公司档案管理制度及档案管理员制度(详细)Word格式文档下载.doc

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（如：

证照类、制度类、文件类、合同类等）。

2、公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：

营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

（2）文件类：

分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件（各部门记录文件）；

（3）合同类：

分内部经营管理合同和业务合同两种；

（三）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《记录清单》（《文件记录程序》表格，编号R-035），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《记录清单》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

四、归档及保存年限

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间排序。

（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。

定期按文件材料的保持价值分为1年、3年、6年不等。

详见《附件2：

记录分类及保存期限》（《文件记录控制程序》附件2）。

（三）各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整。

（五）按归档要求进行装订、编号。

全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

五、档案日常管理

（一）发放

文件编制部门将审批会签后的文件交与企管部档案管理员，由档案管理员进行发放，发放时应登记《文件发放登记表》，并对电子版本进行电脑存盘。

（二）接收

各部门接收文件时，应在《文件发放登记表》上签字，并由档案管理员及时填写更新本部门使用文件的《记录清单》。

各部门每年底应将清单副本报企管部备案，如内容没有变化，应通知企管部。

（三）借阅

1、借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应向档案管理员借阅，经办人必须在《文件借阅/复制登记表》（《文件记录程序》表格，编号R-031）上签字，并注明借出日期，以备及时催还。

（2）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（四）销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《文件记录增/改/废清单》（《文件记录程序》表格，编号R-033），报部门负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。

《文件记录增/改/废清单》需注明：

销毁档案目录、销毁原因、销毁经办人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前，按照清册清点；

销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本部门负责人。

《文件记录增/改/废清单》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：

未结清的债权债务；

未了事项；

正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。

应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

（五）移交

1、需要进行移交的档案，需报部门负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

2、移交前，进行清点；

移交后，在《记录清单》上签字。

（六）保密

1、兼职档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

2、爱护相关设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

六、附则

（一）本制度是对《文件记录控制程序》（ISO9000程序文件）的补充，涉及表格均为《文件记录控制程序》所包含的表格。

（二）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。

（三）本制度自印发试行之日起执行。

XXXXXXXXX公司

2013年7月1日

附录1

兼职档案管理员任命及岗位职责

经公司研究决定，现任命市场营销部XXX、工程部XXX、采购部XXX、品质部XXX、财务部XXX、生产部XXX、XXX、XXX、研发技术部XXX、企管部XXX为相应部门兼职档案管理员，负责本部门相关档案管理工作。

具体工作内容如下：

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；

积极开展档案的提供利用工作；

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。

纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、每年进行一次档案清理，编制或更新《记录清单》（《文件记录程序》表格，编号R-035），做好文件索引，以便查找。

注：

此次的兼职档案员除了具备以上的专业素质，还需熟悉和了解相关历史文件材料的分类、数量和内容等，具体的工作细节随时与企管部沟通。

兼职档案管理员每月补贴XX元，各部门根据各自情况分配工作。

XXXXXXXXX公司

2013年7月1日

附录2：

记录的分类及保存期限

生产部

下列记录应在终止后保留3年

公司下发文件、通知

培训记录

设备维修保养记录

不合格品处理记录（包括纠正预防措施记录）

下列记录应在终止后保留6年

生产任务单

合同/订单评审表

无源水表地址码记录

仓库出、入库记录（原材料、产成品、消耗品等）

发货记录

半成品检验记录

车间巡检记录

产品月统计数据

下列记录应在终止后长期保存

计件工资核算

成本核算

客户档案

产品档案

设备档案

工艺文件

作业指导书

程序文件

研发技术部

研发部技术档案:

作废回收文件

工作联系函

程序刻盘记录

设计开发计划书

设计开发任务书

设计开发信息联络单

设计开发评审报告

设计开发验证报告

新产品鉴定报告

文件接收清单

程序文件及受控文件

三包产品处理单

研发部技术档案：

图纸类

产品类

实验记录

会议记录

品质部

不合格品处理记录

仪器仪表校准数据

检验记录

供方质量反馈单

产品检验入库记录

顾客投诉、三包和退货记录

财务部

财务报表

各类凭证

总账、各类明细账

银行对账单

会计移交清册

营业执照副本

增值税纳税人资格证书

税务登记证

贷款卡登记簿

企管部

下列记录应在终止后保留1年

会议活动类：

会议纪要、会议签到

培训纪要、培训签到

文体活动筹备文案、策划

文件记录类：

通知通报

外来文件记录（按实际情况而定）

招聘记录

员工档案类：

员工身份证、毕业证、学历学位证及其它证件复印件

员工考核表

员工合同

保密协议

公司与员工签订的其它合同

聘任记录

公章、证件管理记录

员工满意度调查表

ISO9000文件及评审（内、外审）记录：

程序文件