库房管理规定介绍Word文档格式.doc
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6.1NR607105A“软件入库单”
6.2NR607105B“商品增减卡”
6.3NR607105C“商品出库单”
6.4NR607105D“商品入库单”
6.5NR607105E“商品盘点表”
6.6NR607105F“商品暂存申请单”
6.7NR607105G“库房外借未返回商品统计表”
6.8NR607105H“商品内部调拨单”
6.9NR607105I“温、湿度登记表”
6.10JT借条
库房管理规定Ver2.1P-3/9
对软件产品及其系统集成硬件商品的存储进行控制。
适用于本公司软件产品及其系统集成硬件商品的存储管理。
3.1库区:
存放商品的区域,通常分为:
合格品区、收货区、辅助区、不合格品区。
3.2合格品区:
存放合格商品的仓储区。
3.3收货区:
没有办理登记的入库商品存放的区域。
3.4辅助区:
存放办公用品,礼品、暂存商品的区域。
3.5不合格品区:
不合格商品的存放的区域。
4.规定内容
4.1.1商品入库。
根据检验结果,库房人员将已有明确标识的合格商品入库,不合格商品清点
后入不合格品区,同时通知采购部门责其通知厂商办理退货事宜。
4.1.2商品出、入库房要记帐,实行一物一卡制。
记帐要有原始凭证,无原始单据一律不能进
帐,原始单据必须有各自的编号。
库房管理员登记“商品增减卡”,坚持每月核对帐目
和抽点商品,做到帐物相符。
4.1.3商品要分类存放。
库房按商品类别及工作流程划分为各个存储区,各类商品要分类存放,
同类商品集中存放,不得混放。
4.1.4商品存放应科学、合理、整齐、有序,严防商品翻倒。
4.1.5库房内要保持卫生、整洁。
货区内不得存放任何无标记或者“商品增减卡”上无记录的
商品。
4.1.6库存商品应包装完好,发现破损及时更换。
用防静电材料包装的商品,要按原包装形式
存放。
标注存放要求的货箱,应按要求存放,以避免造成商品的损耗与毁坏。
4.1.7库房内要求温度保持在摄氏0,40摄氏度以内,湿度在20,90%以内,每天上午记录一
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次实际温、湿度情况。
发现异常现象要及时报告。
“温、湿度登记表”要妥善保存。
库
房的温度表、湿度仪,每半年要更换一次。
4.1.8防止商品受潮,雨季尤其要注意,必要时要通风。
晴天时要开窗换气。
易受潮商品包装
箱内要放防潮剂,并定期巡查,防潮剂失效应及时更换。
4.1.9库房管理安全第一。
4.1.10出、入库商品的装卸搬运应由库房主管负责控制,严禁野蛮操作。
4.1.11库房保管相关原始单据一年。
4.2.1软件产品入库
1)经检验合格的产品,产品制作部门填写“软件入库单”,经检验人签字后交库房。
2)库房管理员接到“软件入库单”后,逐项核查商品、产品编号若无误签收,将“软
件入库单”正本交产品制作部门,副本自留,同时登记商品增减卡,将产品分类存放,
若核查商品、产品编号有误则拒收。
4.2.2外购商品入库
1)库房管理员根据采购员填写的NR607103D“送货验收单”与入库商品的名称、数量进
行核对,若正确就签收。
然后通知检验员对商品进行检验,检验员对商品进行检验后,
在NR607103D“送货验收单”中验收情况一栏注明验收情况并将其交给库房管理员。
2)若NR607103D“送货验收单”与到货商品不符或检验不合格,则在NR607103D“送
货验收单”上处理意见一栏注明处理经过,然后库房管理员将商品放入不合格区,
通知采购部门办理退货事宜。
3)签收的NR607103D“送货验收单”交采购员一份,自留一份并做好来货记录。
4.2.3直发、自采商品入库
采购员将填写的NR607103E“设备直发(自采)验收单”交给库房管理员,同时通知合
同执行员到库房办理相应的出库手续,库房管理员拿到相应的“商品出库单”之后,在
NR607103E“设备直发(自采)验收单”上签收。
4.2.4调拨商品入库
1)库房管理员在接到“商品内部调拨单”及商品之后,核对商品名称及数量,无误后交
给检验员进行检验,检验员对商品进行检验后,在“商品内部调拨单”备注一栏注明
验收情况并交与库房管理员。
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2)若“商品内部调拨单”与到货商品不符或检验不合格,库房管理员将商品放入不合格
区,通知调出库位换货。
4.2.5库房管理员凭上述原始单据及时填写“商品增减卡”。
4.3.1自用设备出库
1)使用部门领用商品时,需填写“商品出库单”,经仓储主管及收发货人签字后生效。
2)库房管理员核实商品后发给使用部门。
4.3.2合同出库
1)发货时合同执行员填写“商品出库单”,经主管经理签字后交合同执行部门。
2)库房与合同执行部门共同清点发货商品,若无误就发出商品,由合同执行部门收货人
及库房管理员在“商品出库单”上签字,库房留两份,合同执行部门及财务部门各一
份,若有误,重新清点正确后再发货,由合同执行部门负责安排运输。
4.3.3驻外库位的软件合同商品直发出库
由仓储主管传设备直发通知给驻外库房管理员,库房管理员按单执行发货,然后做好相应
记录。
4.3.4库房管理员根据“商品出库单”及时填写“商品增减卡”。
4.4.1公司内部各部门借出商品要填写“借条”一式两份,借用部门与库房各一份。
“借条”
应填写完整,经主管副总经理批准后,借用人签字并送交库房后,方可借出。
4.4.2整套入库的商品只能整套借出,不得拆出部件单独外借,以免造成库房管理混乱和发货
失误。
若大件硬件必须拆部件外借时,需由借用部门协同技术支撑部门一起从库房整套
借出,拆件后单独办理暂存手续暂存库房,由库房代为保管,整个过程必须由技术支撑
部门人员跟踪并签字认可。
4.4.3借出商品归还时,必须经检验员检验合格后方可入库。
即:
如是整套借出硬件产品必须
经技术支撑部门检验贴合格标贴;
如是拆件借出硬件产品,需先从库房领出对应暂存商
品,组装成套并经技术支撑部门检验贴合格标贴;
如是软件,必须经项目管理部门重新
测试、包装并签字认可。
4.4.4归还商品入库后,还货人应在原“借条”备注栏上写明还货日期并签字。
4.4.5如借出商品已转售或留作自用,相关部门应及时办理出库手续,冲消原“借条”。
库房管理规定Ver2.1P-6/94.4.6若归还商品经检验为不合格品,库房将拒绝接收。
4.4.7每年年终,库房填写“库房外借未返回商品统计表”,上报公司有关领导及部门负责人。
4.5退货管理程序
4.5.1领用部门因各种原因需要将已领用商品退回库房时,应书面说明原因并要填写“商品出
库单”领用用负数填写对应数量,一式四份,申请部门一份、库房两份、财务一份,“商
品出库单”应填写完整,经主管副总经理批准,方可退库。
4.5.2所有退库商品必须经检验合格后方可入库,即:
硬件需经检验员检验后贴合格标贴;
已
拆封的软件需经产品制作部门测试、包装、签字认可。
4.5.3若退库商品经检验为不合格品,检验员应贴不合格标签返回申请部门。
4.5.4未经检验的退货,库房拒绝接收。
4.6.1仓储主管负责制定商品盘点计划,确定库存商品盘点的项目、内容、方式及完成日期。
每月与财务对帐,每半年盘点一次。
4.6.2一般采用定期与循环性方法进行盘点。
4.6.3库房管理员收到盘点计划后进行商品盘点工作,并按规定的日期完成。
4.6.4盘点过程中,当商品数量与“商品增减卡”记录不符时,应查明原因纠正错误。
4.6.5盘点时要注意核查商品有无损耗、损坏、变形、变质等现象。
发现问题及时报告领导,
重新申请检验,检验后检验员填写验收情况库房再根据检验报告结果处理。
4.6.6盘点中若帐面与商品数量不符,在反复查找原因后仍无法平衡时,库房管理员应填写“商
品盘点表”交仓储主管审核,对盘盈盘亏情况详细说明原因。
4.6.7仓储主管负责审核“商品盘点表”的合理与准确性,跟踪非正常物资检验结果,总结盘
点计划执行情况。
4.6.8库房管理员依据经过批准的“商品盘点表”,调整帐目。
年终盘点结束后,在帐面调整
栏下划二条红色横线,表示年终结帐。
4.6.9“商品增减卡”更换时间根据情况而定,一般每年更换一次。
新卡第一行要填写上年结
存数。
上一年的“商品增减卡”要妥善保存,一般保存五年。
4.7.1卸任库房管理员职责:
1)完整、正确地填写“商品增减卡”及帐目,做好应该完成的各项工作。
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2)整理并列出资料移交清单,清单中应注明各类资料的份数及页数,说明其作用、使用
与填写方法,以及目前应立即进行的工作内容。
3)资料移交内容包括:
“商品增减卡”或帐本;
NR607103D“送货验收单”、“商品出库单”、“商品入库单”、“软件入库单”;
“商品内部调拨单”、“商品盘点表”;
“借条”、“商品暂存申请单”、“库房外借未返回商品统计表”;
“温、湿度登记表”。
4)列出工作中应注意的特别事项,以免继任者发生错误。
5)与继任者共同核对有关资料,发现问题要作出合理解释与纠正。
6)工作移交完成后应协助继任者尽快熟悉工作。
4.7.2继任库房管理员职责
1)根据卸任库房管理员提供的“商品盘点表”,逐项盘点商品。
2)若相符,双方在“商品盘点表”上签字认可,并报仓储主管审核。
3)若不符,填写“商品盘点表”,交仓储主管审核处理。
4)在“商品增减卡”上增填交接盘存一栏,写明接收日期、调整数、实际库存数,便于
日后分清责任。
5)按照资料移交清单核对接收有关资料,初步了解和掌握各类资料的用途与使用方法,
以及进行实际工作的基本步骤。
6)在前任库房管理员的协助下,尽快完成交接任务,使工作正常化。
(无)
6.5NR607105C“商品出库单”
6.6NR607105D“商品入库单”
库房管理规定Ver2.1P-8/9
6.11NR607105I“温、湿度登记表”
6.12JT借条
软件入库单
记录编号:
NR607105A-入库部门:
入库日期:
年月日
加密锁盘数/数量手册