系，确定到达时间，将情况及时向等候迎接来宾的领导汇报

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提前十分钟在酒店大厅等候来宾

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来宾到达酒店后，帮助卸取行李

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向来宾发放房卡，引导来宾上电梯

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6.4车辆安排

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

用车安排

嘉宾用车，提前安排（司机姓名、电话、车牌号）

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车辆安排

根据接待方案，驾驶员提前熟悉来宾行程，对行车路线进行设计，必要时踩点，选择最佳路线，对可能出现的异常情况做好预案

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路线选择

驾驶员应提前检查车况，检查车上空调、影音设备，确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提前准备好通行证件

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驾驶礼仪

穿着正式工作服，系领带，白色手套

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保持服饰整洁、面容清洁

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使用礼貌用语，服从接待现场安排

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车辆编号

车辆超过三辆时，应对车辆进行编号

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车上物品

配备并及时更新纸巾，矿泉水、雨伞、常用药及当地地图

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行车服务

在来宾上车前开启车内空调，置于合适温度，来宾上车后主动询问温度是否适宜

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每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持车内干净卫生

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来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品

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应急预案

针对可能出现的异常情况，做好预案，提前了解天气、路况、车辆通行情况等变化

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6.5就餐安排

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

餐厅选择

根据来宾级别及相关要求预订1-2家宴请地点，由相关领导确定宴请地点

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餐厅布置

按要求布置就餐地点，酒水、香烟提前放置，红酒需要醒的提前通知酒店服务员提前醒酒

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安排席位

落实来宾名单，确定就餐陪同人员

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重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席位卡

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菜单安排

根据主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：

菜单包括凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果；了解来宾口味合理搭配；体现当地特色和时令菜式；控制好用餐标准及菜量，不铺张浪费

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物品准备

红酒、白酒、香烟等

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宴请标准

例行节约，原则不上高档菜肴和名贵烟酒，宜选用当地家常菜、特色菜和当地特产烟酒。

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迎宾安排

布置好来宾休息区、安排茶水、消遣用品

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确认来宾到达时间，告知相关陪同人员提前15分钟到达餐厅等候

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引导来宾入座

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宴会结束

用餐结束前15分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备

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协助领导将来宾送至门口或上车地点道别

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在来宾离开时及时关注是否有遗留物品

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6.6活动安排（会议、考察接待）

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

场地布置

会议

按照会议人数，会议形式确定会议室，布置会场，了解会场设施

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提前制作会场横幅

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保持会场清洁

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根据实际情况放置指示牌

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提前准备电子屏

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准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）

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在座位上摆放会议议程（包括参会人员名单、会议议程及公司简介）、交流材料等

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业主考察接待

根据来宾人数，准备适量的水果

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保持接待室干净卫生

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提前准备好热水和茶叶

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物品准备

准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字笔、桌牌等必要用品

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设备检查

检查会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系统，空调应提前开启

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会场服务

服务人员提前到位，提前通知参加会议人员入座

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会场服务人员应衣着得体，最好穿工装

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会议服务期间，应及时为参会人员添加茶水

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宣传报道

有关部门应提前准备录像、录音设备

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提前与媒体联系，开展新闻报道

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对内对外宣传报道经相关领导审核后方可发布

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迎接来宾

会场布置工作就绪后，通知接待人员

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及时了解来宾出发时间，预估到达会场时间

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确认来宾到达时间并向领导汇报，告知领导迎接来宾

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引导入座

来宾到达会议室或接待室，引导来宾入座

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会场服务

会场服务人员应每20分钟进入会场查看参会人员茶水情况，并及时为来宾及参会人员添加茶水；会议休息时，根据实际情况，及时清理会场

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会议开始前，可播放节奏轻快的音乐

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资料整理

会议结束回收整理资料，检查是否有物品遗漏

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6.7活动安排（视察）

工作项目

工作内容

三级接待

二级接待

一级接待

信息落实

落实视察目的、时间及具体视察的基层单位或项目

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了解视察地点当天的天气情况

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前期准备

相关部门应拟定1-2套视察议程报领导审核

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落实考察陪同领导、人员名单

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