行政部工作流程规章制度doc文档格式.docx
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4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。
三、
复印
1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。
4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机，直至落实责任及相关处罚。
5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度，通知人事部进行处罚。
四、
传真收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
五、
信件收发
1、
公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。
收发业务范围包括：
文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
2、
收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、
收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、
对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。
5、
对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
六、
名片管理
公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
自确认名片内容起，一周内到行政部领取。
6、
名片印制费用每季度摊销一次。
七、
公司设备申请流程
为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程
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品领用台帐上登记。
3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。
4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。
5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。
十二、会议管理
1.
公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排和登记备案。
如有必要由行政部发出会议通知确认。
2.
会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于行政部配合工作。
会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。
3.
除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4.
会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。
5.
会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。
十三、车辆管理
公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
公司车辆的使用实行”派车单”制度。
员工应认真填写”派车单”,交由所在部门一级部门经理签字。
若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交”派车单”申请。
“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。
车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写”车辆使用实际情况记录单”,交行政部备案。
行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。
7、
公司车辆内部使用费用如下：
①市内用车：
普通轿车里程费1.5元/公里；
面包车里程费2元/公里。
等候计费：
等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。
②长途用车：
普通轿车里程费1.0元/公里；
直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。
③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。
十四、设备维修流程
1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员；
2.部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部；
3.行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；
4.通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；
5.机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；
6.涉及到的维修费用，由各部门承担。
十五、电子屏使用规范
（一）原则
电子屏是公司对内对外的信息传递载体。
为更好的使用电子屏，做到使用主体合格，信息确认有效，发布时间合理等，特制定本使用规范。
使用主体
1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。
2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。
3、电子屏责任人的职责包括：
及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划，电子屏信息发布的汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。
4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。
发布内容
1、电子屏的发布内容分为日常型信息和特别型信息。
2、日常型信息内容包含：
公司宣传介绍、公司新闻动态、业内新闻动态。
3、特别型信息内容包含：
各类通知、各类公告、各类贺词及其他信息。
4、日常型信息的搜集整理由行政事业部完成。
5、特别型信息的搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。
发布时间
1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8:
30至下午6:
30（有特殊情况的除外）。
2、日常型信息发布时效：
公司宣传介绍每日2小时，分4—6时段发布；
公司新闻动态每日2小时，分4—6时段发布；
业内新闻动态每日1小时，分2—4时段发布。
3、特别型信息发布时效由信息相关部门会同行政事业部核定：
公告的发布时间一般为2个工作日，每日2小时，分4个时段；
通知的发布时间一般为1个工作日，每日2小时，分2—4个时段；
活动贺词的发布时间
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1、电子屏发布的信息须经有关人员的确认方可发布。
2、日常型信息由行政事业部经理确认。
3、日常型信息的更新计划由电子屏责任人拟定，报行政事业部经理批准。
4、特别型信息由出处单位的分管副总确认。
5、特别型信息发布，须由出处单位填写电子屏信息发布申请表（见附件），经分管副总确认后交由行政事业部组织发布。
附表：
行政部工作人员职能划分表
姓名
房间号
工作职能
405
公司行政、办公室、后勤全面协调管理（含车队管理、大楼办公室使用情况协调等）
公文流转、收发传真、办公用品发放、午餐管理、绿化管理、饮用水管理、订餐、订房、订票等
一楼接待文秘、信件收发、办公配合
文印、传真信件的办公配合
403
印章管理、研究生管理、档案管理
一楼接待文秘、图书室管理
固定资产管理（含设备申购）、保安保洁管理、各种维修服务
宣传、文秘、宣传品和礼品发放、
会议接待、培训、活动策划（含工会活动）上一页
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