医药公司招待物品管理规定Word文件下载.doc
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第四条财务部负责监管和盘存。
采购及报销
第五条烟酒采购工作由采购部负责采购。
行政部负责人对采购工作进行监督，确保采购烟酒的质量合格、价格合理。
财务部、行政部共同验货入库。
第六条由行政部负责人根据上月烟酒领用和库存情况，于每月5日前提出采购计划，并填写《烟酒采购申请表》，交予行政副总批示后，由采购部按计划执行。
第七条采购人员需要定期对烟酒市场进行市场调查，并每季度初向行政副总提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政副总挑选其中一家作为公司烟酒供应商。
第八条采购人员根据《烟酒采购申请表》于三个工作日内采购公务接待烟酒，采购回假烟假酒的，按该批次物品价值的50%赔偿损失。
第九条采购回来的烟酒必须当天入库，并获取保管人员开具的《烟酒入库单》。
如遇特殊情况，保管人员不在或无法返回公司，采购人员对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人员负责赔偿。
第十条采购人员须持《烟酒采购申请表》、《烟酒入库单》、烟酒发票申请报销，财务部按正常流程报销。
临时性采购，未能入库直接使用的情况，需要填写烟酒使用情况说明，并交予行政副总批示后，凭《烟酒采购申请表》及烟酒发票方可申请报销。
保管
第十一条行政部专员负责烟酒保管工作。
财务部对保管工作进行实物盘存，确保账实相符。
第十二条烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。
保管人应每个月定期进行账物盘存。
财务部应不定期进行盘查，并至少每一个月进行一次定期盘查。
如未按期盘存者，保管人和财务部负责人各罚款30元/次。
第十三条采购人员采购回烟酒后凭《烟酒采购申请表》入库，保管人认真清点核实数量，品类后，开具《入库单》，一式三份，保管人一份，采购人一份，财务部一份（财务部留存三年备查）。
第十四条采购回的烟酒堆放整齐，防霉防潮。
烟酒需要按照保质日期依次排放，领用时采用先进先出法依次发放。
以保证烟酒的品质。
第十五条烟酒领用出库需凭《烟酒领用单》,并经行政副总签字核准后方能领取。
如遇特殊情况行政副总不在，领用人必须事后补签，如至当月底表单仍未补签者，罚款80元/次。
第十六条保管人员须每月月末将《烟酒领用单》汇总，交财务部核查作为每月烟酒实物盘存的依据之一。
第十七条保管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚，随入库单、烟酒台账一并移交下任专管人员。
保管人员因其他原因不在时，应由行政部负责人指定人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查账物，以免出现账物不符。
在代管期间的一切责任，都由代管人员负责。
第十八条在保管期间内如遇帐物不符的情况，处理办法如下：
1、在保管人日常盘点中发现账物不符，未及时向上级报告的，行政部负责人与财务部经查实，保管人按照遗失烟酒的金额赔偿。
2、经发现擅自拿取烟酒者，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款。
领用
第十九条烟酒的领用由需要申领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写《烟酒领用单》，经由部门负责人签字，行政副总审批，方可领用。
第二十条烟酒的级别分类：
品名
价格（元/包）
级别
价格区间（元/瓶）
香烟
≤40
C
白酒
≤100（广仁液、15年迎珍酒）
≤50
B
≤350（30年迎珍酒）
≤80
A
≤1000
第二十一条烟酒领用参考标准
招待对象
备注
贷款银行业务主办人员、
业务合作方的三总师或教授级科技负责人
特殊情况经由部门负责人上报，由行政副总审批后，可按高级别标准领用烟酒。
政府相关业务部门的科处长级人员
贷款银行主任（经理）级人员、
公司合作方董事长或总经理级领导
政府相关主管单位主要领导
贷款银行行长、
其他有关公司重大利益的合作方的关键人物
政府地厅级以上领导（含）
使用
第二十二条领用人领用的烟酒必须依照《烟酒领用单》上的使用情况如实使用，领用人所在部门的部门负责人对使用情况进行监督审核。
如与实际情况有出入，需要依照实际情况补充出具烟酒使用情况说明，并交予部门负责人，行政部负责人及行政副总签字。
第二十三条领用的烟酒如未能使用或有结余，必须于次日下班前归还，并填写《烟酒归还单》。
保管人员做好入库手续，并将《烟酒归还单》附在领用单之后。
第二十四条公司建立烟酒使用监督制度，对于每次领用的烟酒使用，陪同招待人员有监督职责。
行政部负责人有权不定期向相关陪同人员核实烟酒使用情况。
如遇与实际情况不符，经公司行政部及公司查证属实的，公司对领用人员罚款100元/次。
第二十五条在使用期间如遇未使用或使用有结余领用人私自将烟酒据为己有，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款，其所在部门负责人负管理连带责任，并处罚款500元/次。
第二十六条对于使用期间陪同人员包庇领用人私吞公司烟酒者，经公司行政部及财务部查证属实，陪同人员按所包庇烟酒市价作为罚款。
附则
第二十七条如遇特殊情况，经行政副总批示后，另行处理。
第二十八条本规定由行政部制定，从颁发之日起执行。
*******生物医药产业有限公司
二〇一四年四月二十八日
烟酒采购申请表
年月日
申请部门
申请人
申请内容
序号
名称
品类
数量
单价预算
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计预算
采购用途说明：
行政负责人意见
年月日
行政副总意见
烟酒入库单
年月日
单价
保质日期
采购人：
保管人：
烟酒领用单
年月日
领用部门
领用人
使用时间
用途、招待对象
领用内容
行政副总审批
部门经理
保管人：
烟酒归还单序号:
年月日
归还部门
归还人
归还内容
保管人：
烟酒归还单序号:
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