字(2018)05号-关于下发《会议管理制度》的通知2018.9.7Word文档下载推荐.docx

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为更好落实行政办公“精细化”、“标准化”，加强会议管理，通过合理组织来规范会议流程，提高会议室使用效率，提升会议效率和质量，保障各项会议高效高质的开展，特制定《XXX集团XXX有限公司会议管理制度》，请遵照执行。

第一部分会议类型

第一条目的

1.1会议是一种形式和手段，是工作方法而不是目的。

会议围

绕某一特定目标而展开，通过信息的上传下达、相互沟通、讯息传递、

和交换，从而达到预期效果。

比如：

决策决定、解决问题、方案改善、

各部门紧密协作等。

第二条会议主要类型

2.1总经理室办公会议

原则上至少每月召开一次。

由总经理召集和主持，总经理室成员

参加，综管办负责人及与会议议题相关的部门负责人列席。

会议主要讨论决定本单位重要工作事项，内容包括：

传达事业部

最新精神及重要工作部署，研究决策经营管理中的重大事项，讨论决

定本单位发展规划、计划，重要人事任免，制度流程建设，表彰或处

罚，阶段性工作布置，有关情况通报以及其他需要会议研究、共商、

通气的事项等。

总经理室办公会议纪要要经总经理签发后，应及时抄送公司分管

领导及公司相关部门负责人。

2.2经营管理例会

原则上每月召开一次。

由总经理召集和主持，总经理室办公会议

成员、各部门负责人参加。

会议主要内容包括：

总结上阶段主要工作，部署下阶段重点工

作；

开展工作交流、通报相关事项；

营销、工程、合约、技发、前期

等生产部门汇报重点工作推进情况；

研究资金安排，统筹月度资金投

放、融资及回款等工作。

2.3季度工作会议

原则上每季度召开一次。

公司总经理室及部门负责人参加。

会议

主要内容包括：

传达集团、事业部最新精神及重要工作部署；

总结上

阶段主要工作，部署下阶段重点工作。

2.4业务专题会议

由总经理或分管领导根据工作需要适时召开，相关部门负责人参

加。

会议内容主要为本单位对有关事项的决策做准备，或研究协调落

实有关工作，或就某一项目的工作进行专题交流、研究和部署等。

按

照《XXX集团房地产开发项目全景计划经营管理办法》要求，结合项

目开发建设全周期运营计划节点管理，围绕立项启动、产品定位、规

划设计、资金平衡、施工销售、项目开盘、验收交房、后评估、年度

预决算等重大节点和事项，组织召开相应的专题会议。

2.5项目周工作例会

原则上每周二上午召开项目工作周例会。

公司分管领导及营销、

工程、合约、技发、前期等生产部门参会，汇报上周重点工作推进情

况及本周重点计划，包括需要协调配合事宜。

会上项目负责人牵头对

会议纪要进行记录，形成会议材料并流转各部门。

2.6其他会议

结合实际工作需要，适时组织召开各部门交流会议、各类专题会议、党工团会议以及交流培训会议等。

第二部分会议流程

第一条组织会议的规定

1.1事业部工作会、公司重要会议及综合性会议会务工作由公司综管办负责；

专题性会议会务由相关部门负责；

专题培训讲座由发起部门进行负责。

1.2各部门向事业部条线汇报及提交会议讨论决定的事项，一般要有书面汇报材料，并提前1至2个工作日送至事业部办公室，同时抄送公司综管办。

1.3各类会议需要明确主题，充分准备，注重实效，有条件的要尽可能运用现代通信和技术手段召开视频、电话会议。

1.4举办会议要认真执行集团及事业部规定，厉行节约，反对铺张浪费。

17

1.5会务工作示意图

会务工作

会

议

工

务

通

作

场

材

人

知

餐

前

选

料

布

员

邀

预

择

准

置

分

请

定

备

函

会议接待

会议接

会议室

工作餐

其他事项

待

分发会议

拍照、录

工作餐及

材料、欢迎

音、果盘、

提前备好车辆，

晚宴主桌

词、指示

桌椅摆放、

规划好路线，以

安排、用

中

牌、门口接

桌签、投影

便项目参观及接

餐时间及

待、签到、

及视频连

送机等

菜品确认

接站、机

接等

结账

资料

会议纪

提前列出

要、重

结算汇总

要新闻

后

明细单、费

发布及

用报销

微信推

送

会后总结

1.6会议坐席安排：

2

4

6

8

10

会议桌

3

5

7

9

11

会议室门

（图一）

客方1

主方1

（图二）

客方

主方

桌

（图三）

（图四）

（注：

图1-4均为中国政府惯例，为右高左低；

如遇商务国际会议，则按国际惯

例，为右高左低。

）

第二条会前准备

2.1会场落实

应按会议日期提前落实会场。

在综管办提前1-2天报备会议使用时间、主题、参会人员。

需要视频连接的会议可申请视频会议室，其他各类会议的可根据情况另行选定会场。

2.2会议通知

会议至少提前1-2天确定会议时间、地点、会议主持、参会人员名单、明确会议主题，综管办将确认会议事项后及时用微信/短信/电话通知参会人员参会，如有需要发言汇报工作的，明确汇报内容及发言顺序。

2.3会议材料准备

会议材料由参会部门/人员按照议程要求及时间要求准备。

汇报材料以PPT形式准备。

涉及领导讲话稿，凡专业性的文稿一般由各部室待拟，交综管办核改后报领导审定。

2.4会前会场布置

2.4.1提前半天将会议室桌签（如需）、桌椅按参会人员级别和人数进行摆放。

2.4.2会场物品准备。

相机、电脑、视频、投影、话筒、电源

连接、录音笔、激光笔、茶水、抽纸、烟灰缸、笔、纸等物品按需摆放并启用。

2.4.3预先协调公司与事业部、各城市公司视频、话筒等连接是否顺畅，确保投影清晰度及画面效果最优。

2.4.4会场灯光、空调提前半小时开启调试。

2.4.5综管办会议管理人提前10分钟进行参会人员催场，如重要会议综管办做好会议记录拍照或摄像留念工作。

第三条会中管理

3.1重要会议期间茶水由综管办行政人员负责，每20分钟进行沏水工作，原则上参会人员需自带水杯。

3.2视频会议需信息化管理人员密切关注会议室动态，及时排解视频会议过程中出现的画面声音不流畅、无画面无声音等突发状况。

3.3文字及归档