人资行政部门工作职责Word下载.docx

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行政人事部职责细则

1、负责贯彻公司领导指示。

做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；

搞好各部门间相互配合、综合协调工作；

对各项工作和计划的督办和检查。

2.根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。

3.负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

4.组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。

5.负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。

6.做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。

7.负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

8.负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9.负责公司办公设施的管理。

包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

10.负责公司总务工作，做好后勤保障。

主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

11.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。

定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。

12.负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。

13.根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。

14.组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核。

15.办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。

16.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；

调查处理员工投诉；

调处劳资纠纷。

17.做好员工保险、福利工作。

18.为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。

19.每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。

20.其他需要配合完成的工作。

行政人事部相关制度

一、考勤管理制度

1.作息时间：

星期一至星期五9:

30——14:

00，午休14:

00—16:

30

2.员工上班时必须签到，遇公事外出迟到公司，提前向行政部或直属分部经理说明。

3.员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

4.迟到：

上班时间开始后未到岗者。

5.早退：

下班时间结束前1小时内提前离开公司者。

下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。

6.旷工：

上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；

超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记一天旷工；

以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，按旷工论处。

7.病假：

提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。

未填请假条的补填请假条。

病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。

8.事假：

一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或总经理批准后方可休假，特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内请假，并在上班后补办请假单；

事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，未按上规定办理的，均按旷工处理；

9.违反劳动纪律规定：

（1）迟到、早退：

次数:

第一次第二次第三次第四次第五次

罚款:

20元30元50元按旷工一天计辞退

（2）旷工：

旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；

旷工超过三天者解除劳动合同。

（3）婚假

凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受七天有薪婚假。

（4）丧假

员工直系亲属（指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹）去世，可申请三天有薪假。

（5）分娩假

凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司行政部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。

二、书籍管理办法

本公司书籍，泛指设计，工程，策划，行业规范，杂志刊物及其它由公司出资购买的书籍。

1.购买

（1）部门经理根据工作需要，向行政部提出购买申请，并填写《书籍购买申请表》。

（2）行政部经理审核，报总经理签字同意后，方可购买。

应急购买，至少应征得行政部经理口头同意。

（3）《书籍购买申请表》一式二份，行政部留存一份，购买部门经理处留存一份。

2.报销

（1）书籍购回后，购买人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部人员。

（2）行政部人员根据收银条金额，清点实际购买数量，填写《固定资产登记表》一式两联，并输入电脑备份，将一联《固定资产登记表》返回购买人。

（3）购买人填写《支出凭单》，持《固定资产登记表》、收银条、发票、收据等相关票据，经行政部经理签字后，到财务部进行报销。

3.借阅

（1）公司员工借阅，需在《书籍借阅登记表》上签字，认真填写借阅细目。

归还时，履行销借手续。

（2）非公司员工借阅，除履行上述手续外，还必须打借条，并需行政部经理签字同意。

（3）借阅人员按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。

所有书籍借阅期限不超过一个月。

（4）不得损坏书籍刊物。

归还时发现书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款10元/次。

（5）不得在书籍上乱作标记，随意涂画。

违者处以罚款10元/次。

（6）不得故意弄脏书籍刊物。

违者处以罚款5元/次。

（7）不得在书籍借回家后，又转借他人。

因复制、拷贝等引起的版权争议，将由借阅者承担责任，公司概不负责。

三、物资用品采购及使用管理制度

1.本制度所指物资用品包括：

（1）公司固定资产及低值易耗品；

（2）办公用品、电脑耗材等用品用具；

（3）其他用品（另行规定）。

2.采购程序：

（1）每月26日各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部，由行政部汇总编制《采购预算表》一式两份。

（2）行政部经理根据实际需要进行审核签字，并报总经理签字批准。

（3）总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额，并留存一联；

（4）行政部按计划安排实施采购。

（5）由行政部对采购物品进行登记，填写《办公用品采购统计表》。

（6）如需进行应急采购，可先报行政部，由行政部报总经理审批进行采购，采购后按正常登记手续进行登记。

四、物品领用管理制度

1.物品类别

（1）办公用品：

包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。

（2）公用物品：

包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。

2.领用原则

本人根据工作需要，填写《办公用品领用表》，到行政部领取。

本着合理使用杜绝浪费的原则，互相监督，物品属自然磨损者，则以旧换新；

凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿，由行政部不定期进行抽查盘点。

五、清洁卫生管理制度

1.本公司清洁范围包括：

办公区域内所有角落。

2.本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫，详见《值日轮流表》。

3.值日人员须按如下标准进行清扫：

（1）地面：

无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。

（2）桌面：

无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。

（3）椅、沙发：

无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。

（4）玻璃窗、窗台：

光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。

（5）打印机等固定设备设施：

无灰尘，无污垢。

（6）公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。

4.个人卫生执行以下标准：

（1）自己办公区域卫生，整理文件，清倒个人垃圾，保持办公桌整洁；

（2）定期擦拭及保养自己使用的电脑，保持其清洁及正常的使用；

（3）严禁随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物；

（4）其他需个人注意的卫生事项。

5.卫生惩罚制度：

个人办公区域卫生由个人负责，包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。

其他公共区域由值日人员负责。

6.惩罚原则：

区域个人卫生

第一次10元

第二次30元

第三次50元

第四次通报批评

备注

个人部分由个人负责，值日人员部分由当日值日人员均摊

区域公共卫生

第一次20元

第二次50元

第三次100元

　六、档案的分类及管理制度

1.营销部档案：

（1）招投标资料：

包含招标文件、图纸、答疑、回标文件（主要是报价汇总及图纸）等，营销人员领取招标文件后，由营销部内勤填写《招标文件档案表》进行登记，并将原件存档，复印件下发给相关人员，投标疑问统一由内勤发送，并将疑问及回复文件及时存档，以保证招投标文件的完整性。

（2）日常工作档案：

包括营销人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、营销总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等，由销售内勤分类存档，便于随时查阅。

（3）营销部会议纪要及其他需要存档的文件。

2.技术部档案：

（1）定额：

按照项目名称分别存档，每次下发时都要在《收发文记录表》上进行登记，并将相对应电子版文件进行存档。

（2）施工图：

由设计人员将施工图交给技术部内勤存档，并在《施工项目图纸登记表》上进行登记。

（3）技术部会议纪要及其他需要存档的文件。

3.工程部档案：

（1）工程施工过程资料：

包括与甲方联系函、工程洽商、变更等相关资料，按项目分类进行存档，填写《收发文记录表》。

（2）报验资料：

按工程进行存档。

（3）结算资料：

包括工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资料，分别填写《工程结算统计表》、《劳务结算统计表》、《材料结算统计表》，并随时更新。

（4）工程部会议纪要及其他需要存档的文件。

4.行政人事部档案：

（1）分公司相关行政制度、员工档案。

（2）集团公司下发的相关文件、制度等。

（3）合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。

需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。

凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。

（4）其他需要存档的文件。

5.财务部档案：

（1）包括各种费用明细表等与财务相关的资料。

七、保密制度

1.凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订《保密协议》，保证不泄露公司的机密资料。

2.各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，分为三类：

一般档案、保密档案、绝密档案。

一般档案各部门经理均有权查阅；

保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查