文秘的工作内容要求Word文档格式.doc
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收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件
文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件
时间管理——自己、上司
会议组织——会前、会中、会后
信息管理——存、管、取
旅行安排——吃、住、行
对外公关——联络(外事)、参与活动
商务活动——营销、市场、税务、法律-----
指派工作——上司安排
5、职业道德:
爱本职——爱岗敬业,归属服从,从点滴作起
要谦虚——刻苦学习,虚心求教,钻研业务多动脑——主动思考,机智敏锐,有商业意识
守纪律——遵纪守法,恪守信用,严保秘密
6、工作作风:
热情——真心诚意,笑脸迎送,谦和友善
扎实——做事不飘,跟进落实,检查确认
细致——准确不粗,认真不草,稳重不浮
敏捷——干练守时,讲究效率,商如战场
7、秘书的业务素质
1)、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是基础;
2)、智力是知识的结晶;
3)、能力是知识和智力的最终体现和归宿。
8、通才型的知识结构,其特点:
1)、专与博的兼容性。
既包容多学科的面,满足综合服务的需要;
又具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。
2)、广泛的适应性。
知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时时处在调整的动态过程中。
3)、强健的再生性。
知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思维敏捷、思想深刻,满足高智能创造性劳动。
9、智力结构
智力是赖以吸取外界知识的能力,包括:
观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。
10、能力结构
能力是知识与智力诸因素的综合表现,属改造世界范畴。
1)、语言文字运用能力
2)、协调能力
3)、管理能力
4)、处理信息能力
NVQ二级的13项能力考核
NVQ三级的10项能力考核
21世纪的企业秘书——全美秘书学会
1)、像心理学家一样善于观察和理解他人
2)、像政治家一样有灵敏的头脑
3)、像外交官一样有潇洒的风度
4)、有处理各种棘手问题的丰富经验
5)、有良好的写作能力和文字功夫
6)、熟练运用各种办公自动化设备
7)、熟识商务往来的法律、金融和税务知识
8)、迅速对文件、信息归类、整理和查询
二、时间管理和旅行
1、时间管理:
时间管理是效率的保障。
爱迪生说:
“世界上最重要的东西是时间。
”
马克思说:
“可支配的时间,就是财富本身。
”
2、秘书一天的工作
1)、
开门前后:
a、取邮件报纸
b、开门,定格观看办公室(有,无)
c、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器
2)、
常规工作:
(迅速按优先顺序排列)
a、查阅日志(准备、提醒-----)
b、处理邮件、来件(拆封、分类、呈送、发出邮件-----)
c、聆听上司指示(笔记----)
d、接打电话、收发传真、电子邮件
e、制备文稿(起草、修改、审批-----打印、装订)
f、接待访客
g、安排会议、约会
h、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)
3)、日志项目:
(当日必完成)
a、为上司——外出,会议,会客等(准备,参与--结束)
b、为自己——外出,会议,会客等(准备,参与--结束)
4)、新增内容:
(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)
a、新加工作——
b、应急工作——
c、突发事件——
5)、关门前后:
a、查看日志(提醒上司,自己清晰)
b、回顾当日(是否结束,加班否)
c、离前必做(清理办公桌,存放信息,关闭机器,切断电源,保密检查,柜屉上锁,关窗关门)
3、秘书:
化平凡为伟大
每日记录,一周统计,周志显示:
接电话500次,打电话380次,接访客70位,做文件36份(5万字),
出外访17家,参加会14个,处理事务68件------
再加入分析、评价,送交上司
结论:
自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,加强沟通近感情,平凡工作有伟大
4、如何管理时间
¨
明确目标
建立计划,写成清单
设定先后顺序,分清轻重缓急
遇事马上做,现在就做
第一次就做好,次次做好
专心致志,不要有头无尾
珍惜今天,当日事当日毕
养成整洁和有条理的习惯
养成快速的节奏感
设定完成期限
善用零碎时间
ABCD法则:
先做A既重而急
次做B重而不急
再做C急而不重
不做D不重不急
5、如何制定计划
行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件,包括:
任务的名称和摘要;
衡量进度的目标、最终期限和阶段任务;
需要来完成该工作的物质资源的信息;
任务的分配——已经分配特定任务的人员和部门的细节;
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处理,例如设备发生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展和质量;
当目标实现时,有明确的标记的方法,例如在方框打勾
6、如何进行日志管理
日志管理要做到:
输入会议的完整准确的信息,最终期限等,立即标上开始和结束的时间
在每月或年的开始,输入固定的会议,约会
在一周的开始和一天的开始查看日志,及时更新
需要取消时,清楚和立即输入取消记号。
安排隔开假日
7、如何安排旅游
计划:
包括日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法
交通工具:
包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算
订宾馆:
包括宾客要求、选择、确认
办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件
三、会议安排
1、会议安排——会前筹备工作:
确立议题:
(多由领导定)主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。
选择场地:
大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。
发送请柬和通知。
准备资料:
会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。
会务工作:
会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。
经费预算:
来源、计划、审批等。
2、会议安排——会中责任
提前到会,检查设备和安排(设施、座位、标签、存衣架等)
需要时,实施备用方案(如人员、地点、设备等出现意外)
做好迎客、签到工作(迎接佳宾和与会者、办理签到手续等)
做好会议记录、录音、录象工作(摘要记录、详细记录、代表名册等)
辅助会议正常进行(提供材料、复印,协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等)
安排好会中的后勤服务(会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等)
集会议的信息(发新闻、写简报、会议调查、反馈等)
妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)
3、会中责任——会议简报
目的----反映会议情况、进程,介绍会议讨论、争论的问题,摘录会议发言要点(规模大、会期长的常编发简报以交流信息)
类别---
摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理,让其他组了解。
概括式---根据会议记录分析综合,概括大会、小组情况,供阅。
综合式---包容上两式,加上其他,如上级指示、贺信、花絮等。
4、会中责任——简报写作要求
快---抢时间,不拖拉,边听、边记、边分析、边整理,满足时限性。
新---提出新情况、新问题、新经验,引人注目,满足交流性和指导性。
实---内容真实准确可靠,数字、事实核对清楚,不夸大缩小。
短---行文简明扼要,开门见山,朴实无华,一语中的
5、会议简报例
格式---报头XXX会议简报(第X期)
XXX会议秘书处编XXXX年X月X日
正文XXXXXX(标题)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
报尾送:
XXXXXXX(上级)
发:
与会代表(共印XX份)
6、会议纪要
定义---按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行。
写作---1、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。
2、突出会议中心,内容概括,有取有舍,有主有次,言语精练。
3、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。
4、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。
格式---列为法定公文,版面编排由版头、本体、版尾三部分,可不盖公章。
本体:
标题---公文式或简式(会议名称+纪要)时间---标题下写纪要印发时间,署名下写成文时间正文---概况:
会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素
主体:
具体反映会议的主要情况、内容与成果。
结尾:
可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召
签署---正文右下方署明主办单位或会议名称
主体:
表达方式有:
概述式;
综合原始材料,围绕议题概述多用小型会议
条块式;
规模大,议题多的会根据不同内容分块表达独立意思,或分条列项归纳会议内容,或先块后条混合使用,层次明确
记录式:
有重要讲话时用记录方式构成记要主体
7、会议安排——会后工作
收回所有单位(部门)物品(文件材料、设备文具物品等)
2)、
清洁、检查会议地点、场所(借用还回、移动恢复等)
3)、
向有关提供帮助者告辞致谢
4)、
结请帐目(场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预算比较,并检查订金最后结算。
现金、支票、信用卡——索要发票凭证)
5)、会议分析和评估(统计、分析调查、问卷等,包含对会议内容、展示、管理、地点、设施、材料、服务等评估)
6)、整理会议文件材料(如记录的整理、会议材料的存档)
7)、编制会议报告、纪要、通讯
8)、进行会议催办和备忘(执行催办会议交办决定,整理待做工作表等)
8、会后工作——会议纪要
定义---按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行。
写作---
1)、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。
2)、突出会议中心,内容概括,有取有舍,有主有次言语精练。
3)、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。
4)、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。
9、会后工作——会议纪要格式
列为法定公文,版面编排由版头、本体、