档案管理制度(制度发布)Word文档下载推荐.doc
《档案管理制度(制度发布)Word文档下载推荐.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理制度(制度发布)Word文档下载推荐.doc(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划;
9、公司签定的各类合同(含买卖合同);
10、公司有效证照、证件、印章;
11、具有法律效力及保存价值的文件;
12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
14、公司、各部门获得的社会荣誉资料;
15、其他有必要归档管理的资料。
包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管;
原则上各部门应在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,各部门档案须进行电子档备份,密级档案电子档备份提交总经办。
特殊文件可提前申请归档。
公司各部门应及时向管理部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;
各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
2、归档案卷的总要求是:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
具体应做到下述几点:
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;
文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;
不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;
没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:
没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;
卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
2、确定公司档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。
有密档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
档案的密级由档案提交人提议,由总经办核定密级。
2、档案级别及密级分类
部门
部门文档归类
级别类目
编号
密级
总经办
战略规划、高层决议书等保密文件
一级类目
ZJB/A1-2015-xxx
秘密
总经办人事任命文件
二级类目
ZJB/A2-2015-xxx
无
其他文件档
三级类目
ZJB/A3-2015-xxx
综合管理部
员工人事档案、劳动合同
ZH/A1-2015-xxx
员工体检单、会议纪要
ZH/A2-2015-xxx
其它文件
财务部
财务报表、银行账务往来凭证
CW/A1-2015-xxx
员工工资表、物料采购报销凭证
CW/A2-2015-xxx
其它财务凭证类
CW/A3-2015-xxx
研发部
中药配方颗粒工艺规程、质量标准、
YF/A1-2015-xxx
绝密
研发项目记录
YF/A2-2015-xxx
机密
其它文档
YF/A3-2015-xxx
质量部
工艺配方检验报告
ZL/A1-2015-xxx
车间质量报告
来料检测报告
ZL/A2-2015-xxx
ZL/A3-2015-xxx
生产部
生产工艺流程
SC/A1-2015-xxx
生产计划、物料配置单、
SC/A2-2015-xxx
SC/A3-2015-xxx
采购部
采购计划、采购合同、
CG/A1-2015-xxx
采购申请单、物料清单
CG/A2-2015-xxx
CG/A3-2015-xxx
六、档案的借阅
1、公司建立档案室,依据部门在档案室设立档案柜,密级档案另设专柜;
档案室门钥匙由综合管理部保管,档案柜钥匙由本部门保管,密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。
2、密级档案原则上只许在档案室翻阅,限归档人使用,借阅时除借阅人外,须有一人同时在场;
借阅时需经副总以上领导批准,凭“档案借阅申请单”递交至综合管理部安排阅读;
绝密级档案需外借或复制时,需经总经理以上领导批准方可。
3、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
4、各部门因工作需要,借阅本部门的一般档案只需经本部门领导批准即可借阅。
5、公司各部门借阅非本部门的一般档案须经档案所属部门同意。
6、借阅档案必须履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
7、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经副总以上领导批准。
8、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过10天。
9、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
七、档案的鉴定与销毁
1、公司总经办定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由公司总经理经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定,并经公司总经理批准后,方可销毁。
4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
八、处罚措施
1、公司各部门凡违反本制度,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,在公司内通报批评,并处罚部门责任人100元~500元。
2、若擅自泄露一般档案,公司视情节严重,给予当事人通报批评、警告、或记过。
3、若擅自泄露密级档案,公司给予当事人处罚如下:
(1)泄露秘密档案,给予通报批评、警告或记过,并罚款100-1000元/
次。
(2)泄露机密档案,给予警告、记过或开除;
并罚款2000-10000元/次;
(3)泄露绝密档案,开除当事人,报送司法机关,并追究10-100万元间的经济损失。
2、借阅人不按借阅期限及时归还的,因告知档案管理部门,办理延期借阅手续,否则公司将责令当事人作出书面检查。
4、借阅人遗失档案的,应立即报告,如因遗失档案,造成密级档案泄露,参照“处罚措施第3条”处理。
5、若因部门负责人疏忽导致档案泄密或遗失,公司视情节给予相应的纪律处分。
5、档案管理员人为因素丢失档案或不按流程办理借阅手续,未造成严重后果,公司视情节给予通报批评、警告处分;
造成严重后果的,视情节给予罚款或辞退或开除等处理
九、附则
1、本制度自年月日生效。
2、本制度由综合管理部负责解释及修订。
3、各部门应根据本制度,制定具体的实施细则。
主题词:
档案管理
发:
各部门经理
呈:
总/副总经理董事长签发人:
浙江贝尼菲特药业有限公司办公室2015年月日印发
附件一:
档案管理流程图
各部门按时向管理部所属档案室
提交归档资料,密级档案电子版报
备总经办。
文件档案归档资料。
档案调阅、复制使用后,应规定期限内归档
各部门档案管理员做好本部门档
案柜的资料整理及维护。
一般档案借阅部门经理批准即可;
密级档案借阅须副总以上人员批。
准。
秘密、机密级档案外借或复制使用,须副总级人员批准;
绝密级须
总经理批准。
档案借阅、复制使用后,应在批准时
限内及时归还。
附件二:
档案借阅申请单
借阅部门
借阅人
借阅时间
归还时间
档案编号
借阅内容
借阅用途
部门意见
管理部意见
副总经理意见
总经理意见
备注:
附件三:
档案目录
部门:
管理员:
序号
档案名
档案号
编制日期
保管期限
密级
备注