《零星后勤物资采购管理制度》Word格式.doc
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部门/区域
岗位
总部
各中心/负责人
各中心/全体人员
各省公司、各分拨中心
负责人
全体人员
相关制度或流程
拟制部门
人力行政中心--行政部
拟制人
邓亦云
目录
一、制度正文·
·
1
第一章总则·
1
1.0目的·
2.0范围·
3.0定义·
3.1采购·
3.2供应商·
3.3零星后勤物资·
4.0职责·
4.1使用部门·
4.2采购专员·
第二章具体内容·
1.0采购申请·
2.0采购审核·
2
3.0采购办理·
4.0入库办理·
5.0物品领用·
6.0盘点·
3
第三章授权事项·
1.0零星后勤物资采购事项授权·
2.0采购费用报销授权·
4
第四章附则·
二、例外·
三、解释·
四、引用·
五、附录·
5
零星后勤物资采购管理制度
一、制度正文
第一章总则
1.0目的
为指导日常后勤物资采购工作,完善采购流程、规范采购行为,确保后勤物资采购满足申请需求,特制定本制度。
2.0范围
适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。
3.0定义
3.1采购:
指通过市场或其他渠道,以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源,以
满足自身需求的活动。
广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、
安装、调试以及售后服务等多个环节。
3.2供应商:
指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。
它可以是企业、
个人或以其他形式存在的机构。
3.3零星后勤物资:
在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资,包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。
4.0职责:
4.1使用部门:
负责填写后勤物资采购申请单,按规定办理领用手续。
4.2采购专员:
负责供应商甄选、寻价、比价,按采购申请实施采购行为、办理入库及财务
报销手续等。
第二章具体内容
1.0采购申请
1.1使用部门有后勤物资需求时,首先在SOA系统中提交“物料领用流程”,经批准后到物
料仓库领取。
一般情况下,省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统
统一配发。
1.2对于无法通过仓库直接领用的后勤物资,由使用部门填写《后勤物资采购申请单》(须注明用途、数量、要求到货日期等),经部门领导批准后,递交给行政部(综合管理部)申请采购。
如使用部门对所申请的物资有特殊要求的,应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。
1.3对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资,应分别通过SOA系统提交“资产申请流程”、“备品备件申购流程”办理,而不能按后勤物资采购申请流程办理。
1.4原则上,公司不得未经申请而擅自采购,严禁“先斩后奏”的行为。
如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请,但在事后必须及时补充提交采购申请单。
2.0采购审核
2.1总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核;
省公司、分拨中心的“后
勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行(《关于人力行政费用申请与报销对分子公
司授权的通知》)。
2.2审核关键点主要为:
正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等,对审核有异议的,应及时与申请人沟通、说明,并达成一致意见。
3.0采购办理
3.1采购人员应具备良好的职业操守,秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。
3.2在实施采购时,应本着5R(适质、适量、适价、适时、适地)的原则,确保采购的物资
质量可靠、物美价廉。
3.3对于采购频率较高、用量较大的后勤物资,应采取选择固定供应商作为合格供应商的方
式进行合作。
对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货
方式、供货周期、售后服务等多个方面。
3.4合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定,并定期对其进行再评估。
对出现重大质量问题或不符合时,应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。
3.5对于已确定合格供应商资格的,可以签订采购合同。
对于供应商的报价,应定期进行再
评估。
3.6对单个金额≥500元、或批量金额≥3000元的后勤采购事项,应以比价表的形式进行会
签,最终按会签结果执行(在同等条件下,以最具优势的价格采购)。
4.0入库办理
4.1所有经采购的后勤物资,必须由采购人员办理入库手续,入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收,在确保一致时才能办理入库,并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。
4.2入库经手人在办理物品入库验收时,如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收,同时及时告知采购人进行调换或退货。
4.3办理入库时,必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。
最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。
5.0物品领用
5.1所有物资必须办理领用后手续才能使用,严禁“未入库、先领用”的现象。
5.2在办理领用时,领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合,确认无误后,领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。
5.3对于“以旧换新”的物品,在领用时必须“交旧领新”,否则相关人员有权拒发。
6.0盘点
6.1所有的物资,应按月进行盘点,具体参照“后勤物资盘点表”。
6.2对于盘点中出现的盘盈、盘亏,应由盘点人进行书面的说明。
当盘盈、盘亏金额≥1000元时,必须上报中心负责人。
6.3对于重大盘亏事件,应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。
第三章授权事项
1.0零星后勤物资采购事项授权
申请事项
采购要求
流程审批节点
1.伙食类(含食材/调味品/燃气)
1.各省每月10日前提交伙食费计划总额,按11元/人/天*用餐人数*天数计算,计划由省总审批,报总部备案;
2.超标/例外情况提交总部审批;
3.采取备用金形式(按11元/人/天*用餐人数*3天)。
分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案
省/分拨:
分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总
超标准/例外情况:
省总-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁
2.福利及员工奖品类(含部门活动经费类物品采购)
1.制度标准内由省总批;
2.超标准提交总部批准(最高需副总裁或以上领导批准)。
3.员工奖品类别:
文娱颁奖、体育竞技奖、培训(评优)达标、其他;
4.奖品单笔≤2000元由省总批准,全年不超出四次,超额或超次数向总部申请。
福利及活动经费类:
分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-(超标准)总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁(省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案)
员工奖品类:
分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-(超标准)总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁
3.后勤基建维修类(含工具、配件