东莞市兴旺实业发展有限公司档案管理办法文档格式.doc

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C、重要的会议文件。

包括会议的通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、录像带、照片等；

D、公司的正式发文。

包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件；

E、反映本公司主要职能活动的报告、总结；

F、本单位与有关单位协商工作的往来文书。

G、各类营业证照。

二、房地产销售类文件：

包括销售证件、销售合同、商品房买卖合同、其他销售资料等。

三、财务管理类文件：

A、经营管理类。

包括各类财务规章制度、业务流程、业务指南、财务预测、预算、经济效益考核、奖惩文件、经济合同等文件资料。

B、会计管理类。

☆会计凭证：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

☆会计账薄：

日记账、明细账、总账、辅助账薄、固定资产卡片、各类对帐单、各类盘点表、移交清单、销毁清册等。

☆财务报告：

财务快报、月／季度会计报表、年度会计报告及财务报告说明书、内部管理报表等。

☆银行帐户、贷款卡申请、使用、维护资料。

四、采购类文件

采购活动记录、采购预算、供货单位信息、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本。

五、人事类文件

主要包括员工档案、社会保险、劳动工资、职工教育、培训、福利，员工招聘、解聘离职等文件资料。

六、工程设计类文件

A、工程类：

主要包括工程的合同、图纸、证件资料、竣工资料和验收资料等；

B、设计类：

主要包括设计的合同、图纸、证件资料等。

七、物业类文件

工程、销售移交于物业的资料，物业报告、合同，收楼、交楼资料，业主资料，物业管理相关资料等。

八、资产类文件

土地证，房产证，公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料，公司参与的合作项目、合作单位按要求应向本企业提交的文件材料等

九、消防安全类文件：

消防合格证、消防验收证明书、消防审查意见书等消防安全资料。

十、其它管理文件：

其它可供公司参考的有保存价值的文件资料。

第七条档案归档管理

一、档案归档的原则

档案归档应遵循以下原则：

1、管理类、房地产销售类、采购类、人事类、工程设计类、资产类、其它档案等归档于总公司档案室；

2、财务管理类归档于所属财务档案室；

3、物业类、消防安全类等归档于所属物业档案室。

二、档案归档的流程

申请人归档→交档案室→档案管理员填写《档案移交保管清册》→归档申请人／监交人签字确认

《档案移交保管清册》主要包括档案归档时的基本信息，为便于档案员查找档案。

监交人为行政经理。

二、档案归档的密级

根据文件的重要程度，文件归档密级分为保密、绝密文件，具体按下列执行：

l、资产类文件为公司的绝密档案文件。

2、除上述资料外的其它档案文件为保密文件。

三、档案归档的要求

l、归档的文件要完整、系统、准确、真实；

2、归档的文件要进行登记、造册；

3、归档文件必须按单位、部门等进行科学的分类、立卷，具体由行政部整理执行；

4、保密文件存放档案室档案柜；

绝密文件存放保险箱，由行政部经理掌管钥匙，主管副总经理掌管密码。

四、归档时间

1、管理类、房地产销售类、采购类、人事类、工程设计类、资产类、其它管理文件一般应在办理完毕后两周内归档。

2、财务管理类文件在会计月度、年度终了后由会计部门整理并归档。

3、物业类文件根据实际情况及时进行归档。

3、电子文件逻辑归档实时进行，应与纸质文件归档时间一致。

4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

五、下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料；

2、公司内部变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3、公司资产变动过程中形成的文件材料；

4、其他临时活动中形成的文件材料。

第三章档案借阅和销毁

第八条档案的借阅

一、档案的借阅流程

填写《档案借阅审批表》→审核/审批→借阅（填写《档案借阅登记簿》）

《档案借阅登记簿》由行政部整理备案。

《档案借阅审批表》上必须注明用途并办理相关借阅审批手续。

二、档案的借阅权限及范围

1、公司以外人员检查和借阅文件

原则上，公司档案不给予外借；

如有特殊情况，外来人员检查和借阅公司档案室任何资料，必须由相关主管部门经理申请，并报主管档案室的副总经理审核得到董事长批准后由行政部负责跟进处理。

2、公司内部人员借阅文件

（1）保密文件由借阅部门所在的主管单位的副总经理审批经行政经理核实后借阅。

（2）绝密文件必须由部门经理级（不含副级）以上人员亲自申请经公司董事长批准后方可借阅，具体由主管档案室的副总理和行政经理同时核实在场办理。

（3）非特殊要求、各类证件、证照仅借阅复印件，并在复印件上盖用途章。

（4）对借阅不退回的文件要注明登记。

第九条档案的销毁

1、档案销毁的具体工作由档案室负责，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

2、送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审，经主管副总经理审核同意后，连同销毁档案的书面报告送董事长签字批准。

3、销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第四章档案管理人员的职责

第十条档案管理人员的主要职责

一、档案管理人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作；

二、认真学习各种档案法规和公司制订的档案管理办法，并严格执行公司档案管理办法，了解档案管理的基本要求，做好档案管理工作，维护档案管理秩序；

三、根据安全保密便于查找的原则要求，实现档案管理电脑化，存放档案应按照单位、类别和时间先后顺序有规律存放保管；

四、负责公司各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计等各项档案管理工作。

五、熟悉公司档案文件；

六、必须严格执行档案查阅借阅制度；

履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求；

七、监督借出的档案文件务必按时归还，对不退回文件要做好登记手续；

八、归还档案时，档案室管理人员应详细检查档案后方可入档；

九、各单位或部门对所保管的证件在到期前一个月通知行政部办理，并及时督促年审和重新归档；

十、每年底进行一次档案检查，对破损或变质的档案及时修补、复制或其它技术处理；

十一、确保档案安全；

十二、档案室管理人员调离工作时，应在离岗前做好交接手续；

十三、保持档案室内清洁卫生，注意防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防高温、防光、防鼠等，下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开；

十四、遵守工作纪律，严格执行档案室的各项规定。

第五章档案室的管理规定

第十二条档案室的管理规定

一、建立健全档案保管办法，加强公司档案室的管理；

二、档案室指定专人管理，无关人员未经批准，不得进入档案室。

三、档案室要做到“三室分开”，即档案库房、阅档室、办公室三室分开；

四、档案室必须坚固、适用，保持室内清洁卫生，注意防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防高温、防光、防鼠等，室内不得存放与档案无关的物品；

五、查档人员必须严格遵守阅览办法，不允许在档案上涂画、篡改、批注，更不能拆散和抽出档案材料；

六、档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备；

第五章附则

第十二条本档案管理办法由公司负责制订、解释、修改。

第十三条此办法自董事长审批后从2014年月日起修订实施。

附：

《档案移交保管清册》

《档案借阅审批表》

《档案借阅登记簿》

董事长签字：

二零一四年三月日

档案借阅审批表

档案编号

密级

保密期限

借阅人姓名

单位/部门

借阅用途

借阅时间

档案名称（份数）

单位或部门负责人意见：

分管副总意见：

档案室分管副总意见：

备注：

档案移交保管清册

单位：

年月日

序号

具体内容

形成时间

数量

备注

移交人：

保管人：

监交人：

审批人：