采购外协过程控制程序Word文档格式.doc

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5、负责参与外协与采购人员的考核。

五、相关部门职责：

开发部：

作为产品研发过程的项目责任部门，负责提供产品设计阶段采购、外协产品的明细表、编制物料需求计划、采购产品检验、验收标准、外协加工技术协议，对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定。

工艺室：

负责编制产品工艺预算、加工工艺流程、标准件采购明细表、外购件采购明细表，批产过程中对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定。

质量部：

负责采购产品的所检、军检。

编制产品质量控制计划，明确检验方法、计量器具、试验项目及内容。

参与供方的选择和评定。

总师办：

负责研究所内外技术问题的协调、把关，确认产品技术状态，参与供方的选择和评定。

财务部：

负责采购成本控制、监督项目预算使用状况，参与供方的选择和评定。

六、合格供方开发、管理流程：

计划部采购与外协主管负责研究所供应商资源挂历及供应商的开发工作。

制定供应商年度开发计划，并监督各部门执行。

供应商开发流程图：

采购外协主管

其他相关部门

计划部采购外协主管

供应商

开始

开发任务下发

年度供应商开发计划

研究所年度计划

②开展调查

③供应商初步评估

相关信息

样品

①制订开发计划

⑤比价、议价

报价

⑥后期跟踪

⑦初选合格供应商

⑧供应商开发报告

审核

存档

结束

④首件或小批量

试制

总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部参与评定

6.1、相关部门职责如下：

（1）、计划部：

负责指导供应商开发工作，审核供应商承接产品制造能力的相关文件，签署供应商开发评审意见，并报总经理审批（供应商评分表见附件1）；

（2）、制造部：

负责供应商及供应渠道的开发，供应商企业规模、企业信誉、生产能力、交付能力等方面的审核；

（3）、总师办：

负责协作项目供应商资格的审查，协同开发部、工艺室审查供应商开发能力、生产工艺能力、水平；

（4）、开发部：

负责身产供应商开发能力以及产品二次研发能力；

（5）、质量部：

负责审查供应商的资质文件、质量体系管理、计量器具及设备；

（6）、工艺室：

负责审查供应商生产工艺能力、水平；

（7）、财务部：

负责审查供应商的财务状况、纳税人资格；

6.2、XX年度供应商开发规划：

6.2.1、供应商开发需求：

研究所XX年度计划编制完成、批准后，计划部组织市场部、总师办、制造部、开发部、质量部、工艺室、人事行政部等相关部门确定供应商开发需求。

（1）、各职能部门根据当年的生产、开发、部门建设、贸易计划、日常工作需求以及所内其它相关需求编制《供应商开发需求表》（见附表2），提报至计划部主管汇总；

（2）、计划部主管根据项目实施情况、研究所发展需求补充完善《供应商开发需求表》后，由计划部采购外协主管汇总；

（3）、计划部采购外协主管根据《项目进度月总结》、《项目进度年度总结》、《供应商开发需求表》等相关文件确定各部门供应商需求情况，汇总报计划部经理审批。

（4）、供应商开发需求确定后，计划部经理供应商资料库信息，综合各供应商的《生产任务月报》（附表3）、供应商考评结果、质量分析结果，确定实际需要开发的供应商目标、数量，报总经理审批。

6.2.2、供应商开发计划：

（1）、计划部采购外协主管根据供应商开发需求，以及研究所内项目实施计划、内部建设计划，编制《XX年度供应商开发计划》（样本见附表4）并报计划部经理、总经理审批；

（2）、《XX年度供应商开发计划》审批后，计划部采购外协主管负责讲计划下发各部门采购外协主管；

（3）、各部门采购外协主管根据《XX年度供应商开发计划》编制部门内部供应商开发计划，并报计划部采购外协主管审批、存档。

6.3、供应商调查、评估：

（1）、采购外协主管收集、筛选供应商信息，填写《供应商基本资料表》（附表5）、《供应商调查表》（附表6），报计划部采购外协主管；

（2）、计划部采购外协主管认定供应商基本资格符合研究所要求后，采购外协主管组织质量、工艺、技术人员组成供应商考评小组，对供应商进行初步资质评定。

包括供应商的设备配置、人员技能、生产加工能力、经营范围，过程参数和工作环境等的确认。

并填写《供方质量保证能力评价表》报计划部、质量部存档；

（3）、初步资质评定后，采购外协主管安排供应商进行首件或小批量试制工作。

并将供应商提报的生产计划、产品报价等相关信息至计划部采购外协主管；

（4）、首件或小批量生产完成后，计划部采购外协主管组织总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部等部门，对供应商进行全面评定。

包括生产供货能力、质量保证体系、生产工艺水平、售后服务等，最终由计划部填写《供应商评分表》，将通过评审的合格供应商资料报总经理审批；

（5）、审批后的合格供应商由计划部将供应商信息更新至研究所内供应商资料库中，实现资源共享。

七、采购与外协流程管理：

研究所内各部门根据需求（XX年度计划、部门内部建设、项目实施、日常生产办公需求等）提出采购计划、采购清单，经计划部、总经理审核后，各部门采购外协主管选择合格供应商、经过商务谈判确定标的物数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点及其他相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。

7.1、采购任务的分类：

采购任务一般分为两种：

常规采购和外协采购。

常规采购：

一般指成品半成品的采购工作，包括研究所内固定资产采购、低值易耗品采购等。

主要依据计划部的任务单或日常办公、生产需要，多为计划形式的采购。

外协采购：

一般指项目产品整体外协或主要零部件外协加工，主要依据计划部项目任务书内容，采购周期相对比较长，与供应商签订采购合同，辅以技术协议、质量协议的形式进行的采购。

7.2常规采购：

7.2.1、常规采购流程图：

是

否

①编制采购物料明细、采购计划

财务部

总经理

②选择合格供应商

③询价、议价

相关部门

计划部经理

审批

预算

⑤执行采购任务

检验、入库

工艺室编制工艺预算、材料清单

（特指项目采购）

④编制采购合同

7.2.2、采购物料明细、采购计划的编制及签审：

采购外协主管根据项目实施计划、原材料、标准件清单、外购件清单以及供应商报价编制采购计划（样表见附表7）。

（1）研发任务完成后，技术人员将产品生产所需原材料、外购件、标准件的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的设计栏中；

（2）、工艺人员编制完工艺文件后，将原材料、标准件、辅料的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的工艺栏中；

（3）、财务部库房管理人员负责盘点当前库存，并将结果填写入库房栏中；

（4）、采购外协人员负责确定实际采购数量，进行市场调查、供应商的选择、询价、议价，并将相关信息填写入采购栏中；

（5）、采购外协主管汇总相关信息后，结合项目实施计划，将到货时间、到货地点填写入采购栏中，由开发部、工艺室、项目负责人会签；

（6）、采购物料明细、采购计划编制完成后，由计划部采购外协主管校核并报计划部、总经理审批。

7.2.3、采购合同的编制及签审：

合同的编制及签审按研究所《甲方合同管理规定》（试行）中的相关规定执行。

计划部采购外协主管审核的内容如下：

（1）、合同供方全称填写清晰、准确，需是经过评审的合格供应商。

特殊情况下，若需从《合格供方名录》以外的单位采购时，应由采购外协主管提出，经部门经理审核，征得计划部和质量部同意后，报研发项目负责人批注，此种情况填写《合格供方外采购审批表》；

（2）、合同编号由计划部统一编制；

（3）、签订地点原则上注明“北京明航技术研究所”；

（4）、标的物名称、规格、型号、数量、单价、总价填写清晰、准确，与采购物料明细对应；

（5）、质量要求、技术标准原则上注明“以需方提供提供的图纸、双方签订的技术协议”或“国家标准及相关的行业标准”；

（6）、供方对质量负责的条件与期限符合质量部及市场部的相关要求；

（7）、交货地点和日期符合采购计划及项目实施计划的相关要求；

（8）、运输方式与费用负担原则上注明“供方承担运输费用，运输方式不限，供方对运输过程中的质量负责”；

（9）、包装要求与费用负担以质量部、市场部的相关要求，或注明“包装费用由供方承担，包装方式不限，供方对运输过程中的包装质量负责”；

（10）、验收标准与提出异议期限符合质量协议的相关要求；

（11）、结算方式原则上注明“货到验收合格（或军检合格）、供方开具全额17%增值税发票后，xx日内结款”；

（12）、违约责任按供需双方商务谈判的结果填写，原则上尽量保全研究所利益；

（13）、解决纠纷方式原则上注明“本合同项下发生的争议，由双方当事人协商解决；

协商或调解不成的，依法在需方所在地人民法院起诉解决”；

（14）、合同生效日期原则上注明“自双方签字和盖章之日起生效”。

7.2.4、产品的检验与不合格品处理：

产品的检验与不合格品处理按质量部相关文件及流程处理。

退换货处理：

（1）、采购人员在接货所检结束后，依据退换货标准和验收结果，确定退换货品，并清点、整理、记录，做好标识后送至库房保管、登记；

（2）、采购人员负责填写退换货单据（见附表8），所开的退货单一定要填写清楚退换货原因（后附所检记录）、数量等信息；

（3）、退换货单一式五联，第一联当天寄给供应商，第二联、第三联同交货文件送公司财务部，第四联叫供应商或由货运公司司机带回，第五联采购部门留底；

（4）、采购人员应及时就退换货相关事宜与供应商沟通协调，并通知其办理退换货。

如果是远距离采购，涉及运费问题，采购人员需在退货前与供应商交涉有关事宜；

（5）、供应商接到退货通知后，至研究所取得退换货单，并凭退换货单至库房登记、取退货货品，经采购验收人员查验、登记后放行。

如供应商接获通知10天仍未办理退换货手续者，则视放弃该退货品。

备注：

有关退换货条款可写入双方长期合作协议中。

7.3外协采购管理：

①选择合适供应商报价、生产计划

②编制项目实施计划、项目预算

③生产前准备

⑤执行外协任务

工艺室编制文件；

质量部、计划部参与外协供应商的确定

开发部编制技术协议、质量部编制质量协议

7.3.1、生产前准备：

生产前准备要求采购外协主管完成四项工作：

生产预算、生产计划、质量控制方案、加工工艺方案。

采购外协主管根据产品特点，综合考虑外协厂家报价、市场行情，提报一个合理的生产预算，作为最终采购外协合同签订的依据。

采购外协主管在质量部、工艺室的配合下完成质量控制方案、加工工艺方案、外协厂家提供的生产计划，综合编制《项目生产策划》。

7.3.1.1、生产预算：

采购外协主管接到图纸后，二个工作日内将图纸下发到