行政办公室管理制度汇编Word文档格式.docx

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③需要几个部门共同处理的公文，应确定一个主办部门。

④对于急件、急电，文书管理员可根据情况直接送总经理批示或直接交有关单位处理，然后向主任汇报。

⑤有关人员外出带回来的公文应及时交公司办公室统一处理，不得擅自保存或处理。

⑥机、绝、密文件的签阅批转按文件要求范围办理，不得自行处理。

机、绝、密文件要单独造册登记，安全存放，不得丢失。

⑦一般信件、电报可由公司办公室文书转有关部门处理。

1.2业务往来的文件、函件处理

①对于业务往来的文件，由办公室根据文件内容要求进行办理，需要通过公司领导批示的应按接收、审批、处理要求进行办理。

需业务部门办理的，由办公室文书登记，转业务部门处理。

②凡写给本公司的函件，一律由办公室文书拆封。

③具名负责人亲启的信件需送本人处理。

④写给各部门的信笺由文书直接转有关部门处理。

1.3阅文、办文规定

①认真、准确、迅速地阅办上级文件，任何人不得扣压和带走文件，若发生丢失、延误传阅等情况时，要对责任人进行批评，并追究其责任。

②急件和几个部门传阅的文件，应在通知的当日阅办完毕。

③主办部门应与协办部门共同研究处理，意见不一致时，由主办部门向主管领导请示。

④阅办文件者必须履行签字手续。

⑤公文处理完毕，承办人应在公文处理卡上简要注明处理情况并签字。

属于阅知的可注“阅”或“知”；

已经办理的可注“办完”、“报出”等字样，有时间要求的还应注明办完时间。

1.4公司公文的起草及注意事项

①凡以公司名义发出的公文，应由有关业务部门拟稿。

②公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容。

③请示的公文，一般应一文一事。

除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位，要走正式行文手续。

④请示或报告要注明主送机关和抄送机关。

不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过机关。

紧急会议应标明“特急”或“急”。

⑤会议决定需行文的，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

用词要准确、规范。

在使用简称时，应先用全称，并加以说明，字体要规范，标点要清楚。

⑥公文中的数字，除统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。

在同一公文中，数字的使用应前后一致。

人名、地名、数字、引文要准确，时间要写明具体的年、月、日。

计量单位书写要规范，一定要采用法定计量单位，代号不能与阿拉伯数字隔行。

⑦公文如有附件，应在正文之后注明附件的名称和顺序。

⑧文题要准确，主题要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

1.5公文的核稿、审定和下发。

①凡以公司名义起草的文件必须经办公室秘书核稿，填写发文稿后送公司主管领导审批，由办公室主任安排打印。

②核稿的重点是要看有无必要行文；

是否符合国家的法律、法规、党和政府的方针、政策及有关规定；

书写是否清楚，语言是否通顺，情况是否属实，要求、措施是否明确具体、切实可行。

③公文稿内涉及到其它部门业务的，拟稿单位应主动与该部门商量，取得一致意见后会签。

④主要经营决策、规章制度、人事任免、机构设置以及其它重要公文由总经理签发。

⑤在文书上签字不得潦草，不得写“艺术”字，签名应写全称，不应只写名不写姓或只写姓不写名。

⑥文件形成后，要由文书盖章，填写发文号，通讯员根据应收单位发文，并请收文单位在发文簿上签名。

⑦公文发送范围、份数应根据其内容确定，需要的发，无关的不发。

1.6对文件办理结果进行检查。

1.7对文件进行收缴、整理、归档。

①每年年终要将一年来形成的文书按归档要求整理，分类立卷，并确定保管期限。

②已立案卷应按“文书档案管理标准”填写归档案卷清单，向档案室办理移交手续。

③除上级机关颁发的决议、决定、指示、批复、命令、条例、制度、规定、计划等文件外，公司内部文件在形成、发出时，应将原稿、处理卡和带有红头的文件交办公室和文书各留存一份，以便归档。

④需要销毁的公文应登记造册，写明行文机关、文号和份数，经公司领导批准后，方可销毁。

2、公司行文制度及流程

2.1文件分类：

　　①公司文件分为内部文件、外部文件两种。

内部文件是指公司内部下发的文件以及公司内部各部门制定的文件、制度（包括集团公司下发的各类文件、制度等）。

外部文件是指本公司以外其它部门往来的文件。

　　②公司内部文件主要为下行文。

外部文件按往来性质分为上行文和平行文。

上行文是指对本公司的上级主管单位所呈报的文件，如请示、报告等。

平行文是指本公司对集团内各平级单位、部门所发的文件。

公司内部下行文和对外文件的上行文、平行文等均由办公室以红头文件的形式下发和上报。

集团公司对下属各矿下行文和对外文件的上行文以集团办公室红头文件形式下发。

　　2.2文号管理：

　　对外发出之文件编号按照国内文书格式，采用"

长县雄司字"

、“长县雄司党总字”、“长县雄司工字”、“长县雄集团字”加年份及顺序号组成（如：

雄司字[2012]第001号）。

　　2.3文件草拟：

　　①公司所有人事、行政类文件由办公室负责起草、打印，并加文号。

经办公室主管领导审核。

　　②涉及到部门专业性较强的文件由各部门起草、分管领导审核、办公室加文号打印成文。

　　③各部门起草的专业性较强、文件较为重要的平行文，由各部门分管领导直接提交公司董事长审核后，办公室加文号打印成文，形成正式文件后发送。

④文稿必须中心明确、措施得力、言简意赅、切实可行。

坚决摒弃一切假话、大话、套话，所提内容要界限明确、清楚，不得含糊不清，模棱两可。

2.4文稿的审核

根据下发文件的内容、要求，各部门负责人对文稿的审核严格应从以下几个方面掌握：

①是否必须行文，以什么形式发文为宜，应以什么部门发文。

②是否与公司曾作过的规定有冲突，文字意思要表达清楚，表述要确切，不能产生歧意。

③文件涉及部门是否协商一致，文中所提要求和安排意见是否切合实际，切实可行。

④文件格式是否规范，密级、缓急程度是否适当。

2.5文件的签发

　　①涉及公司人事、行政类文件由办公室主管领导审核、签发。

　　②涉及到部门专业性较强的文件由各部门起草、分管领导审核、签发。

　　③各部门起草的专业性较强、文件较为重要的，由各部门分管领导审核并直接提交公司董事长审核、签发。

2.6文件上报、取回、留存、发送

　　①上报：

公司所有文件经公司总经理审核后均由办公室负责统一送呈主管领导及相关部门。

②取回：

公司上报的所有文件由各部门负责收回批复件，各部门取回批复件后的第一时间内将批复件呈公司总经理阅，并根据文件上相关部门进行送发。

由办公室将批复内容转告报告部门。

③留存：

批复文件取回后由办公室负责留存原件，其他部门如无特殊需要可复印。

如原始文件因部门工作需要必须拿走，需经办公室主任签字后办理文件交接手续并签字备查。

　　④发送：

公司内所有的请示以及行政、人事等文件送呈到平行部门以及公司内的下发工作由办公室负责，涉及到专业性较强的文件，如工程函、复函等，由相关部门发送，并采取签收制度。

原则上公司内发文由各部门负责人进行签收。

　　2.7文件接收：

①公司所有文件的接收工作均由办公室负责签收。

办公室在收到本公司以外的文件后须及时填写《文件传阅单》，并由办公室主任审阅并填写“拟办意见”后，呈送承办部门分管领导审阅。

②对需要翻印和传阅的文件，按办公室主任的指示进行翻印和传阅，未经批准，不得私自翻印和扩大传阅范围。

对确需翻印的文件要严格控制份数，不得随意增加或减少。

③办公室要根据文件的密级管理进行分类，文件交接时必须履行签字手续。

　　2.8文件的保管：

　　公司内所有文件的保管工作均由办公室负责，办公室在对文件进行一系列的处理以后进行回收或是备份，并进行分门别类的保存。

2.9对于密级的管理

2.9.1密级文件的管理

①密级文件的收发，都必须登记、编号，交接时必须履行签字手续。

②密级文件不经行文部门批准不得自行翻印、转载，不得向规定范围以外的人员泄漏，不得公开引用、摘抄和汇编。

③不得将密级文件带到宿舍及其它公共场所。

④绝密文件不外送，需阅读文件的人员经办公室分管领导批准后方可到档案室阅读或集中传达。

确需外送的，应由两人以上在场送交阅读，待阅后立即送回档案室妥善保管。

⑤密级文件应存放档案室由专人管理。

个人不得长时间保存密级文件。

工作调动时，应将自己使用的密级文件清理登记，全部交档案室销号后方可办理调动手续。

档案室人员在进行工作交接时，要在专职人员的监督下清理、移交、签字。

2.9.2密级文件的阅办管理

①密级文件的接收、传阅、办理、递送、管理应由行政办公室设专人负责。

②接收密件后，应填写密件审阅卡，送办公室阅批，并按阅办范围送阅、办理。

需由有关部门办理的，按领导指示复印，但要严格控制份数，并加盖“复印密件专用章”后编号、密封，由档案管理员收回。

③阅办密级文件需在办公室进行，如有特殊情况需送阅的，在阅后须交经办人带回。

个人不得抄存、翻印。

④要严格执行密件管理规定，定期检查，及时清退，如遇丢失、泄密情况，要如实向主管领导汇报，不得隐瞒。

3、文印室管理制度

3.1文件的打印及有关规定

①以公司名义上报的生产报表、计划、公文、各类会议等材料，由公司办公室有计划地安排打印。

②各部门、科室打印红头文件，必须经本部门领导签字、公司分管领导批示、由公司办公室主任审核、定稿、编号、签字后方可安排打印。

③所需打印的文件定稿编号后，由公司办公室给打字员下达“任务单”。

任务单的内容有：

来稿时间、执稿人、字数、打字人、要求完成时间、需印份数，并建立打字员的考核簿。

④所有打印的公文、材料、表格等文稿打印完后，拟稿人要认真校对签字，校对后由打字员修改。

打字员要严格依照原稿打字，不得擅自修改。

⑤各部门、科室、队组内部业务所需的自制表格、稿件不属于公司打印范围的，由各单位自行解决。

⑥严格遵守保密制度，禁止与打印无关的人员进入室内；

禁止乱翻与自己无关的文稿。

⑦打字员必须保证所打印文稿的质量，严格按“文字处理规定”打字，做到行距、间距、字体、字号安排得当，符合规定。

⑧文告打印后原稿由打字员收集交办公室存档备查。

⑨未经公司办公室下达任务单或批示的文稿，打字员不准私自承接任务。

⑩文件打印完毕由公司办公室统一发送。

3.2文件、材料的复印

①对于上级“绝密”文件没经办公室主任批准不得翻印。

②对于一般文件资料的复印，要经有关领导批准，由公司办公室统一安排方可复印。

③凡批准复印的文件、资料、图纸，由公司办公室根据情况严格控制复印份数。

④严格履行复印登记手续。

复印登记内容有：

时间、单位、姓名、原件名称、页数、份数、纸质规格、批准人、经手人。

3.3打印、复印设备的管理和物资消耗管理

①电脑室操作人员要熟悉机器的性能、操作规程、保养维护，必须熟悉业务。

②设备工具严禁非操作人员上岗