文件编号规则文档格式.docx
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3.总则
1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本规定的要求接受管理;
本规定不适用于党务文件。
2.由综合部负责制订公司文件分类的编号方法,并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类,便于科学管理和开发利用。
4.文件类别
4.1文件
1.管理制度
2.技术文件
3.合同(招投标)
4.外来文件
4.2记录
1.会议记录
2.检查记录
3.工作总结(周报、月报)
4.工作计划
5.文件编号规则
5.1编码元素使用规则
5.1.1公司名称
公司全称:
XXXXXX有限公司
简称:
QCT
5.1.2部门代号
CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部
5.1.3日期代号
统一采用“yyxx”的格式,例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。
5.1.4流水号
统一采用三位阿拉伯数字编码,例如:
“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号vdd
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,1.0。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如,0.1,0.1.1,0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为:
1.0,1.1,1.2,...,1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等。
5.2文件编码结构
QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL
流水号
日期代号(年年月月)
文件类型
部门代号
企业代号/文件(记录)
5.3文件分类编码规则
5.3.1规章制度和管理文件
格式:
QCT/WJ-ZH-ZD-vdd
格式说明:
公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号
5.3.2合同(招投标)协议
QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn
公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T:
合同类型(S-销售合同;
P-采购合同;
C-合作协议;
H-劳动合同;
O-其他合同)
5.3.3外来文件
QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn
公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号
5.3.4技术文件
QCT/WJ-XM-(AB)BB-yyxx-vdd
公司名称/文件类别-部门缩写-(项目名称)工作过程名称-年月-版本号
5.3.5会议记录
QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn
公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号
5.3.6工作总结或工作计划
QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn
公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号