新1公司行文规范及管理办法文档格式.doc

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小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。

表内字体同正文，字号可略小。

（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。

盖印，可不写单位名称。

成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。

最后一个字离右边沿四格。

盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、页面设置

上2.0cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，页脚1.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。

为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。

双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。

六、装订

一律左侧装订。

钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。

七、分类与编号

（一）文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：

菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF”。

行文中放置在表头或是标题下。

对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。

无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制；

初拟编号内容包括：

公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：

HZYZF-HR-2014-001（公司人资行政部2014年第1份文件），其中公司名称：

菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；

部门名称：

HR（人资行政部）；

时间：

2014年，其后以此类推。

文件顺序号：

001，002，003……以此类推。

如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2015-001。

便于管理保存。

（五）各部门名称为

设计部：

SJ企划部：

QH电子商务部：

DS市场部：

SC

工程部：

GC财务部：

CW人资行政部：

HR法档部：

FD

所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。

八、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。

一般事务性文件包括：

通知、说明、各种统计表格等；

公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；

公务文书包括：

请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。

公文字号由人资行政部统一编制。

涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。

公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：

1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。

规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。

各项规定要明确具体、切实可行。

要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。

人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。

审核签发流程：

1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；

3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；

5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。

其次进行会签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。

7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发；

8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。

经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。

行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。

发文日期以领导签发日期为准。

发文编号由人资行政部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。

1、电子签发：

如遇紧急情况，所相关负责人外出可以通过电子邮件签发，签署相关回复具有同等作用，返回后完善流程补签手续。

2、页码:

无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（1）第一种方式，目录和正文统一编页码，主要用于目录本身页数不多的情况下。

（2）第二种方式，目录不编页码，从正文第一页开始编页码，主要用于目录本身页数很少（一般少于2页）的情况下。

（3）第三种方式，目录和正文，各自单独编页码，往往使用两种格式的页码系列，主要用于目录本身页数很多的情况下。

3、文件表头:

公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；

保密等级用密级表达符号表示。

文件类型

保密等级

文件编号

批准人

审核人

编写人

日期

□报送：

□发送：

□传阅：

4、装订要求:

公文应左侧装订，不掉页。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±

4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；

无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

（三）收文处理程序与要求

收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。

公司外部来文，有指名收件人的由人资行政部部前台负责登记、签收、直接交给收件人。

如系公文，统一由前台处理。

为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

凡是收到公司内部的单据（包括：

发票、帐簿、凭证、报表、税票等）前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。

传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

公司外来文件的收文编号，由人资行政部部前台按年份依流水号一文一号编制。

（四）关于收、发传真及快件的管理

1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。

2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。

3、公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在人资行政部登记，由人资行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。

收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。

（五）文件密级管理

文件密级分为：

A级（机密）；

B级（秘密）；

C级（公开）

1、A级

（1）缴款凭据及各阶段交费证明；

（2）合同、协议<

事务性合同除外>

；

（3）招商引资材料；

（4）项目中长期计划、投资机会分析、可行性研究；

（5）各类证件；

（6）工程决算材料；

（7）项目财务成果核算；

（8）资金到位证明；

（9）各种未正式批复或采取的计划、方案；

（10）非正式渠道来的政府部门有关项目的各种批示；

（11）各类审批图。

2、B级

综合：

（1）给政府部门的各类请示及批复；

（2）收、发函；

（3）会议纪要。

工程前期：

（1）项目建议书及批复；

（2）各种证明材料<

耕地、非耕地证明、户口冻结证明>

（3）办理土地出让权手续的有关材料；

（4）拆迁补偿统计资料；

（5）户口冻结材料。

施工管理：

（1）招投标文件；

（2）设计变更及洽商；

（3）概预算书及结算书；

（4）工程验收记录单；

（5）竣工图及竣工资料。

经营及物业管理：

（1）商品房记帐入库单；

（2）商品房出库通知；

（3）用户反馈信息。

3、C级

（1）除上述A、B级以外的文件归入C级；

（2）阶段性B级文件在阶段过后可降为C级文件。

（六）关于文件复印、领用、查阅的权限

1、公司副总经理级人员可以查阅A级（机密）文件,如需领用,报总经理批准;

副总经理以下人员确需查阅A级文件,须主管副总经理审核,总经理批准。

2、部门经理级人员可以复印、领用、查阅本部门B级（秘密）文件；

跨部门查阅B级文件，须经主管副总经理批准；

部门经理以下人员确需复印、领用、查阅B级文件，须经部门经理审核，主管副总经理批准。

3、部门主管以上人员可以复印、领用、查阅C级（公开）文件。

部门主管以下人员需复印、领用、查阅C级文件，须经部门经理批准。

公司文件制作时被相关部门定为保密文件的，只限范围内人员知悉，所有相关人负保密义务，因泄密给公司造成损失的，视其情节给予处罚，违反国家相关法律的，移交司法机关处理。

九、存档管理

人资行政部部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。

对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。

各职能部门查阅、借阅行政人事部文档需经行政人事部经理同意，并办理相关借阅手续。

存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。

十、传阅管理

公司内部