郑璞珂市场部管理制度文档格式.docx

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●网络宣传

●行业展会信息的收集、反馈

●文案处理

●各部门间相关工作信息的接收与传达

●销售用品的管理

●上级领导临时交办的其它工作

2.成品库库管员

●成品库产品的保管

●成品入、出库

●成品库保管帐登记

●机加车间入库产品包装

●库房产品摆放及标识

●成品库相关报表的统计

3.市场部部长

●业务报表的汇总归档

●年、季、月销售结果统计

●年、月生产计划

●货款催收、查收与确认

●重点客户、重大项目的跟踪

●制定部门月计划，总结部门月工作内容

●团队建设与管理

●部门间工作沟通、协调

●本部门相关管理制度的制定、补充、完善

四、业务管理

1、合同实施过程

1.1、合同的生成

1.1.1、接听来电、接收传真、收发邮件后，了解客户需求，确认发货、付款方式等，记录

1.1.2、了解库存及生产情况，价格、交货期、付款方式等达成共识后，由内勤专门人员编制正式合同，或以口头订货记录单形成合同

●正式合同：

通常为需款到付货客户、单次订货金额较大客户、非定型产品客户

●口头订货记录单合同：

通常为往来多次客户、月结客户、累计结款客户、金额较少客户

1.1.3、合同类型的确定：

●有库存：

可直接发货的，按合同要求正常操作，为A类合同

●无库存，属我方正常生产的产品，按之前与生产部门沟通情况，下《生产任务通知单》，登记，跟踪，产成后按合同要求正常操作，为B类合同，

●非定型、初次生产的产品，签订合同前需填写《产品要求评审表》，与相关部门沟通，按照《产品要求评审表》的结果，给客户报价及交货期，达成共识后按照“无库存”情况正常操作，为C类合同

B类、C类合同所下生产任务应专门登记，并有专人跟踪生产情况，如合同部分现货，部分需生产的情况，需下《备货单》给库房，提前准备现货产品。

1.1.4、合同编制后，需由市场部部长核对，再由销售厂长审批后方可正式实施

1.1.5、形成正式合同后，由专人编号，按照合同类型进行分类，并进行合同登记

●编号方法：

LG****（四位年份）-***（本年度总序号）

●合同登记：

按照合同编号，有序进行登记，合同登记表要求内容填写完整

●对于不能直接付款的客户，需登记手工账本，将客户的付款情况和发票情况等均记录清楚

1.2、合同的执行

1.2.1、合同签订后，按照合同确定日期，进行发货安排，由专人填写《发货通知单》，《发货通知单》内容要求填写详细准确

1.2.2、接到发货通知单后，由专人按照合同要求填写出库单，部门负责人签字后，到成品库进行出库，出库后，对照合同内容填写装箱单，一式两份，按照装箱单内容对照货物后，装箱；

然后按照发货通知单内容和合同要求填写邮单，通知快递公司，发货

1.2.3、发货后填写发货登记（电子版），并相应将对应合同的发货方式及日期填写在《合同登记》上，3~4日后与客户联系，确认货物接收情况，并做好记录

1.2.4、对于临时提货的客户，付货时应认真清点货物，之后按照合同生成相关程序操作

1.3、合同回款的执行

1.3.1、根据客户类型确认付款方式：

新客户及部分老客户均应以款到付货的结款方式；

一年以上，三年以下客户最晚不能超过一个月结款，且月欠款额不能超过1.5万元；

三年以上老客户最晚不能超过季度结款，且季度欠款不能超过5万元；

未遵守上述条件的客户，均由销售厂长在出库单上审批后方可继续发货。

●需款到付货的合同，必须与财务人员确定款项入账后，方可安排发货

●月结客户：

月初开具上月往来产品发票，并要求客户于月末前将发票开具金额付清，如未按约定付款的客户，取消其月结的付款形式

●季度结款客户:

在约定付款月份，月初提醒客户本月应付款项，并定期对账（对账期限最晚不低于2个月）

1.3.2、应有专人负责款项的催收及确认

2、售前与售后

2.1、售前咨询、询价

2.1.1、应了解客户的基本自然情况，如产品用处、初次和未来使用量、之前使用情况等，确定客户种类

2.1.2、如需提供报价，按照报价管理制度对应客户种类报价，

2.1.3、报价人员应及时跟踪，确定最终结果

2.1.4、目标客户客户信息应有专人进行记录归档，并跟踪确定最终结果

2.2、样件及资料的提供

2.2.1、对于需提供样件的客户，需由内勤人员或业务员填写《样件申请表》后，审批后方可提供

2.2.2、每次提供样件规格不能超过5种，单规格数量不高于10件，部门负责人签字生效，高于此数量须由销售厂长审批

2.2.3、工具不能作为样件提供，如有需要，须由销售厂长审批

2.2.4、技术参数资料及样本可正常提供

2.2.5、寄样件只可发普通快递，且记入所属部门销售费用中

2.2.6、样件及资料提供后，经手人应及时跟踪，确定最终结果

2.3．售后

2.3.1、新客户：

产品售出后，需由专人进行回访，以了解客户的使用情况，并做好记录

2.3.2、老客户：

需有专人定期的进行电话回访，或直接拜访，并做好记录

2.3.3、关于客户对于产品使用方法及技术方面的有关咨询，常规问题可直接解答，需由专业技术人员解答的问题，必须由技术部相关产品专项负责人员进行解答

2.3.4、客户如有产品质量的问题反馈，需详细填写《产品问题处理单》，与相关部门协调后，再与顾客沟通，处理时间最晚不能超过2个工作日

2.3.5、关于现场服务：

服务人员必须全面掌握产品相关知识，处理问题后，需填写《现场服务记录单》

2.3.6、客户来访时，接待人员应礼貌，耐心

2.3.7、所有与与客户沟通的电话记录，均应记录于《客户沟通记录表》中

3、帐务管理

3.1、与客户往来帐目应有专人负责记录，对于月结和季度结款的客户应记录在往来手记账本上，需将已结和未结款项记录清楚，临时往来未结清的账目（已开发票未付款或已付款未开发票等情况）也应记录清楚，直至双方账目结清后，方可销账。

●其他相关操作参照本章1.3合同回款的执行

3.2、收款

●现金（含银行卡付款）收款：

需有专人配合财务部收款，并以收款收据的形式双方（本部门和财务部）确认，本部门按类别记录于《月收款明细》后，进行销账

●支票收款：

收款后，记录于《月收款明细》中，交于财务，财务签字确认，本部门进行销账

●汇款：

定期由专人与财务部确定客户付款情况，记录于《月收款明细》中，并进行销账

3.3、日常现金使用管理

本部门日常用款，通常包含非月结运费；

由专人到财务部借款，单次借款上限为1000元；

借款后，由专人负责登记于《现金使用明细》中，将每笔支出记录清楚，并附对应发票，无发票的，需由经手人签字以收据形式记账，单次借款用完后，将《现金使用明细》及所对应发票同时到财务部销账后，再重新借款

3.4、快递公司月结款的结算

收到快递公司月结款对账单后，由专人进行核对，并以代垫和支出的明细表形式，附快递公司发票，部门核对后，按照财务部报销程序进行月结款的领取，后交予快递公司业务人员进行月结款的结算。

4、计划、报表

4.1、月生产销售计划（丝套、机加）

根据库存及合同情况于每月28日报下月《库存及合同待入库》，分机加和丝套（丝套可分为上半月和下半月进行）两部分，以做为生产部门下月生产计划的指导

4.2、销售报表

4.2.1、月报表：

于每月5日前报上月销售情况统计，含当月销售明细、当月回款情况、月末余额对照表、新客户情况统计表、销售总报表、当月入库明细表、月末库存情况统计表、财务所需对照表

4.2.2、季度报表：

每一季度结束后，于下季度初10日前报上季度销售情况统计，含季度销售明细、季度新客户情况统计、季度销售总表

4.2.3、年报表：

年度结束后，于下年初10日前报上年度销售情况统计，含年销售明细、年销售总表、年入库明细、年末库存情况统计

报表应由专人负责整理，按照规定日期前完成，并确保质量

4.3、质量月报

于当月5日前由专人负责报上月质量月报，内勤及成品库质量报表合并，确保报表的真实性。

4.4、相关软件的录入

除日常的表单填写，应于每日将前日所发生表单（发货单、销售出库、销售发票、收款）录入相关软件，并有专人审核、进行后续操作，以为所需报表提供基础及对照

5、销售档案的归档

销售档案包括厂内传送文件、客户往来各类文件、质量管理体系相关文件、业务人员日常表单、客户各类档案。

应有专人负责文件的归档及质量管理体系有关文件的整理，按照类别存档。

6、销售用品管理

销售用品包括：

资质文件、样本、办公用品

应有专人负责管理及发放，并建立台账

8、库房管理

8.1、成品库库管员负责库房产品的保管，并负责产品的出库及入库，入库产品应有对应的入库单，出库产品根据市场部内勤所开单据，按照要求认真清点数量。

借用产品应做好记录，并由经手人签字，一定时间后，应将所借产品催回。

8.2、成品库需建立保管帐，并做好保管帐的登记，包括正常的出入库及非销售出库，确保账物相符，每月月底将非销售出库整理后，报本部门内勤

8.3、成品库负责机加入库产品的包装，包装要求根据技术工艺要求

8.4、库房产品摆放要求整齐合理，所有规格均应标识清楚

8.5、成品库库管员负责成品库相关报表的统计，包括当月入库明细，当月出库明细，非销售出库统计

五.奖励考核办法

1、适用范围：

本部门

2、奖励考核周期：

每月1~31日

3、奖励考核兑现时间：

周期结束后一

五、目的：

六、适用范围：

七、职责

3.内勤

4.成品库库管员

八、业务管理

2、合同实施过程

B类、C类合同所下生产任务应专门登记，并有专人跟踪生产情况，如合同