最新工程资料管理制度文档格式.docx

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项目资料管理人员须在项目开工一周内将本项目在工程准备阶段资料（国土证、施工许可证、规划许可证、可行性研究报告等）,将复印件报至工程管理部进行存档备案，并按规定将原件报公司档案室存档，完善相关交接手续。

项目部与相关单位签订合同后，须同时将合同原件及电子版报送至工程管理部。

建设单位在施工准备阶段应具备资料：

1、立项文件（包含项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料等）2、建设用地、征地、拆迁文件（包含选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证等）3、设计文件（包含变更）4、勘察、分析、规划类文件5、招投标文件6、合同文件等

二、工程施工阶段文件管理:

（一）项目部人员应随时掌握工程进度情况，督促监理单位、施工单位做好各项工程资料的制作、收集、整理、报送等，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部及公司资料管理制度进行报告、催交、整改。

（二）项目部正式图纸出图后，须一周内将一份完整的施工图纸原件（包含建施、结施、水施、电施、设施、市政景观绿化总平图纸等）及电子版报送至工程管理部。

（三）项目部须按月（每月最后一个工作日前）将项目月报、项目施工检查记录（质量、进度、安全文明等）报送至工程管理部。

（四）项目部每月资金计划、支付情况等工程款项拨付资料，待审批通过后同时将复印件报送至工程管理部。

（五）项目部工程负责人定期（按月或阶段）组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，发现问题，及时整改。

工程管理部定期（按月或阶段）或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。

建设单位在施工过程中应具备资料：

1、监理文件（月报、细则、会议纪要、通知及整改单等）2、施工方文件（签证单、工程联系单、各项材料报告，报验资料等）3、施工图4、设计变更（技术核定）资料5、相关单位来往文件6、各项施工方案及防范措施等

三、工程竣工验收文件管理:

工程竣工验收前，项目工程部负责督促总承包单位汇总整理各分包单位编制的全部工程资料，统一管理。

并按照当地政府职能部门工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的收集、整理、组卷工作，为工程竣工验收提供必要条件。

工程竣工验收备案通过后一月内，项目部应将一套完整的工程资料原件（含竣工验收资料）交于工程管理部档案管理室。

在该工程竣工验收备案时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存档，并在复印件上注明原件去处。

建设单位竣工验收应具备资料：

1、竣工图2、各项实体检测（含竣工验收）报告3、地勘报告4、消防、环保、规划、档案馆、质监等部门验收资料5、竣工验收备案、综合验收等资料6、空气、土壤氡、白蚁等验收（检测）报告6、结算资料7、工程质量保修书、住宅使用说明等

第三章监理单位资料收集及管理

一、监理单位相关资料收集及管理：

工程施工前期，项目档案人员督促监理单位提交监理规划、监理实施细则、监理控制计划等到项目部资料室存档；

工程施工过程中，项目档案人员督促监理单位及时将每周监理会议纪要、监理月报、监理通知单等资料报送项目部资料室存档，工程管理部定期或不定期对监理资料进行检查。

监理单位应具备资料：

1、监理规划、监理实施细则2、项目有关质量、进度、安全文明施工检查记录及问题记录3、监理会议纪要、监理月报4、进度、质量、造价控制文件5、分包资质文件6、监理通知单及处理回复资料7、、合同及其他事项管理文件8、监理工作总结文件等

第四章施工单位资料收集及管理

一、施工单位相关资料收集及管理：

工程施工前，项目档案人员督促施工单位根据施工情况完善施工技术准备文件，如测量放线方案、土方开挖专项方案、护壁降水专项方案、地下室防水专项方案、脚手架专项方案、安全防护专项方案、卸料平台专项方案、混凝土浇筑方案、施工电梯方案、外墙保温专项方案、门窗（栏杆）施工专项方案、分户验收检测方案，施工总进度计划等资料，完善签字程序后，在施工前将原件提交项目部，并同时报送一份原件至工程管理部。

在施工过程中，如果发生设计变更、技术核定、图纸会审等情况，项目部须同时将设计变更、技术核定单、图纸会审纪要报送一份原件至工程管理部，因设计变更等原因，产生经济签证的情况，须将完善签字盖章手续的施工指令单及经济签证单同时报送一份原件至工程管理部。

项目部应及时收集工程施工过程中产生的质量证明文件及试验报告、各种图纸变更记录、施工记录、施工中来往函件等相关资料，并对其进行原件存档。

施工单位应具备资料：

一、建筑安装工程

（1）建筑（建筑与结构）工程

1、施工技术准备文件2、施工现场准备3、地基处理记录4、工程图纸变更记录5、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告6、施工试验记录7、隐蔽工程检查记8、施工记录9、工程质量事故处理记录10、工程质量检验记录

（2）安装工程文件

1、一般施工记录（施工组织设计，技术交底，施工日志）2、图纸变更记录（图纸会审，设计变更，工程洽商）3、设备质量检查、安装记录（质量合格证，设备说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录）4、预检记录5、隐蔽工程检查记录6、施工试验记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；

电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告。

）7、质量事故处理记录8、工程质量检验记录9、竣工图10、竣工验收文件

（3）室外工程1、室外安装2、室外建筑环境

二、市政景观绿化总平等基础设施工程

1、施工技术准备2、施工现场准备3、设计变更、洽商记录设计变更通知单，洽商记录4、原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告5、施工试验记录6、施工记录7、竣工图等

第五章竣工验收资料管理

一、竣工验收文件管理：

工程竣工验收前，项目部应按照政府职能部门工程技术资料管理规定，将施工全过程及竣工验收阶段产生的资料收集、整理、装订后报送至质量监督站、档案馆及相关部门进行工程竣工验收备案。

竣工验收应具备文件：

1、工程竣工验收申请表2、工程竣工验收会议纪要3、工程竣工验收整改意见4、工程验收整改意见处理报告5、竣工验收备案表6、工程质量评估报告7、勘查文件质量检查报告8、设计文件质量检查报告9、建筑工程室内环境质量检测报告10、建筑工程土壤氡浓度、空气检测报告11、房屋建筑工程竣工验收报告12、消防工程验收意见书13、电梯（扶梯）等设施设备验收结果通知单14、燃气工程竣工验收报告15、竣工图16、规划验收合格证及建设工程竣工验收测量报告及房屋建筑面积测绘报告等

第六章档案立卷、销毁

●档案立卷的要求

1、档案材料归档时，以A4（即210mmx297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。

2、档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

3、文字材料组卷时，厚度不得超过4cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

4、装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。

5、纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

6、立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

7、立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

8、立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

9、为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。

●档案立卷方法：

1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5部分。

2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

5、竣工图可按单位工程、专业等组卷。

6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

7、工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；

《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；

《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；

《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时须列明项目全称、文件的编号、主题及归档时间、保管期限、密级、档号等。

对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

●档案的鉴定

1、档案根据档案重要性及密级分为永久保管、长期保管、短期保管。

（具体详见工程资料归档范围和保管期限表全表）

2、随着档案保管时间的增长，或保管期限到期，或保存价值发生变化，应重新筛选调整，一般五年进行一次，在工程管理部及公司综合办公室主持下，档案室和有关部门组成鉴定小组共同进行，重新确定档案保管期限及密级。

●销毁

对超出存档期限的工程资料，工程管理部档案管理人员需提前进行造册并列出清单，经工程管理部经理及工程分管领导和公司组成的档案鉴定小组审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存，档案销毁必须有两人或两人以上相关人员清点核对、监督实施，监销人员要在销毁清单上签名。

第七章工程管理部内部资料管理

1、收到上级有关单位发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并及时呈报工程管理部领导。

根据文件性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。

如须发放到项目部，复印后及时发放并做好《文件发文记录》，并督促项目部严格按照文件执行落实，并给予材料反馈，并组织人员进行检查。

2、收到公司内部发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并同时呈报工程管理部领导。

如须组织部门员工学习的，及时组织部门员工进行学习交流，并报送相关材料。

3、对工程管理部发放到项目部的通知文件等，做好对原件存档及发放工作，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》，并负责监督、督促项目部贯彻落实。

4、对项目部提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，经办人应同时呈报工程部领导，根据文件性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。

5、所有文件、书籍、资料等，须经部门负责人及分管领导同意后方可借出，并应填写《借阅登记》，借阅人须妥善保管所借文件资料，如若遗失将承担相应责任。

6、完成有关会议及电话通知的记录、处理工作。

7、严格按照印章使用程序使用印章。

8、根据实际情况，对上述工程技术资料由档案人员统一进行计算机信息管理，以便查阅。

保持对外联络畅通，以便及时处理有关临时事务。

第八章附则