国美直运业务操作手册v1.6(1)Word下载.doc

国美直运业务操作手册v1.6(1)Word下载.doc

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3）每日在国美系统中导出当地的大电库存（冰洗、彩电、空调、厨卫大电）并分拆给大区对应品类的采购

2.2.2大区采购：

1）根据总部采购提供的《国美大电商品明细》维护各商品在当地的安全库存

2）管理所在区域的商品配置。

对本品类的异常订单负责。

3）根据大区计划管理部提供的国美库存，结合各商品的安全库存在ERP中将销售模式配置成“国美直运”步骤如下：

a、打开【采购管理】-【商品销售模式】-【销售模式管理】-【批量设置销售模式】

b、批量设置销售模式

注：

1、“国美直运”只能在【批量设置销售模式】中修改

2、在商品编码输入框中输入商品编码（商品编码之间要以回车键分开）。

可以在excel中直接复制编码这一列（可以选中第一个商品编码，按shift+ctrl+↓选中此列）粘贴到【商品编码】输入框中即可。

3、如果要修改成国美直运一定要在供应商类型中选择“国美”。

4、配置国美直运时。

如果商品所在仓库存不为0，系统不会做限制可以配置成功。

但系统会给出相应提示提示。

原则上库巴有库存的，要配置成“经销不支持负卖”优先处理库巴库存。

2.2.3跟单员

1）处理“国美直运”订单需要申请特定的账号

2）每日用跟单员（国美）账号在ERP【销售分销】-【销售订单审核】-【采购审核】中签收订单。

当有国美直运订单产生时一定要先签收。

3）签收后在国美金立系统中查询是否有库存。

A、金立系统中没有库存，在ERP【采购审核】中审核退回。

在备注中注明“国美直运订单，因国美无货无法满足客户。

审核退回”B、金立系统中有库存，建档下单。

记录对应的金立提货单号。

4）金立建档之后，在ERP【采购审核】中审核通过

5）ERP【采购管理】-【采购单管理】-【直运采购单维护】点击对应的直运采购单号，填写直运采购单。

供应商销售单号必须与金立提货单号一致。

6）确认之后订单会是“待供应商发货”状态。

驻仓人员完成与国美的订单交接之后会在【直运采购单维护】中确认供应商发货。

重点强调：

禁止跟单员点击“确认供应商发货”。

3国美金力系统建档操作注意

1、采销人员在国美金力系统中建档时需要在收货地址后边加上“（库巴购物）”字样，如下图所示，

这样做的目的是：

在仓库车队调度处，需要根据地址最后的“库巴购物”字样，来区分是库巴的待派工订单，以便及时将库巴销售订单和派工单捏对。

否则会造成未收款签收。

2、采销人员在国美金力系统中建档时需要在“备注”一栏填写直运订单号，即销售子订单编号。

如下图所示：

其中，销售子订单号是在ERP系统“销售订单审核”——【采购审核】模块，签收待审核订单时查到并在金力V7建档界面录入的，如下图所示：

在打印出的“派工单”上，能够同步显示库巴的订单号（在备注一栏）。

这样才能与驻仓人员打印出的库巴销售订单配对。

二、驻仓人员部分

1驻仓人员基本工作概述

驻仓人员隶属库巴，但驻（国美）仓时应遵守国美仓库的行政管理。

目的是在没有系统对接的阶段，暂时通过人工操作完成两套系统里的下单、监控、妥投以及退货操作。

人为操作的影响较大，相比系统对接后的操作，在保证手工单据明确的情况下更需要对异常情况的灵活处理。

所需系统权限如下：

l库巴ERP系统：

1、【国美驻站】功能权限，包括直运销售订单和发票的打印；

2、【直运采购单查询】功能权限，查看“待供应商发货”状态的直运订单；

3、【创建售后单据】功能权限，当客户现场拒收或者收货后要求退货时，创建售后工单，发起退货流程。

4、【直运退货单审批】功能权限，售后工单经过二线、售后主管审批后由驻仓人员最后审核并结束退货流程。

5、【出库作废发票】功能权限，在拒收后单据回到驻仓人员处，需要将此发票进行作废，并将两联票据保存好。

l国美金力V7系统：

查询零售单的“送货区域”，查询货物配送状态。

具体工作职责如下表所示：

驻仓岗位

系统外操作

ERP系统

金力V7系统

TMS系统

物流

与国美车队调度交接单据

打印库巴销售订单

查询销售

暂无

回收单据、POS和现金货款

打印发票

操作直运订单妥投

售后

联系客户确认妥投/退货

创建ERP售后工单

审核ERP退货工单

财务

当天存放并定期上缴现金货款

监控系统内订单付款状态

保留所有交易、交接单据

本操作流程中的关键点：

1、注意实时查看“待确认供应商发货”的直运订单，并及时打印单据。

2、将库巴订单、POS机和发票交予车队调度的时候一定要有单据交接单，并要求车队调度接收时签字。

3、每当车队返回时，要注意收回库巴销售订单、现金和POS机。

并且已收货的要求司机或车队调度在库巴订单签字，客户未收货的要把发票取回来。

4、注意与客户联系确认妥投或者拒收。

2业务流程图

驻仓人员主要操作流程如下图所示：

3具体业务操作内容

按基本操作流程顺序阐述如下：

3.1ERP系统查看国美直运采购单

登录库巴ERP系统【直运采购单维护】功能界面，在查询条件中选择采购单状态为“待供应商发货”，即可查询待发货的直运采购单，并准备进行订单和发票的打印操作。

如图3-1所示，

图3-1【直运采购单维护】界面

需要注意的是：

1、直运采购单的查看和维护是有公司和岗位角色限制的。

例如，北京分公司的驻仓人员和采销人员只能看到北分负责的采购单。

2、有异常的或者非国美直运的订单虽然少，但也有可能在本界面查到，需要通过“供应商销售单号”来区分。

例如，北分的驻仓人员在查询时，发现部分“待供应商发货”状态的采购单是没有“供应商销售单号”的，则可以判断这些采购单不是国美直运采购单，驻仓人员不需要对其操作。

（备注：

采销人员在填写国美直运采购单时，“供应商销售单号”不是必输项，可能会发生漏填的现象，但此时驻仓人员从本界面是区分不出来的。

）

3、本界面同时可以查到其它状态的国美直运采购单，如“待填写直运采购单”状态、“待供应商发货”状态。

其中，“待供应商发货”的采购单，是需要驻仓人员在确认车队带库巴单据出发，并操作发货的（见3.4节）。

其它状态的采购单不需要驻仓人员操作。

例如，北分驻仓人员查到很多“待填写直运采购单”状态的单子，则不需处理，如长时间状态未改变，可以与大区采销人员沟通。

3.2ERP系统打印直运订单和发票

所有国美直运采购单，在填写完毕并确认后，状态会更新为“待供应商发货”。

驻仓人员需在库巴ERP系统【直运销售订单打印】界面进行查询并打印单据。

如图3-2所示，

图3-2【直运销售订单打印】界面

打开本界面时，系统会自动显示出待打印的所有直运订单。

需要填写“起始发票号”，手动勾选要打印的订单，并点击“打印单据”按钮。

1、建议驻仓人员在【直运采购单维护】界面先复制国美直运子订单号，再到本界面进行单票查询和打印，以防止误打单据。

是否是国美直运订单通过是否有供应商销售单号来判断，见3.1节）

2、注意查看“是否打印发票”字段，显示不打印的，需要勾选“不打印发票”。

3、勾选“显示所有时间的订单”指的是，是否显示节假日不送货的订单。

建议驻仓人员勾选后再次点击查询，目的是防止查询遗漏。

4、已经打印过一次的订单在本界面就查不到了，如果因为卡纸等问题需要补打印直运销售订单可以在【直运销售订单补打】模块再次打印，如图3-3所示，

图3-3【直运销售订单补打】界面

这里建议驻仓人员在ERP【直运采购单查询】模块，按“制单时间”筛选当前处理的单据，对比已打印单据，找到打印错误的销售分拆单号，并复制进行单票补打。

5、类似的，如果需要补打直运订单发票，在作废出错的发票后（详见3.7.2节），可以在“销售分销”—“发票管理”—【出库单开票】界面再次打印，如图3-4所示，

图3-4【出库单开票】界面

这里点击“开发票”会进入待开票信息显示界面。

如图3-5所示，

图3-5待开票信息显示界面

勾选相应的商品并点击“确定”后，进入发票抬头填写界面，如下图所示

输入新的发票号后，点击“确定”，进入发票打印预览界面，查看无误后点“开始打印”。

特别注意的是：

1、驻仓人员能够补打发票的前提是：

原发票已作废，并且2联发票实际还在驻仓人员处。

也就是说虽然打印出错，但能够将无效的实物发票保存并待上缴至总部财务。

如果因为任何原因发票丢失的（实物发票不在了），则驻仓人员不能补打发票，必须上报总部财务的王昊统一处理。

2、备注：

保存作废的发票是因为分配给每个驻仓处的发票数是固定的，要么客户妥投取走，要么作废后保存，最终是要按数上报总部财务的。

否则差异的发票数会按丢失处罚。

有疑问随时请教分仓物流经理或者总部财务税务部。

3、每次收到总部财务寄来的新发票后，要及时通知总部税务部王昊，由他在ERP中操作授权后，发票才能正常使用。

4、打印发票前，一定要检查发票联在打印机中放置是否正确，如正反向、位置偏移、号码是否与ERP中相符等。

尤其在连打时，如果有一张错误，后边的就全错了，会造成较高的废票率，财务会考核这块操作。

3.3与车队交接单据

驻仓人员需要将之前打印好的订单和发票捏对，在国美截单时间（18：

00）之前将整理好的单据以及打印出好的订单交接单交予国美车队调度。

有的国美仓库发车批次有多个，按实际情况，在发车前交予车队调度即可。

看单量尽量提前，因为匹配派工单还需要时间。

“订单交接单”建议驻仓人员做成Excel或者Word模板，先填写再打印，基本内容如表3-1所示：

库巴—国美直运订单交接单

交接日期：

国美提货单号

库巴销售单号

是否开发票

客户姓名

应收金额

POS机数量：

驻仓人：

接收人：

表3-1订单交接单

其中，

1、国美提货单号与ERP系统直运采购单的“供应商销售单号”一致；

（时间允许的前提下可去金力V7系统中核实。

2、库巴销售单号与ERP系统直运采购单中的“销售子订单号”一致；

3、是否开发票、客户姓名以及应收金额，照着打印好的销售订单，核对单号并一一手工填写。

表3-1中的内容是必须但不是仅有的内容，驻仓人员可根据实际需要增加。

4、POS机数量指的是本次交接交付给车队调度的库巴POS机的数量。

具体数量由车队调度根据所需司机的数量进行确定。

如果不能准确估计司机数量，驻仓人员可一次性提供相对较多的POS机给调度，但