用友财务通普及版用户操作手册Word格式文档下载.doc
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1、会计科目设置
a.增加科目
《会计科目》→《增加》→输入编码、中文名称(如100201→中国银行,550201→差旅费)点《确定》,继续点《增加》或《关闭》。
注意:
新增的明细科目编码前几位必须和上级科目编号相同,编码方式按4-2-2。
b.设辅助核算
《会计科目》→点击相关科目,如“1131应收账款”,双击“应收账款”,点《修改》,在辅助核算栏中,点击“客户往来”→《确定》,另“2121应付账款”,点《修改》,在辅助核算栏中,点击“供应商往来”→《确定》。
其他类似科目依实际情况做相应设置。
2、凭证类别
《凭证类别》→选“记账凭证或收、付、转”凭证→《确定》→《退出》。
3、结算方式
《基础设置》菜单→《收付结算》→《结算方式》→点击《增加》→输入编号、名称→《保存》。
一般为支票、汇票、现金等。
编码方式:
***第一级编号一位数,第二级编号二位数。
4、客户/供应商分类:
将客户按行业、地区等进行划分
《基础设置》菜单→《往来单位》→《客户/供应商分类》→点击《增加》→输入编号、名称→《保存》。
如编码01名称上海、02浙江或01华东、02华南,实际按客户具体情况来编。
5、客户/供应商档案:
在录入期初余额和录入凭证时要用到,并且可以查询往来明细帐等。
《基础设置》菜单→《往来单位》→《客户/供应商档案》→选中所属类别→点击《增加》→编号、全称、简称→《保存》。
6、录入期初余额
《总帐》菜单→《设置》→《期初余额》
注:
黄色单元格内不能输入数字。
a.若年初启用,则直接录入“年初余额”。
b.若年中启用,则需输入启用时的“期初余额”,并输入年初至启用期初的“累计借方、累计贷方”发生额。
损益类科目的“累计借方、累计贷方”发生额也需录入。
c.有辅助核算的科目(绿色显示)→直接输入“累计借方、累计贷方”发生额。
输入“期初余额”时须双击,在弹出的窗口点击《增加》→输入客户、摘要、方向、金额→《退出》,系统会自动保存并算出总金额。
二、填制凭证
1、填制凭证
点击《填制凭证》→在弹出的对话框中点《增加》按钮→分别录入凭证类别、附单据数、摘要、凭证科目、金额直至本张凭证录入完成→如果要继续增加直接点《增加》就可以;
如果不需要继续增加,点击《保存》后退出即可。
在操作过程中可按“回车”来切换每个输入栏。
l损益类科目中收入类科目发生业务时的只能做贷方,费用类只能做在借方。
l按照会计制度要求,A.录入凭证时不能出现现金、银行科目余额为零的情况。
B.制单时,现金包括银行科目不能在同一张凭证上出现多借多贷。
C.附单据数必须录入,不能不录。
l几种科目输入法:
A.直接输入科目编号回车。
B.点右下角的放大镜,在弹出的窗口中选择想要的科目名称后确定。
l如果输入的是往来核算科目,在回车后弹出窗口,点击客户栏右面的放大镜选择客户名称,并按《确认》。
之后如需修改客户名称的话,在凭证下面的备注栏上双击来修改。
l在最后一条分录输入金额时可以直接按“=”键,可以自动算出金额。
2.修改凭证:
已审核的凭证不能修改
《填制凭证》→找到要修改的凭证,直接修改,完成后按《保存》。
3、删除凭证:
已审核的凭证不能删除
当发现凭证做错时可以进行删除。
具体操作为:
《填制凭证》→《制单》菜单→下拉菜单下的《作废/恢复》→再点《制单菜单》下
的《整理凭证》→选择月份→《确定》→选择要删除的凭证,一般点《全选》→《确定》→《是》即可。
三、审核凭证/取消审核:
审核以后的凭证不能再修改或删除,通过取消审核来恢复。
不能与制单人为同一人,如相同时需要换操作员重新登陆。
1、换操作员“审核/取消审核”
《文件》菜单→《重新注册》→换用户名(非制单人)、选日期→《确定》→《总帐》
2、点击《审核凭证》→选凭证类别、月份→《确认》→《确定》→弹出凭证窗口,
l如单张审核/单张取消审核→则直接点击按钮《审核》/《取消》。
l批量审核/批量取消审核→则点击《审核》菜单→《成批审核凭证》/《成批取消审核》。
四、记账:
只有通过审核的凭证才能记帐
点击《记账》→选择记账范围或《全选》→《下一步》→《下一步》→《记账》→《确定》。
如上月没有结账,本月不能记账。
五、自动月末转帐
1、汇兑损益结转:
《月末转帐》→选中《汇兑损益结转》→选择结转月份、外币币种→点击《汇兑损益结转》右边放大镜→输入汇兑损益入帐科目5503→《确定》→《全选》→《确定》→生成一张凭证→《保存》。
有外币业务的才需结转。
2、期间损益结转:
《月末转帐》→选中《期间损益结转》→点击右边放大镜→选择凭证类别,输入本年利润科目3131→《确定》→选择结转月份→《全选》→《确定》→生成一张凭证→《保存》。
自动生成的凭证也要审核、记账。
六、结账:
结帐以后不能再输入此结帐月份的凭证
点击《月末结账》→选择需结账月份,变成蓝色显示→《下一步》→《对账》→《下一步》→《下一步》→《结账》。
上月未结帐的,本月不能结帐。
七、反记账、反结账
结帐以后如需修改或删除凭证时,一定要按照:
反结帐→反记帐→取消审核(用原来的审核员)→填制凭证中修改或删除凭证(用原来的制单人员登陆)。
1、反记账:
进入《总账》→《总账》菜单→《期末》→《对帐》→按“Ctrl+H”→提示“恢复记账前状态”已被激活→《确认》→《退出》→再点击《总账》菜单→《凭证》→《恢复记账前状态》→选择《恢复月初状态》→《确定》→弹出输入口令窗口→《确认》→《确定》。
2、反结账:
进入《总账》→点击《月末结账》→选择需取消结账的月份→同时按“Ctrl+Shift+F6”→弹出输入口令窗口→《确认》→反结帐成功。
八、凭证及帐簿套打设置
当需要套打凭证或帐簿时进行如下设置:
在《总帐》模块,点《总帐》菜单→《设置》→《选项》,点选《帐簿》页面,在“凭证、帐簿套打”前打勾,并点选下面的“帐簿通(上海版)”,如需要连续打印就选中旁边的“连续”。
凭证套打:
《总帐》菜单→《凭证》→《打印凭证》→选择“凭证类别、期间范围、凭证范围”,期间范围是要打印凭证的月份,凭证范围是要打印的凭证号,在调试时先输入“1”,即第一号凭证→《打印》→《确认》。
查看打印出来的凭证格式,如果套打位置不准确的话,点选《设置》,确认纸张大小为:
2528×
1426,修改页边距的“左”和“上”的数值→《确定》→《是》。
重新打印凭证确认新的打印位置,直至正确为止。
帐簿套打:
《总帐》菜单→《帐簿打印》→选择需要打印的帐簿,其他操作方法同上。
九、帐套备份
1、在D盘新建文件夹,如“用友备份”,在“用友备份”目录下建一个目录,如名“0706”,表示备份日期。
2、双击桌面《系统管理》图标→《系统》→《注册》→用户名输入“Admin”→《确定》。
3、点击《账套》菜单→《输出》→选择账套→《确认》,需要稍等片刻,直到出现备份窗口。
4、选择备份文件夹→D:
\用友备份\0706(需双击目录,变成打开状态)→《确认》。
每个月结帐以后,需要做一次帐套备份操作,每次在“用友备份”目录下建一个目录,名字为这次的结帐月份。
(三)、UFO报表
准备工作:
在D盘下建“用友报表”目录,如公司有多个帐套的话,在“用友报表”目录下按照每个帐套名称建立下级目录,用来分别存放财务报表。
1、点击《财务报表》→点击《文件》菜单→《打开》→选择报表所在文件夹→选择报表,如资产负债表、税金利润表等。
2、在左下角为“数据”状态下,点《编辑》菜单→《追加》→《表页》,可以增加多个页面,每一个页面代表一个月的财务数据,比如十二页代表一年的十二个月。
3、在左下角为“数据”状态下,先选择最下面表示当月的页面,在最上面的《数据》菜单→《关键字》→《录入》/或直接点击工具栏上的“关键字”按钮(显示“年”的按钮)→输入年、月、日→《确认》→显示“是否重算第×
页”窗口→《是》。
l报表应该是在所有凭证处理完记账后制作,通常可以月末结账后再做。
l《表页重算》:
重新计算现在所选表页上的数据。
l《整表重算》:
重新计算所有表页上的数据,时间会比较长。
l左下角有红字的“格式”或“数据”,在“数据”状态下显示正常的数据,点击“数据”变成“格式”状态,可以输入或修改公式,再次点击“格式”又可以变成“数据”状态。
在切换状态时如出现“是否重算全表”→一般情况下点《否》。
报表数据计算以后发现不准确时的几种原因:
a.在左下角为“数据”状态下,点击《数据》菜单→《账套初始》→确认“账套号、会计年度”是否正确,如错误时可修改→《确认》→再点击《数据》菜单→《表页重算》。
b.在《总账》模块的界面上打开“余额表”进行核对,比较“余额表”中的数据与《报表》的数据是否一致。
l如果一致,但与实际数不符,多数情况是凭证录入有错误,按修改凭证的方法处理。
l如果“余额表”中的数据是正确的,但报表中的数据不正确时,说明报表计算公式有错误,点选左下角“数据”为“格式”状态,双击错误的公式单元进行修改。