领导如何开好企业会议文档格式.doc

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3.设计会议结构、

4.正确的做记录

5.检查执行约定的情况

确定召开会议的频率对您的团队非常重要。

最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。

您可以在这每个星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这一周内要完成的工作。

也就是说，您应该在会议中做好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，做好计划。

周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。

只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无法得到促进。

实践提示：

如有可能的话最好每周召开一次会议。

可以缩短会议的时间。

如果没有需要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，做些简短的交谈。

有规律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。

千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。

与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。

在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么，哪方面是成功的，哪些方面还需要改进。

最理想的时间:

星期五的午休后！

这个时间召开会议夜班都是很简短而有效。

而且，团队里的每个成员都能够经过思考后将一个星期的工作做个总结，带着轻松的心情跨入周末。

这样，每个人都能把精力留到下一周，带着明确的目标开始新一周的工作。

您应该和您的团队一起讨论：

什么样的开会频率适合你们，不能由您一个人说了算！

最为重要的一点是：

一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。

这有这样，开会的作用，才能得到充分的发挥。

在召开团队会议时，最关键的是您要从一开始就制定好严格的规则，并且您自己也要遵守这些规则！

召开会议的黄金规则是：

永远不要超过两个小时！

如果您很难遵守这个时间限制，您可以试试站着开会，比方说大家都站在较高的桌子旁边参与讨论。

您将发现即使您在一个小时后稍做休息，要把会议时间控制在2个小时内页不会有困难。

规则1：

准时开始。

即使与会人员还没有到齐，您也应该开始会议。

这对于迟到的人来说是一个明确的信号，告诉他您不接受这种不礼貌的举动。

坚持一段时间后，这种做法就会取得明显的效果。

规则2：

在会议开始时，您应该咨询各位与会者，是否接受已经准备好的日程。

您可以做一些补充，但前提是与会者已经预先做好充分的准备。

否则应该把这项工作推迟到下一次会议。

您必须在会议开始时，再次明确会议的目标。

规则3：

您应一次对议事日程上的各项内容进行分析，但必须保留出充分的时间用于讨论。

如果您发现某一项内容所需的时间比您计划的要长，就要和与会者共同商议解决的办法。

检讨一下，哪些问题必须马上进行讨论，哪些内容可以延后！

规则4;

会议召开45分钟到60分钟时应该休息一次。

这样能使与会者重新高度集中注意力。

如果讨论陷入僵局，也可以采取中间休息的办法。

休息时间会带来奇迹。

气氛缓和后您能够更快地找到解决问题的办法。

规则5：

如果您发现会议将超过2个小时，就应该安排一个休息时间，让与会者有机会推迟他们后面的约会。

规则6:

在会议中尽可能的多运用视觉手段。

议事日程、重要的问题和建议都可以用活动挂图呈现出来。

幻灯片则适用于说明复杂的情况和数字。

您应该知道：

人只能记住听到的内容的20%，看到的内容的40%，同时听到和看到的内容，则可以记住60%。

规则7:

定期对讨论的进展进行总结，为与会者指出一个明确的方向。

这里也可以利用活动挂图取得极好的视觉效果。

规则8：

让所有与会者都参与讨论。

您要注意，不要因为某个与会者不善于表达自己的观点，就把他排除在讨论之外。

许多员工都掌握丰富的专业知识，却因为不善表达而无法得到充分的利用。

规则9:

准时结束会议。

最后必须对得出的结论进行总结，确定由哪个人在什么时间完成哪些工作，还要把这些结论做好书面记录。

会议的内容还应该包括：

如何处理没有讨论的各项议事日程。

（推迟到下次会议讨论，在更小的圈子中进行讨论，或者以书面方式逐个征询意见等等。

）

3.设计会议结构

成功的团队会议都具备固定的结构。

结构能够为与会者指明方向，减轻他们准备是的工作量。

下面我们分别列举周一和周五会议的结构样本。

周一会议

主题1

下周的主要目标、任务、要优先解决的问题是什么？

主题2

闪光点：

让每位与会者就目标/任务提出问题

---------还有哪些地方不明确？

---------要实现目标还缺少哪些条件？

主题3

开诚布公的讨论：

哪些建议能帮助同时更好地完成他们的任务？

主题4

结束讨论：

有没有什么问题需要上司向团队做解释的？

您必须注意让团队的没移位成员都参与讨论。

因此我们建议您，请各位成员依次说说自己对目标和任务的看法并提出问题。

为同事提供建议，帮助他们更好地完成任务是个不错的联系。

在这个过程中您应该强调一句格言：

个人的成功就是团队的成功，只有这样才能让各位与会者知无不言，言无不尽。

周五会议

第1轮讨论：

团队成员逐个介绍在过去一周中取得的成果、进行得很顺利的工作。

第2轮讨论：

团队成员逐个就如何解决出现的问题提出建议。

由上司对取得成功的案例、改进的建议进行总结。

在第二个主题中要特别注意，不要让讨论演变成诉苦大会。

仅仅对问题进行诊断对所有人都没有任何作用，这只能是第一步。

您应该教会您的员工，不要把问题带到周五的会议中，而应该讨论解决问题的办法，知识也应该是关于如何解决问题的建议。

要做到这一点，您最好能把员工还没有任何解决建议的问题推迟到下一次的周五会议中讨论。

您可以指定某位员工准备一些建议，由他向整个团队进行介绍。

只有这样您才应该讨论这个问题。

如果某个员工在准备建议的时候遇到困难，您可以帮助他。

但绝对不能允许员工把更多还没有想到解决办法的问题逮到会议中。

如何安排议事日程

为整个团队安排议事日程是您的工作。

一个议事日程必须包括以下内容：

在那里开会？

（地点、房间号码，如有必须附上平面图）

□

什么时候开会？

（会议的开始和结束------对于安排后面的约会非常重要）

按照什么样的顺序讨论哪些内容？

每个主题分别需要多长时间？

由谁准备哪个主题？

要谁带哪些资料？

（如有必要应寄发邀请函）

由谁做记录？

对负责会议记录的人来说，一个专业的议事日常是非常好的基础。

您要在会议中做大量的决定吗？

那么您应当在议事日程中就拟好针对各个决策点的建议。

这些建议和其他资料将共同构成讨论的基础。

定期召开会议时，您应当提前咨询与会者，他们希望把哪些问题纳入议事日程，然后按照上述标准制订一个议事日程，并把他分发给每位与会者。

您应该在会议召开之前，及时将议事日程送交每一位与会者，以便他们有充分的时间做准备。

一个在会议中必须考虑的问题是会议记录。

对某些人来说，这可能是很大的麻烦工作，另一些人则很乐意利用所做的记录，在会后用自己的方式对做出的决策进行整理。

因此，有经验的会议主持人会这么做：

他们对谈论过的每个要点都会向整个团队提出一个记录建议。

如果有可能的话，用活动挂图和幻灯片等手段将它呈现出来。

如果团队中各成员都同意，即可不参加修改地在记录中采用这个建议。

会议主持人可以以这种方式担任记录员，但最好能够指定一名记录员。

因为，这样您才能更好地专注于讨论的内容。

此外，如果安排您的员工做记录，对他们来说是一个练习表达能力的绝佳机会。

如果是这种情况，您就应该让记录员自己提出做记录的建议，并向团队介绍这些建议。

在会议中进行表决，可以免除您事后不得不进行无聊表决的麻烦，并保证快速的完成会议记录（会议结束后1天到2天）。

如果您每周召开一次团体会议，这一点就尤其重要。

而且您一定要注意让与会者马上拿到会议记录。

如果关于会议讨论中商定的措施的记录，直到下一次会议才完成，也就失去了它的意义。

如果您作为会议的主持人，同时肩负着会议记录的任务，您可以带一台录音机到会议现场，并在会议过程中整理结果。

只要稍加联系，您就能够掌握在最短的时间内完成会议记录的技巧。

如果您不具备让他人根据录音为您做笔录的条件，也可以吧会议结果写在幻灯片上，会后在复印给各位与会者。

会议结束后并发送会议记录后，您作为会议主持人的工作还没有完成。

与召开会议同样重要的是，执行会议上达成的协议。

因此，您在召开会议和整理会议记录时，要注意说明哪个人到什么时候要完成那些任务，这样有利于以后更好地贯彻执行会议中达成的协议。

你应该明确一些中间期限，由有关的负责人向您汇报解决问题的进展。

这种做法看起来可能有些形式主义，但许多优秀的决策，都是因为没有把工作坚持到底而付诸流水。

如果有员工的反应很消极，或者用诸如没有时间、有更紧急的工作要解决这类借口搪塞，您也不必担心。

最后取得的成效会证明您的坚持是值得的。

只要员工对会议结果的正确性有信心，他们将很乐意接受上司的严格要求。

成功主持会议的3条基本原则

1.作为会议主持人，您不应该说太多

您应该给予与会者充分表达自己观点的空间，并且避免在参与讨论时直接对他们的话加以评价。

请您记住一条原则：

“说提问，谁就掌握主导权！

”更好的办法是询问与会者的意见，要注意不要太快决定采纳某个解决方案，一旦您细心考虑，可能会发现它并非真正的解决办法。

2让所有人参与发言，不要与会者互相攻击

一旦讨论中出现人身攻击的情况，您必须马上加以制止。

您可以通过衡量赞成与反对双方人数的多少使讨论具体化。

3.保持冷静和对全局的掌握

如果使用了一切手段都无法避免讨论变得过于激烈，您一定要保持冷静，把矛盾控制在局部范围内。

如果只有少数与会者参与讨论，您可以插入一次休息打断会议，询问各位与会者对该问题有什么意见。

会议的目标，应该是达成使团队获得战斗力的协议。

比方