公关接待管理制度Word文档格式.doc

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2．一级来访：

指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；

3．二级来访：

指处级、区级领导的来访；

4．三级来访：

指科级及以下的领导的来访；

5．四级来访：

一般客户、业务人员等来公司参观者。

（三）按境内外客人分为：

1．外宾

2．内宾

第三条接待原则：

（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；

（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；

（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；

（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；

（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；

（六）因工作需要安排客人用餐、住宿的，必须提前一天通知企管办；

临时来访的客人，需要就餐的，应在下班前及时通知办公室。

否则，办公室有权不予发放酒水和安排就餐。

。

（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经企管办洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在企管办领取酒水；

否则由责任人承担超出部分费用；

（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在企管办领用；

（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；

其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；

负责接待的人员需事先与客人交待清楚。

第四条接待环境要求：

（一）所有厂区环境必须干净整洁；

（二）附近社区的环境必须整齐有序；

（三）必须确保社区内的安全；

（四）必须确保厂区内部的安全；

（五）公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；

（六）张贴欢迎标语牌；

（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。

第五条会议室内部布置：

（一）按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；

（二）提前控制好室内温度；

（三）提前准备好企业录像片，并试放，确保无误（有必要时）；

（四）提前准备好产品展示；

（五）提前准备好需展示的材料幻灯片；

（六）提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；

（七）会议室内部的绿化、鲜花摆放。

第六条责任划分：

（一）企管办：

负责掌握所有的来访信息：

包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；

负责通知相关部门提前做好接待准备；

产品展示与欢迎标语、提供最新的公司宣传片、礼品准备、用餐安排、住宿安排、车票订购等；

与前来参与的新闻媒体认识，并索要音像资料保存。

（二）总务科：

负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；

负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果摆放，室温，录相的试放及准备；

（三）生产科：

负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；

车间内部秩序井然有序（如有需要）；

负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；

（四）人事科：

负责来访事宜的文化宣传；

包括拍照、摄像；

第七条接待相关事项：

（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；

（二）提前将车辆安排好；

（三）安排好来访的随同人员，如司机、保卫、秘书等；

（四）其他突发事项。

第八条按不同的分类确定接待级别：

（一）特级来访：

由总经理级人员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；

（二）一级来访：

指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访。

（三）二级来访：

指处级、区级、银行领导的来访。

由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；

（四）三级来访：

指科级以下的领导的来访。

（五）四级来访：

由对口责任人负责接待。

（六）临时来访：

对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由企管办在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。

第九条接待工作流程：

（一）企管办首先了解来访的基本情况：

人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；

（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式通知集团办公室（书面列明来访时间、来访目的、需企管办安排住房、用餐等）；

（三）特级和一级的来访，企管办根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由企管办或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；

（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；

如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；

（五）根据具体情况，由企管办提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；

（六）企管办将客人来访的相关要求，需要相关部门配合做的工作，以邮件形式发送到相关部门，各相关部门按要求执行，考核办在客人到达前两小时负责总体检查，查漏补缺；

（七）迎接客人方式

1、自行安排车辆到达公司的客人，由企管办负责告知公司的具体地址和线路；

特级和一级领导，如有需要，企管办安排车辆到指定地点迎接；

2、来访的客人，如对方需要，由具体联系部门提前预约车辆，在相关负责人的陪同下，到指定地点（如车站、机场、酒店或指定的其他地点）迎接；

3、特别重要的客户（如关系到企业发展的业务客户等），需由接待部门（科室）预约，到指定地点迎接；

4、企管办或具体负责部门应随时掌握来访客人到达公司的时间，并及时通知接待领导，负责接待的领导在客人到达公司之前，提前在公司门口迎接；

5、由负责接待的领导将来访客人迎接到接待室，安排客人入座。

（八）总务部门负责给客人泡茶，并确保10分钟添加一次开水；

（九）人事科或企管办工作人员负责拍照、摄像，将历史的瞬间载入公司发展的史册；

（十）由领导针对客人来访的目的，带领客人参观我公司产品展示，介绍公司发展的相关情况，如有需要，放映公司的宣传片；

（十一）如有安排，由接待领导带领客人参观公司车间；

（十二）陪同客人到预订好的酒店用餐；

（十三）客人如果完成此次来访，需要预订返程车票、机票的，由企管办与具体负责接待部门沟通，由企管办负责按客人要求安排；

如需要送至车站、机场的，具体负责接待部门应按公司规定提前预约，企管办给予认真安排配合；

第十条用餐和住宿标准

（一）特级客人（国家、省、部级领导），原则上住五星级酒店套间以上标准的房间，用餐每人标准500元以上；

（二）一级客人（厅级、市级领导），原则上住四——五级酒店标准房间，用餐每人300左右；

（三）二级客人（处级、区级领导），原则上住三——四星级酒店标准房间，用餐标准每人100—200元；

（四）三级客人（科级以下领导），原则上住三星级酒店以下标准房间，用餐标准每桌500元（8—10人/桌）以下；

（五）一般客户、业务人员，原则上在公司用餐，我公司不安排房间，或房间费用由客人自行支付。

（六）就餐陪同人员原则上不超过两人，总经理指定陪同人员除外。

（七）客人来访，公司只负责就餐、住宿的接待安排，原则上不得以公司名义安排娱乐活动。

特殊情况下，必须请示总经理。

总经理批准后，方可带领客人去娱乐场所。

第十一条费用报批：

（一）接待产生的费用报销时必须另附费用清单。

（二）接待的费用报销必须是经办人自己报销，不得由他人代为报销，否则视为报销费用作假，按相关规定进行严肃处理。

（三）接待产生的费用必须由总经理进行批报。

第三章附则

第十二条本制度解释权、监督执行权归公司企管办。

第十三条本制度自颁布之日起正式执行。

颁发日期：

二OO六年九月二十六日

1、反腐败管理制度

2、安全管理制度

3、工作交接管理制度

4、经济损失责任索赔制度

5、劳动合同管理制度

6、考勤管理制度