EXCEL培训教材.ppt

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-EXCEL,办公软件培训资料,基础篇-OFFICE软件介绍,1,1989年发布的运行在386机器上的WORD1.0,开辟了OFFICE软件的历史,1992年发布WORD2.0的用户界面一直沿用到今日,Office97的发布轰动一时标志着一个新的超丰富生产力应用程序时期的开始,Office2003仍然是目前使用范围最广的一款办公软件,基础篇-OFFICE软件介绍,1,OFFICE2007带来了全新的操作体验、更美观的效果和更强大的文字数据处理能力,2010年6月18日，微软Office2010正式在中国发布，并且Office2010迎来了全面的预装时代,基础篇-OFFICE软件介绍,1,Office（全称：

MicrosoftOffice），是一套由微软公司开发的办公软件，其常用的组件包含如下,1.WORD：

文字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一。

主要是用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作。

2.Excel：

主要是用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总、图表制作、透视图的制作等工作。

3.PowerPoint：

演示文稿程序，主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影等。

4.Outlook：

提供了一个统一的位置来管理电子邮件、日历、联系人和其他个人和项目组信息。

5.Access：

数据库管理程序，主要拥有用户界面、逻辑和流程处理，可以存储数据。

6.VISIO:

流程图和矢量绘图软件。

基础篇-基本界面,1,基础篇-基本概念,1,工作表：

一个EXCEL文件由若干个工作表组成单元格：

工作表中最基本的元素。

单元格地址：

每个单元格都有其唯一的固定地址，由行号和列标构成。

表示：

列标+行号例如：

A1、B3、A12为了区分不同工作表的单元格，要在地址前加工作表名称；例：

Sheet1!

A1、Sheet3!

A1当前单元格（活动单元格）：

是指当前正在编辑的单元格。

这时输入的数据保存在其中，该地址显示在名称框中。

基础篇-选取工作,1,选择某一个单元格：

单击或移动光标键。

（注意观察名称框的变化）选择连续的几个单元格：

单击第一个单元格，然后再按住Shift键并单击最后一个单元格；或直接单击第一个单元格并按住左键拖动鼠标。

选择不连续的几个单元格：

按住Ctrl键并逐个单击要选择的单元格。

注意：

选择多个单元格后，可对它们的格式进行统一设置。

选择某一行：

单击其行号（拖动鼠标将选择多行）选择某一列：

单击其列标（拖动鼠标将选择多列）选择所有单元格（整个工作表）：

单击左上角的全选按钮。

基础篇-数据的类型,1,文本型（不可计算）：

例如业务员的姓名、分公司名称、联系人、联系电话等这些信息是不参与运算的，所以可以将它们作为文本型数据来进行输入。

数值型（可计算）：

例如车辆数量等特殊数值（日期、时间、货币）：

例如车辆的入库日期、售价等公式：

由等号（=）开始，由一些运算符号、函数构成的式子。

基础篇-输入文本,1,直接输入（自动左对齐）注意：

对于非字符的数字或日期作为文本输入，则应采用格式：

=83346194或83346194,基础篇-输入数值,1,直接输入（自动右对齐）注意：

可以设置单元格中数值小数点的位数。

方法：

选中单元格后，单击菜单“格式”=“单元格”，或者右键单击单元格并选择“设置单元格格式”，在打开的对话框中进行设置。

在数值中可加逗号。

例如：

2，123，456，不会影响运算在负数前加负号或用一对括号表示一个负数。

例如：

-123等同于（123）在正数前的“+”号忽略,基础篇-输入日期,1,在工作表的单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式会自动从“常规”格式转换为相应的“日期”或“时间”格式。

例如：

以下是可识别的日期和时间数据：

03/12/1303-12-132003/12/132003-12-1323:

00:

3411:

00:

34PM日期和时间的显示格式可以通过菜单“格式”=“单元格”或快捷菜单“设置单元格格式”来设置。

采用12小时制时，应加上AM和PM，时间与AM、PM之间应有空格日期与时间之间应加上空格。

例如：

23:

00与11:

00PM是等同的。

基础篇-输入货币、公式,1,输入货币可以设置单元格格式然后直接输入数值。

输入公式（先输入“=”号，然后输入计算公式，如“=4+10”，然后再回车）,基础篇-单元格其它操作,1,清除内容：

与粘贴相同，可以有选择性地操作（清除只是清除该单元格的某一些内容，但是并不会将该单元格删除）删除：

将删除该单元格，邻近的单元格将填补此空位。

插入行、列：

选中某一行或列后，单击菜单“插入”=“行/列”删除行、列：

选中某一行或列后，单击菜单“编辑”=“删除”调整行高列宽：

选中某一行或列后，然后按住鼠标拖拉行（列）号之间线条进行调整。

如图所示,提高篇-工作表的操作-工作表的选择与重命名,2,工作表的重命名方法：

（1）双击要重命名的工作表标签，然后修改工作表标签名或者

（2）选定要重命名的工作表标签，然后选菜单“格式”“工作表”“重命名”注意：

相应的单元格的标识也有所改变。

如sheet3改为AA，则相应的单元格也由sheet3!

a5改为AA!

a5。

选择工作表选定单个工作表：

单击工作表标签（也即工作表的名称）即可。

当一个工作表被选中时，工作表标签就变成白色。

选择多个工作表：

按住Shift键（选择连续）或Ctrl键（选择不连续）并单击工作表的标签。

提高篇-工作表的操作-工作表的插入、删除、移动与复制,2,1.插入工作表选定插入工作表的位置，例如sheet1选菜单“插入”“工作表”，可在sheet1之前插入一张新的工作表。

2.删除工作表选定工作表，然后用菜单“编辑”“删除工作表”3.移动和复制工作表移动：

选中工作表，然后拖动到目的位置。

复制：

拖动的同时，要按住ctrl键注意：

以上的操作也可以右键单击工作表标签并从快捷菜单中选择操作。

提高篇-函数概述,2,函数是一些预定义的公式，使用一些被称为参数的特定值按特定的顺序或结构进行计算。

Excel提供了300多个函数，包括财务函数、时间与日期函数、数学与三角函数、统计函数、查询与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等。

提高篇-函数的结构与输入,2,1函数的结构函数名（参数1，参数2，参数N）函数由函数名、左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号组成。

参数是函数的核心，参数可以是数字、文本、逻辑值、数组与函数等，参数间的分隔符一般用逗号，括号必须成对出现，且其前后不能有空格。

2函数的输入

（1）直接输入函数与单元格输入公式的方法一样。

首先输入等号“=”，然后输入函数本身。

如：

=SUM（f2:

f4）

（2）使用粘贴函数输入函数种类很多，要直接输入全部函数难度很大，使用粘贴函数输入方法，可以依据各类对话框一步一步地输入比较复杂的函数。

方法：

单击“编辑栏”左边的“=”号，左边将显示某个函数名，此时可以单击并选择您所要的函数，然后按提示进行操作。

（3）在公式中输入函数有时需进行复杂的运算。

例如：

要输入下面一个公式：

=A1-A3/（AVERAGE（B2:

B5）*100）+100其步骤是：

先选定单元格，在编辑栏中输入“=A1-A3（”，用粘贴函数输入法输入函数AVERAGE（B2：

B5），再输入“*100）+100”，按下Enter键，即完成了对混合公式的输入。

提高篇-常用函数,2,SUM（）：

求和格式：

SUM（n1,n2,）参数：

n1,n2,：

为1到N个需要求和的参数。

AVERAGE（）：

求平均值格式：

AVERAGE（n1,n2,）参数：

为需要找出平均值的1到N个参数。

COUNT（）：

计数格式：

COUNT（n1,n2,）参数：

为需要计数的1到N个参数。

MAX（）：

求最大值格式：

MAX（n1,n2,）参数：

为需要找出最大数值的1到N个参数。

MIN（）：

求最小值格式：

MIN（n1,n2,）参数：

为需要找出最小数值的1到N个参数。

常用函数也可直接在快捷菜单中直接选择使用,提高篇-日期与时间函数,2,YEAR（）：

返回日期的年份值格式：

YEAR（Serial-number）参数：

日期值MONTH（）：

返回日期的月份值格式：

MONTH（Serial-number）参数：

日期值DAY（）：

返回一个月中第几天的数值，介于1-31之间格式：

DAY（Serial-number）参数：

日期值NOW（）：

返回当前的日期和时间格式：

DAY（）参数：

无TODAY（）：

返回当前的日期格式：

TODAY（）参数：

无,提高篇-查找与引用函数,2,VLOOKUP（）：

在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

格式：

VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）参数：

Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。

Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。

Table_array为需要在其中查找数据的数据表。

Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。

Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。

如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。

如果找不到，则返回错误值#N/A。

表1,表2,以业务员名称为查找数值在表2中查找其得分并将值返回表1中,附：

如有兴趣可以参考学习,提高篇-文本函数,2,LEFT（）：

从字符串左侧第一个字符起返回指定格式：

LEFT（Text,num_char）参数：

Text-字符串num_char-返回的字符个数,RIGHT（）：

从字符串右侧第一个字符起返回指定格式：

RIGHT（Text,num_char）参数：

Text-字符串num_char-返回的字符个数,MID（）：

从文本字符串中指定起始位置起返回指定长度的字符格式：

MID（Text,start_num,num_chars）参数：

Text-字符串start_num-起始位置start_num-起始位置,VALUE（）：

将一个代表数值的文本字符串转换为数值格式：

VALUE（Text）参数：

Text-字符串,提高篇-排序,2,排序：

是指将数据按从大到小或从小到大的顺序排列。

操作步骤：

（1）选定工作表中的任意一个单元格。

（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出一个排序对话框。

（3）在该对话框中，选择要排序的关键字及排序方式。

还可使用“排序”按钮，进行简单的排序，其步骤是：

（1）选定要排序列上的任一单元格。

（2）单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮。

若要取消排序，可使用“撤消”按钮来恢复到排序前的状态。

提高篇-筛选1,2,数据筛选是指在众多的数据中挑选满足给定条件的数据子集（某些行）。

在Excel2000中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令。

自动筛选的步骤是：

（1）在工作表中任选一个单元格。

（2）单击菜单“数据”=“筛选”=“自动筛选”（3）这时可以看到标题行中每个字段名的右端有一个筛选箭头。

提高篇-筛选2,2,若要恢复原来的数据表格。

可任选一个单元格，单击菜单“数据”=“筛选”=“自动筛选”，则解除筛选若选择“全部显示”，数据全部恢复显示，但自动筛选记号仍然保留。

（4）单击字段名右边的按钮，选择“自定义”，将得到一个对话框，在对话框中输入相应的选项，可得到相应的筛选结果。

提高篇-分类汇总,2,Excel可自动计算列表中的分类汇总和总计值。

当插入自动分类汇总时，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。

若要插入分类汇总，请先将列表排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。

然后，为包含数字的列计算分类汇总。

提高篇-数据透视,2,1、建立数据表格。

2、选择要建立数据透视表的区域。

3、选择“数据/数据透视表和图表报告”命令，弹出对话框，从中选择待分析数据的数据类型。

（默认第一个）4、单击“下