某论坛2014年年会嘉宾接待组工作方案模板Word文档格式.doc
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******委常务副主任
成员:
******处处长
******副主任
******处调研员
******办公室副主任
***市***委副主任
二、工作职责
指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调。
指挥部办公室负责对接论坛组委会,做好各类相关信息的搜集、汇总、整理、上报;
负责指挥部各项指令的传达;
负责重大事项的协调上报;
负责相关经费的落实;
负责做好重要嘉宾的一对一接待服务,并及时将参加论坛、餐叙、考察等活动的嘉宾名单、时间、地点等信息传达到相关工作组,通知有关人员提前做好准备;
负责住房、车辆及其他物资的统一调配。
各工作组结合工作实际,制定本工作组细化方案。
三、工作机制
(一)各工作组按照“各司其职、各负其责、充分沟通、团结协作”的原则,根据任务分工做好相关工作,积极协助其他工作组做好协调配合工作。
(二)实行重大事项通报制度。
各工作组按照“事前请示,事后报告,实事求是,及时准确”的原则,对组委会的重要指示、工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项,要及时通报指挥部办公室及相关工作组。
四、责任分工
(一)指挥部办公室
负责人:
***市政府副秘书长(****)
***省****处处长(****)
***市**常务副主任(***)
成员:
******副主任(***)
******调研员(***)
******办公厅四处处长(***)
联络员:
******(***)
工作职责
1.负责对接论坛组委会,并提前制定接待工作方案送审;
负责各工作组工作人员的食宿、物资、车辆及相关工作的总协调。
(责任人:
****)
2.负责做好大会组委会分配的志愿者的调度指挥,拟定重要嘉宾“一对一”接待单体实施方案。
负责汇总嘉宾名单、航班、住宿、用餐、活动行程、翻译需求等信息,及时报送指挥部办公室,分送各工作组。
3.负责与大会组委会的总联络,负责掌握重要嘉宾及随行人员住房和车辆分配、受邀出席活动等信息。
***)
4.负责大会组委会统一安排之外的接待用车的落实。
大会所需社会车辆的协调分别由****负责,每人负责协调5辆奥迪A6以上规格轿车,合计20辆。
大会所需大巴车或商务车的租用由委办公室负责。
5.负责会议期间租用车辆、社会车辆、工作人员用车等的统一调度指挥。
6.负责与大会组委会对接,落实工作人员用餐时间、地点,并负责通知相关责任人。
负责提前预订酒店,落实工作人员的住宿。
7.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;
负责车辆通行证、重要嘉宾礼品及其它后勤保障物资(如雨具等)的落实。
8.负责落实拟参加接送机、宴请、考察等活动的领导名单,并负责通知。
9.对大会活动的各项费用进行监督和核实。
10.完成指挥部交办的其他工作任务。
(二)嘉宾联络组
组长:
******委副主任(***)
*****副主任(**)
******副处长(***)
*******
*******处副处长(***)
工作职责:
1.负责对接论坛组委会,提前落实参会嘉宾及随行名单、往返日期、航班号、住宿需求、活动行程、翻译需求、旅游等信息,及时报送指挥部办公室及相关工作组;
负责统计工作人员住宿、用车需求,并提交指挥部办公室统一安排。
2.负责汇总重要嘉宾行程,并安排“一对一”联络员提醒、引导;
负责掌握省有关领导出席会议、宴请等有关信息,并将有关信息提交指挥部办公室。
3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络,及时将信息反馈指挥部办公室统筹协调。
4.完成指挥部交办的其他工作任务。
(三)酒店服务组
******委副调研员(****)
成员:
******信产办(***)
******区处处长(***)
1.负责嘉宾报到、入住等有关事宜。
负责与大会组委会对接,提前领取嘉宾房卡,配合“一对一”联络员引导嘉宾入住和资料领取。
2.按照大会组委会统一安排,组织工作人员参加培训,并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息。
3.负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求,及时提交指挥部办公室,并按照指挥部办公室安排做好协调落实工作。
及时妥善处理嘉宾在酒店遇到的突发状况,并及时上报指挥部办公室。
(四)机场服务组
副组长:
******委办公室副主任(***)
*******办主任(**)
联络员:
******办主任(***)
1.负责掌握嘉宾航班信息,提前通知指挥部办公室及酒店服务组。
2.负责与大会组委会对接,做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等工作。
3.完成指挥部交办的其他工作任务。
(五)宴会服务组(晚宴形式待定)
***市政府副秘书长(***)
*****副主任(***)
******四处处长(***)
****
联络人:
******办公室副主任(****)
1.负责落实大会组委会统一安排之外的活动,制定详细实施方案。
2.负责与公安、质监、卫生等部门的对接,做好保障服务工作。
3.负责与酒店方对接,负责宴请场地的预订,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座次安排等。
4.负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。
5.完成指挥部交办的其他工作任务。
(六)应急机动组
******纪委书记
******监察室主任(***)
*****监察室(***)
联系人:
*****监察室主任(**)
完成论坛期间指挥部办公室临时交办任务,负责落实本方案中未进行明确分工的有关事项,处理嘉宾接待工作中的突发状况。
附件:
嘉宾信息及一对一接待安排**
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