当前公文处理工作中存在的主要问题和对策文档格式.doc

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当前公文处理工作中存在的主要问题和对策文档格式.doc

(一)业务学习不够。

一是对有关工作规则、办事程序、文件审核等学习不够,办文轻重缓急不分,头绪混乱,甚至连领导分工和对口联系人员都分不清楚,公文处理效率受到影响。

二是对党和国家大政方针、基本科学文化知识等学习不够,致使综合素质、业务水平存在差距。

(二)工作责任心不强。

个别人员没有树立起“公文处理无小事”的观念,没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一份公文的意识,以至于在公文处理中不认真、不细心,甚至害怕处理公文。

三、对策

(一)端正公文处理态度。

良好的工作态度是工作成功与否迈出的第一步,公文处理细节繁多,没有端正的态度,就会出现顾此失彼。

态度是否端正要在公文处理过程中检验,并非是口头敷衍而行动迟缓,也并非是“认真校对后还发文日期出错”。

端正公文处理态度,首先要充分认识公文处理的重要性,切实做到不因公文处理失误而损害机关形象和影响政令畅通;

其次要加强学习,做到学以致用。

学习是永恒的话题,文秘人员要认真学习党和国家的方针政策、法律法规以及其他各学科知识,尤其是加强有关公文处理常识的学习;

再次要落实到行动,积极主动、耐心细致地按要求完成每项公文处理任务。

(二)明确公文处理时效。

公文处理要及时,误时则误事。

行政公文只有把握时机,及时处理,才能发挥公文的效用。

因此,文秘人员要及时、准确地办理每份公文,做到件件有着落,事事有结果。

收文办理的总体要求是快速处理、急事急办。

按照云南省公文处理暂行规定,特急公文需印正式文件的,原则上在2个工作日内办结;

不需以正式文件回复的,原则上1个工作日内办结。

急件办理需印正式文件的原则上在3个工作日内办结,不需以正式文件回复的原则上2个工作日内办结。

(三)规范公文处理程序。

除紧急情况外,乡镇和部门需县政府审批或阅知的公文,一律由县政府办公室主任或副主任提拟办意见后送政府领导批阅,政府领导一般不直接受理下级公文。

乡镇和部门报送县政府的公文,应采用规范的上行文格式,不得以内部信函等方式报送。

乡镇和部门请求以县政府或县政府办公室名义发文,应说明需要发文的理由,附代拟文稿以及有关法律、法规、政策依据等,并提供代拟文稿电子文本。

办公室文秘人员受理乡镇和部门呈报公文时应把好审核关(格式、内容、行文方式、是否确需行文等),对不符合规范要求的公文请示主任或副主任后实行退文制度。

文秘人员受理公文后应题卡(请示统一由秘书股题卡)呈主任或副主任提出拟办意见,然后对口呈阅政府领导批阅后返回档案室分办。

(四)严格公文格式要求。

文秘人员要认真学习国家行政机关公文处理手册,规范公文格式。

我在此就近期公文中出现的格式问题浅谈两点。

一是涉密公文秘密等级用3号黑体字,顶格标识在版心右上角(眉首)第一行,两字之间空1字,如需标识保密期限,与密级之间用★隔开。

二是正文中有“一是、二是、三是”原则上不要单独成段。

如以“一是、二是”起首的段落文字太长,用规范的层次序号代替,使其成为独立的段落。

(五)提高公文写作质量。

1.领会领导意图,明确发文主旨。

正确领会领导意图,是决定公文写作成败的重要环节。

一是主动参加一些会议,了解一个时期领导安排的工作重点、工作要求、工作措施。

二是谦虚谨慎与领导常谈论一些问题,了解领导思考的热点问题。

三是带着疑问去征询领导指示,以澄清一些模糊问题,获得有关解决措施。

2.认真调查研究,储备素材观点。

公文写作实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。

一是主动收集材料。

材料包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。

调查、收集、积累材料不能凭兴趣出发,要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发;

不能道听途说,一知半解,想当然办事;

不能实用主义地调查收集材料,要勤看、勤问、勤想。

二是对材料系统分析。

分析材料最重要的是要发现新情况、新问题,并善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西,善于从表象看到实质,从个别看到一般,从平凡发现伟大,从现在预见未来。

三是系统储备观点。

观点是对具体问题的具体看法,非一日积累。

好的观点就是有战略性的思想,能一语道破主体或切中问题要害。

因此,我们要日积月累地储备观点,以便写作时信手拈来,使文章富有生命力。

3.正确拟写提纲,精心设计结构。

撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人,拥有领导方略,会谋篇布局。

安排结构要做到不死板,不杂乱,做到纲目清楚、思路贯通,层次清晰、段落完整,衔接紧密、符合逻辑,开头明快、结尾有力。

一是全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。

二是层次段落要围绕主旨,按照表现事物本质和特征的需要来安排。

三是条理清楚,方便表述,符合人们的认识规律,便于阅读、领会和接受。

四是各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系,通篇浑然一体。

4.严于文稿起草,善于雕琢品质。

结构安排好后,要按照要求开宗明义、紧扣主题、拟写正文。

一是观点鲜明,用材得当。

要用观点来统领材料,使材料为观点服务,做到材料与观点一致。

二是语句简练,交代清楚。

拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。

在写作过程中,既要“精于战略”,也要“娴于战术”,要尽可能排除干扰,一气呵成,以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。

文章草就之后,则须一丝不苟进行字斟句酌。

一是深入发掘主题。

要切实深化主题,既有在原来意义上的发掘和深化,也有特殊情况下的主题改换,尤其要注意看主题是否符合上级精神、领导意图和本地实际。

要严格增删材料,累赘的要删剪,不足的要增补,过细的要浓缩,观点与材料脱节的,要调整或改换。

要合理调整结构,凡是层次段落不清楚,连结不紧凑,交待不明白,开头结尾不连贯的,都在修改、调整之列。

要精心润色语言,将多余的段、词、句、字删掉,并改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法,修补句子的残缺成份,或选择更优的表达方式,或对原来的语言进行加工润色。

二是认真搞好修辞。

公文修辞要求是“简(不罗嗦),切(不空泛),明(鲜明),尽(无遗漏)”,实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。

要锤炼词语,并选用恰当句式,使公文看起来和谐,用起来准确,听起来悦耳。

要注意语言既要用准、用活,还要用响。

三是注重改良文风。

要实事求是,不搞虚假浮夸;

要言之有物,不搞华而不实;

要逻辑严谨、鲜明生动、简洁朴实;

要丰富公文文采,折射机关生气、激情和创新的文风,改变重公文格式、轻公文文采的倾向。

公文质量是公文“活”的灵魂,下面,就影响公文质量的一些细节问题举例如下,共同学习。

1.文字错误。

——法律法规和公文中“其他”不用“其它”,相应用“他们”不用“它们”;

“分量”不用“份量”;

“欢度”不用“欢渡”;

“嘉宾”不用“佳宾”;

“粗具规模”不用“初具规模”;

委曲求全不用委屈求全;

——“起用”与“启用”。

起用:

指重新任用、提拔已离职或犯错误的人;

启用:

指开始使用、提拔年轻干部。

——“定金”与“订金”。

定金:

指起担保作用的押金;

订金:

指预付款性质的押金。

——“需要”与“须要”。

需要:

对事物的欲望和要求,如:

发展经济,需要有一支强大的科技队伍;

须要:

务必,一定要,如:

医务人员对病人须要耐心。

——“出身”与“出生”。

出身:

一个人早期的经历或由家庭成份所决定的身份;

出生:

多用于生下来的时间和地点。

——“象”根据新公布的《简化字总表》不再是“像”的简化字。

如:

我们要像爱护自己的生命那样爱护每个同志。

——“账”与“帐”的使用。

账用于货币和货物出入的记载,如:

个人账户、挂账、台账;

帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

——法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级,无须注解说明。

——“按照”与“遵照”的用法:

按照×

×

法律法规或文件规定或要求;

遵照上级领导指示。

——“公布”与“发布”的用法:

公布适用于行政法规,发布适用于决定、命令。

公布《统计法》,市政府发布《关于×

的决定》。

——“制定”与“制订”的用法:

制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度,制订适用于方案、规划、计划。

——“增长”与“增加”的用法:

增长一词后接百分比,增加一词后接具体数量。

地方财政收入由1702万元增加到2538万元,增长幅度达50%,而不是增长速度达50%。

——“截止”与“截至”的用法:

截止到2008年或截至2008年,而不是截止2008年。

截止是不及物动词,后不跟宾语。

2.用词错误。

——富余劳动力不是富裕劳动力。

——社会各界不是社会各届,“届”表示次。

——公文统一用“报道”不用“报导”。

新闻报道;

对有关信息要慎重报道。

——应有之义不是应有之意。

——凸显不是突显。

——磨炼不是磨练。

——明察暗访不是明查暗访。

——备受关注不是倍受关注。

——常抓不懈不是长抓不懈。

——涣散不是痪散。

3.标点错误。

——标题除法律、规章名称用书名号外,一般不用标点符号,文中第一层次标题末尾不加标点符号,第二层次以下标题均应加标点符号。

《×

局、×

局关于×

的通报》,其中顿号应去掉。

《大关县人民政府办公室转发〈昭通市人民政府办公室关于×

的通知〉的通知》,其中书名号应去掉,同时去掉重复内容“的通知”。

——并列和递进关系中间不停顿。

“贫困县要把贫困村,尤其是……”中间不用逗号。

——表示概数不用顿号隔开。

如“三五个”中间不用顿号。

——并列关系不应用分号。

“既要安排好……问题;

又要做好”中间用逗号。

——公文中如有附件,应当注明附件顺序和名称。

标注附件名称不用书名号,附件名称回行时也不顶格写。

——分层次各项结尾均用句号,不用分号。

——“第几”后用逗号不用顿号。

第一,加强领导。

——阿拉伯数字后加圆点。

6.

4.数字用法。

——公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

年代、百分比、分数等。

——计量单位要使用法定计量单位。

平方米、千米等,不用m2、km。

——5%—6%不要写成5-6%,50万—100万不要写成50-100万。

——非本世纪的年代,应将所属世纪写出。

20世纪90年代以来。

5.文字表述问题。

(1)词语搭配不当。

——主谓搭配不当:

诊疗条件和服务质量有所改善,改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高;

世界发展飞速变化,发展和变化是两个概念,可以说:

世界发展变化很快。

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