如何开好招商会Word文档格式.docx

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二、会场的选定及布置

1、会场选择标准：

A交通便利：

便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；

B在当地比较知名：

会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；

有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生疑惑：

这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？

C具备同时开会、住宿、就餐的条件：

根据不同的会议规模选择不同的会议地点。

会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。

会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。

卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。

D会场的布置：

为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。

从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，（区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组），有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。

引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。

“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。

类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。

2、会场的费用的结算：

又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总台开长途。

三、接听电话的技巧：

1、话接听程序：

招商电话接听第一责任人是销售部，每一个接听招商电话得人必须正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由销售部每天汇总一次。

2、前台接听电话的标准语言是：

“你好，某某某公司！

”或者“你好，这里是某某公司。

”

对方如果询问招商信息，就直接转到销售部，如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：

“你好，他现在不在，你能否留下你的联系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您”。

等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。

3、在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。

4、详细记录客户的信息：

所在城市，性别，职业或从事行业，有无时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，否则快件公司不受理）。

5、如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首先不要顶撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。

6、言出必践：

一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复，即使是没有结果，也要通知一声。

7、超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避免给对方以罗嗦的印象。

8、公司的谈判机密不能泄漏。

比如说别的经销商成交的金额，打款的阶段等等。

接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。

四、资料的传真与邮寄发放

1、资料发放的种类：

邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有嘉宾需发请柬。

2、资料发放的方式：

特快专递、快件、挂号、传真、电邮。

3、资料发放的注意事项：

A邀请函的内容与设计可先与总部沟通；

B各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象；

C信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴；

D如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写；

E每套资料都应附有销售部的名片，以备联系。

五、来宾确认及接站确认

1、为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：

传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。

需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。

2、无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。

尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。

3、来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式到达时间是否安排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。

4、接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字

会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来得重要环节。

第二步：

稳扎稳打—细节

一、会议物资的准备

1、会议资料的准备：

会议资料的内容准备，宁可多备也不要出现到时不够用的情况，一般的科学储备量是确定参会人员总和的150%。

因为有的客户参加会议时候，把资料忘到房间了，就随手在领一份，服务人员总不能说，你回去拿去吧，我们这里不够了；

同时会议完毕之后一些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传，我们没有带来，结果回到总部后想发过去的时候，对方也可能就没有会议那份激情了，因为我们的招商会大都是在外地开的，在公司本地开的机会比较少。

备而无患是必要的。

A来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：

会议手册，招商书，招商手册，产品彩页，运营手册大纲，联系人名片，笔记本，笔，代表证；

B会务组资料内容：

接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；

C沟通组资料内容：

来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份），招商书，各级经销商合同，运营手册及相关资料；

2、会议物资的准备：

根据会议不同规模设定内容。

A：

常用物资：

电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条，比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，“X先生女士，你好，请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合；

你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了。

B产品样品，常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）；

二、人员分组与协调

1、分组的原则：

分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的责任田，也没有种好自己家的自留地。

在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作。

2、分组的设置：

A总指挥：

一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；

B副总指挥：

这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；

C会务组组长：

一般有行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个经销商的情况。

负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。

用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；

若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；

D会场组：

会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；

E后勤组：

票务安排、会议各种费用结算、支付等；

F沟通组：

这个组责任最重，一般有分管副总或者市场总监担任，成员是熟悉市场和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。

3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。

尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象。

如：

会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。

一、会务组的工作流程

1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：

客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。

2、会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

3、了解会场所能提供的服务，如：

接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。

并与服务部门详细说明如何配合。

接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。

4、如来宾需要特殊的服务如：

长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成文字

5、会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间，客户没有进门之前先嗅到了味道，你说会有什么感觉。

6、来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接说：

你去找那个那个人吧，支走OK，一定要说你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

7、掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司那个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。

第三步：

招商会的-----营销

招商会的召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，职责和分工的细化是招商会成功的基础。

招商会程序确认：

招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分，

招商会前期

一、招商信息的发布

三、会前费用预算（需要各个部门配合完成）

四、接听电话的技巧

五、资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认

招商会筹备期

一、资料的准备

二、人员分组与协调

三、课程的审定与演练

四、会前动员会及各小组工作流程演练考核过关

五、工作人员提前进驻会场

招商开始的流程：

二、登记组的工作流程