1合同管理办法Word格式文档下载.docx

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（四）管理企业合同专用章。

（五）对合同文本进行统一编号、登记，同时建立管理台帐。

负责合同报表的统计、综合分析和报送工作。

二、财务部的职责：

以法律、法规及经营、计划、财务、监察等规章制度为依据，按照各自的职责范围对合同进行专业审核，并对审核内容的真实性、合法性负责。

同时，参与招投标、询比价、商务谈判等工作。

（一）重点审核合同项目的立项、资金来源及使用、合同标的、数量、质量及合同价款、结算方式和时间、履行期限等内容。

（二）负责对合同项目的招标、投标、采购的合同谈判、签约和履行过程中各部门履行职责的情况进行监督检查。

第五条合同承办部门职责划分

一、涉及公司备品备件、零星物资等合同由安保部承办。

二、涉及房屋租赁等合同由综合部承办。

三、涉及环境保护、视频监控、安全保卫、防雷工程等合同事项由安保部承办。

四、涉及公司日常行政事务、办公用品购置（含信息产品）、接待、会议、外事活动等合同事项，由综合部承办。

五、涉及审计、评估等合同事项，由财务部承办。

六、涉及公司人员培训、职工医疗保险等合同事项，由综合部、安全部承办。

七、涉及生产设备等合同由工程部承办。

八、涉及多个职能部门的项目，由董事长协调确定承办部门。

第六条合同承办部门的职责是：

（一）负责合同相对方主体资格、资信情况、履约能力的调查，对合同相对方提供的有关资料真实性进行核实，并认真填写《客户资信调查表》（见附件3），并向合同主管部门报送合同的有关资料。

（二）参与合同的谈判和合同文件的起草，按照本办法规定的程序履行合同报批手续，保证合同真实、合法。

（三）负责履行合同，及时解决履行中出现的问题。

遇合同变更、解除等重大事项，须按照本办法规定履行审批手续。

第三章合同的订立、审查和批准程序

第七条合同拟订前的审批程序

1、承办单位在决定是否进行交易的初步意向协商前，应按本条规定履行审批程序

2、承办单位负责具体项目的工作人员，应将拟进行交易的情况向部门负责人汇报后，承办人员和部门负责人应及时以书面形式（批复性文件、采购计划、合同项目报告等）向公司分管领导汇报。

3、分管领导在收到汇报材料3个工作日内，决定是否立项并签署书面意见，同意的项目应报请董事长批复。

4、承办部门和承办人凭董事长批复，严格按照合同签订流程，层层把关，做好合同签订过程中各阶段工作。

5、重大合同协议或法律关系复杂的合同协议，应指定法律、技术、财会等专业人员参加谈判，或聘请外部专家谈判，并就谈判过程重要事项予以记录。

合同管理部门应对合同进行法律认证，必要时出具法律意见书。

第八条合同签订基本流程：

立项（计划）审批→对方资信调查→招（议）标（或询比价、竞争性谈判）→合同起草→合同审核签署→合同履行→监督检查→合同备案→存档管理。

第九条合同对方当事人的确定：

经公司领导和相关部门批准同意的立项或计划项目，按《海峡科化招投标管理规定》等相关规定，由公司招标办通过询比价、竞争性谈判或者公开招标、议标等方式择优确定。

第十条　承办部门和承办人员必须做好对合同对方当事人信誉和履约能力等方面信息调查，防止对方假借订立合同进行欺诈，防止无相应资信的单位在合同履行过程中损害公司利益。

第一次与对方签订合同的，还须认真负责地填写对方《资信调查表》（见附件3），并与合同一起送管理部门审查。

订立合同时应当要求合同对方当事人提供营业执照（副本）、组织机构代码、税务登记证的复印件、法定代表人授权委托书原件等材料。

第十一条存在以下情况的，由分管领导决定是否继续签署合同，或在完成相关补救措施后再签订。

1、经调查确认对方信誉或经营状况不好的；

2、超出供货厂商、承包方履约能力的；

3、代理人超出代理权限的；

4、没有进行资信调查的；

5、“三证一书”（营业执照、生产经营许可证、资质证、授权委托书）不全的。

第十二条　合同审批流程：

承办人起草→承办单位负责人审核→财务部审核→综合部审核→总经理审核→董事长审批→综合部编号（单笔合同金额大于500万元的，还应报福建海峡科化股份有限公司法律顾问室审核）。

各审核部门依据部门职责对合同中的（但不限于）以下内容进行审核：

1、合同对方的信誉和履约能力等资信情况，防止合同欺诈；

2、合同的质量、数量、规格，防止错订；

3、合同标的物的价格及其它收费是否合理；

4、合同文本使用是否符合规范，合同条款是否齐全，用语是否准确，违约责任是否符合法律规定；

5、法人资格是否有效，代理人的代理资格是否合格，防止出现无效代理；

6、担保是否适当、合法；

7、合同定金、预付款、质保期、质保金是否合理。

8、合同各条款是否合法、合规及符合国家相关政策。

审核部门提出的意见和修改要求，合同承办部门和承办人修改后应送对应审核部门再次审核，承办人认为审核意见无法采纳的，应在合同签署单上注明原因，并与审核人沟通，审核人员认可的签署意见，不认可的保留原意见，审核人员保留的意见是否采纳由最终签署领导确定。

承办人将合同送审时，应附有“三证一书”、合同当事人资信履约能力资料及其他相关联的资料（如会议纪要、招议标资料）。

对未附或资料不全的，审核人员有权拒审，但须注明原因，由此造成合同延期签订的，由承办部门和承办人承担责任。

第四章合同的履行、变更和解除

第十三条公司签订的所有合同必须经过双方法定代表人或授权代表人签名、单位盖章生效后才能开始履行本方义务。

对未签订合同而实际已经履行的合同补办审批手续的，合同管理部门不予受理。

第十四条履行义务必须严格遵照合同约定，不得超过本方应承担的义务范围。

同时，合同承办部门和承办人应督促对方按合同约定的义务，严格完整地履行合同。

第十五条签订合同应采用书面形式，应使用国家规定的标准（示范）合同文本，没有标准（示范）合同文本的，合同内容应符合有关法律、法规和规章，条款应当明确、完备，形式符合法定要求。

第十六条合同签订后，应当全面履行合同。

在履行中，如果出现不能履行或者不能完全履行的情形时，应在法定或约定期限内采取有效措施减少损失。

需要变更或解除合同的，必须采用书面形式，并填报《合同变更（解除）审批表》（见附件2），按本办法第三章规定的程序进行审批。

第十七条合同承办部门和承办人应当根据合同解除情况，做好说明记录，并将与合同解除有关的其它证明材料一同送合同保管部门存档备案，同时通知与被解除合同的部门。

第五章合同纠纷的处理

第十八条合同纠纷发生，合同承办部门应及时通报合同主管部门，并负责收集与纠纷有关的证据、材料，会同合同主管部门和合同职能管理部门研究解决纠纷的办法。

涉及金额特别重大或对公司生产经营造成重大影响的，合同主管部门还应及时上报福建海峡科化股份有限公司法律顾问室。

第十九条合同纠纷发生，协商能解决的，应当订立书面协议；

协商不能解决的，应当在法定时效内，根据合同的约定，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院起诉。

第二十条合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料（调解协议书、仲裁裁决书、法院判决书等）汇总、归档，并报送福建海峡科化股份有限公司法律顾问室。

第六章合同专用章和合同档案

第二十一条企业对外签订合同应加盖合同专用章，不得加盖其他印鉴。

第二十二条合同专用章由合同主管部门指定专人负责保管。

凭批准的《新疆海科环疆建设工程有限公司合同签署单》（见附件1）或《新疆海科环疆建设工程有限公司合同变更（解除）签署单》（见附件2）及《授权委托书》加盖合同专用章。

第二十三条合同档案管理由综合部负责并建立台账。

合同档案包括：

《合同签署单》、合同文本、立项批复文件、“三证一书”及与合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等有关资料。

一般合同档案保存期限为合同履行完毕后5年，重大合同档案永久保存。

涉及投融资、对外担保、抵押、质押、贷款、租赁、关联交易或单笔交易金额大于500万元的合同，还应提交福建海峡科化股份有限公司法律顾问室备案。

第七章监督检查及奖惩

第二十四条综合部、财务部是合同履行的监督管理部门，共同对合同履行进行监督管理。

合同承办部门和承办人是本部门合同履行的监督、检查责任人，有义务跟踪检查、落实双方合同义务履行情况，并向分管领导和董事长报告。

配合综合部、财务部对合同履行的监督。

发现对方当事人有迟延履行、拒不履行、无力履行，履行内容不符合约定标准等违约情况时，应当及时报合同主管部门处理。

第二十五条公司对以下情况依据情节轻重对相关责任人员进行处罚：

1、应当签订书面合同而未签订的；

2、合同承办人在签订、履行合同时未尽职责的；

3、合同承办人、主管遗失或擅自销毁合同或附件的；

4、应追究而未追究对方违约责任的；

5、玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊造成公司损失的。

第二十六条在合同管理工作中成绩显著和为公司避免、挽回重大经济损失的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。

第八章附则

第二十七条本合同管理办法由综合部负责解释。

第二十八条本合同管理办法自2014年12月12日起执行。

附件：

1.新疆海科环疆建设工程有限公司合同签署单。

2.新疆海科环疆建设工程有限公司合同变更（解除）签署单。

3.客户资信调查表。

++++++++++++++++++公司合同签署单

合同编号：

合同名称

合同金额

定价方式

经办人及联系电话

合同对方单位名称及联系电话

合同经办部门

意见

财务部

综合部意见

总经理

董事长

意见

2.

++++++++++++++++++++++++++有限公司合同变更（解除）签署单

合同编号：

3.

客户资信调查表

一、资信状况

客户名称

组织代码

（身份证号）

注册地址

（家庭地址）

邮政编码

联系电话

传真

客户所属行业

（A）建筑；

（B）铁路；

（C）砼公司；

（D）经销商；

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