详细活动策划执行方案最完整的项目策划与执行表Word格式.docx

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算

流

策

划

开拓、整合资源

规范、专业执行

构建、完善模式

项目筹备

项目执行

执行总结

物料准备

现场台本

物料申请、审核

流程

执行管控流程

现场照片

媒体剪报

客户评价

执行人员评估

（一）接洽流程

任务分工准备工作

主要工作要求及内容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注

★了解项目规模、场地及其可操作性；

初步接触：

1、细节洽谈（多次）

2、项目汇报

★公司宣传册及相关资料★本公司自有优势资源、活动经验；

★自有资源、案例介绍PPT文档★项目初步策划案框架（包括：

活动主题、形式、主要内容建议；

执行流程安排；

大体预算）

★根据客户意见修改后的策划案（包含策划执行方案、宣传策划案；

详细预算）

★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；

★策划文案打印、装订成册；

★汇报流程安排：

开场人员，主要讲述人员，答疑人员。

★了解合作方关键人物、组织机构，

合作意向，资金条件；

★了解对方的想法和建议；

★讨论策划案，获取客户对活动的具

体要求及意见；

★获知项目的着重点及难点；

★客户的倾向性。

★项目汇报；

★合同条款认定

任务分工

初次策划会议

谈判后

协调会议

（二）策划流程

参与部门

讨论重点

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责

★项目背景、需求；

★是否值得继续跟进；

人

★活动概念和形式。

★客户意见；

★策划案大体框架；

人；

制作统筹、设计师、信息专员、媒介负

★形式和内容设计；

责人

★项目基本成本；

★宣传炒作重点；

会后工作备注

★撰写初步策划案；

★报策划总监与分管副总。

★撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）★方案由设计师进行精包装；

细节谈判后

合同签订后

管控环节

时间管控

供应管控

人力管控

★撰写策划执行方案定稿（包括活

动内容、执行流程、人员分工、宣

★内容、执行细节确定；

传计划及预算）；

★现场效果图；

★拟定合作协议；

★宣传方案确定；

责人、部门总监

★确定需外包工作并开始联络

（演

★物料方案

艺、制作、场地等）

★预算方案（成本/报价）。

★确定执行工作组。

★项目分解及完成时间图表（甘特

★项目正式立项

★落实各项资源、外包

执行工作组成员

图）；

★执行管控

★安排各项工作。

（三）管控流程

时间安排表和节点控制。

活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行

的时间来倒推。

要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。

对外包服务的管理。

比如在活

动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，

这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管

理。

活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。

甘特图表

任务：

把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。

时间段：

优先顺序：

节点：

分工：

对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。

设定任务的优先顺序。

因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。

每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。

二、活动策划具体执行详细方案

一、前期准备

主要工作要求及内容说明

负责人

联系方式

完成时间

备注

（一）前期准备的宣传类

要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，

这样我们就需要先做一份比较完整的活

1、活动策划书

动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。

更重要的是要让上级认可这份策划书，

策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。

一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，

这样就少不了一份正

2、正式发文

式的发文，这也是一个很好的宣传方式。

发文要规范，如文号、主题词、抄送单位

等。

3、悬挂条幅、张贴海报、

要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，

首先这些宣传形式的文字内容都要

设置气拱门、电子屏

由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。

目前的活动一般都有背景幕布，

我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，

最后悬挂。

4、幕布

如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长

3米，高3米，学生活动中心条幅：

长9米，

高0.8米等。

5、借用展板

展板是用于活动的宣传，张贴海报等。

一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，

这样我们先制作好要邀

6、制作邀请函和节目单

请函并进行派发。

现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目

单，并卷成圆筒形绑细绸带红色

A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二

来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。

现在越来越多的活动需要用到多媒体，

PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之

7、演示文稿（PPT）

类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和

电脑。

这点要注意的一是要有组织的标志；

二是要考虑到现场播放出来的效果，就

是说背景颜色与文字的对比要比较明显；

三是内容的规范。

要做到三化：

联系常规化：

经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就

容易了；

接待程序化：

如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、

8、联系校内外媒体

准备相关材料；

新闻通稿格式化：

给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参

与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。

这样写可以减轻我

们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。

一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，

有些领导和嘉宾对我

们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，

9、领导及嘉宾发言稿

以备不时之需。

领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对

青年学生提出的希望都要由领导讲出来。

当然了，这个发言稿一定要由这个组织的

最高指导者定稿。

10、主持稿

为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，

为了让所有工作人员对整个活动具体流

程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。

11、准备拍摄相机、摄影

这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：

一是如果很重要的活动，最好邀请

机

专业的人士；

二是如果场面很大，最好准备广角照像机；

三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作

要注意规范、美观和时尚。

13、热气球、彩旗

有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但

可以营造气氛还可以扩大宣传。

当然，这个视活动的经费而定了

（二）前期准备的物品类

无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领

1、水

导与嘉宾。

无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地

2、地毯

毯。

现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没

3、灯光、音响等设备

有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大

作用。

4、准备签到本、中性笔、

现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备

毛笔

好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5、花

许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；

例如：

会议桌上、致词台上、茶几上，还

有就是上台献的花环或是花束。

这些花都要按照不同场合提前准备好。

6、礼花炮

很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，

所以在举办这些活动

时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。

当然了，这个也是能省则省。

7、水果盘、水果

现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，

但一定要对，如新鲜、易食用等。

这个环节也要注意摆放抽式纸巾。

8、桌椅

许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好

摆放好。

条件允许还要增加桌布，感觉更正式。

9、观众座位安排表制作及

事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。

张贴

10、领导座位签（牌）

正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。

11、帐篷

一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、

灯光和工作人员的避雨。

12、预定工作餐

重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。

当然，这只是组织

的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13、观众服装

有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租

借。

14、哨子、荧光棒

如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光

棒，活动之前分发给观众。

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