芜湖公共资源交易招标采购档案整理标准试行.docx

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芜湖公共资源交易招标采购档案整理标准试行

芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准（试行）

1范围

本标准规定了芜湖市公共资源交易招标采购档案（以下简称招标采购档案）的整理原则和方法。

本标准适用于芜湖市公共资源交易招标采购档案的整理。

2定义

2.1招标采购档案

指政府在公共资源交易招标采购过程中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像及纸质、磁盘、光盘等不同形式和载体的记录。

2.2整理

归档文件以“卷”为单位进行组卷、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架（电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。

2.3案卷

案卷，指由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

立卷，即组合案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

2.4项目编号

招标采购过程中，给招标采购项目编制的代号。

3整理原则

3.1招标采购档案整理，应遵循真实性、完整性、系统性原则。

3.2招标采购档案整理，应区分不同价值，便于保管和利用。

3.3招标采购档案整理，应符合文档一体化管理要求。

保证纸质文件和电子文件整理协调统一，便于计算机管理。

4整理要求

4.1组卷

同一项目，同一招标采购环节产生的文件材料可组为一卷或若干卷，每卷文件材料总页数不超过200页，或者厚度不超过25mm为宜。

已装订成册的投标文件、图册等不可拆分的项目材料可单独立卷。

招标采购环节可分为：

委托、招标、评审、中标、其他（详见附件1）。

卷内文件按时间结合招标采购环节排列；同一招标采购环节文件，按文件形成时间的先后顺序排列。

卷内文件目录设置序号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目（详见附件3－1）。

a）序号：

填写卷内文件排列顺序号。

b）责任者：

制发文件的组织和个人，即发文机关和署名者。

c）题名：

文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

d）日期：

文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如。

e）页号：

即卷内文件所在页号。

填写时除卷内最后一份文件需填写起止页号外，其余只填写首页页号。

f）备注：

注释文件需要说明的情况。

案卷封面的项目包括：

全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、项目编号、档号（详见附件3－4）。

a）全宗名称：

填写立档单位名称，应使用全称或规范简称。

b）类目名称：

填写档案类别和项目名称，如：

工程建设×××项目。

c）案卷题名：

填写卷内主要文件内容，如：

XXX项目委托函、立项批复等相关材料。

d）时间：

填写卷内文件形成时间段，如：

2017年3月1日至2017年6月1日。

e）保管期限：

填写案卷划定的保管期限，如：

永久、定期30年、定期10年。

f）件数：

填写卷内文件总件数。

g）页数：

填写卷内文件总页数。

h）项目编号：

填写该项目编号。

i）档号：

填写该卷档案的档号。

，不适合装订的采用档案袋进行封装，档案袋内容应与案卷封面一致，在档案袋上粘贴案卷封面。

备考表置于案卷文件之后，项目包括卷内文件情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期（详见附件3－2）。

a）卷内文件情况说明：

填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）立卷人：

负责立卷整理归档文件的人员签名或签章。

（负责整理案卷的人员）

c）立卷日期：

归档文件立卷整理完成日期。

（立卷完成日期）

d）检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

（负责检查案卷质量的人员）

e）检查日期：

归档文件检查完毕的日期。

（检查完毕日期）

4.2分类

，保持分类方案的一致性和稳定性。

a）按年度分类

按项目招标采购档案归档年度分类。

跨年度完成的项目，档案归入归档年。

b）按项目类型分类

招标采购档案按项目类型分为4类，工程建设（GCJS）、工程服务（GCFW）、采购货物（CGHW）、采购服务（CGFW）。

c）按保管期限分类

招标采购档案按保管期限分为3类：

永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）（详见附件2）。

4.3案卷排列

案卷应在分类方案的最低一级类目内，按招标采购环节“委托、招标、评审、中标、其他”，结合时间顺序排列。

4.4编号

a）全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》（DA/T13-1994） 编制。

b）档案门类代码·年度：

档案门类代码由“招标采购”4位汉语拼音首字母“ZBCG”标识。

年度为归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”。

c）类别代码·项目序列号：

类别代码由招标采购档案分类，如“工程建设”4位汉语拼音首字母“GCJS”标识。

项目序列号是招标采购过程中对具体项目分项目类别编制的流水号。

d）保管期限：

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识（详见附件2）。

e）案卷号：

案卷号是归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。

4.5编目

，便于检索。

，还应打印装订成册。

装订成册的案卷目录，应编制封面（详见附件3－8）。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、项目类别，案卷目录可以按年度分类别装订成册。

5修整、装订、编页、装盒、排架

5.1修整

5.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

5.1.2归档文件已破损的，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制。

5.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

5.1.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

5.2装订

，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，尽量维持不变。

5.3编页

，页码标注在文件的正面右下角，反面左下角处。

已装订成册并按要求编制页码的，可以保持原有页码不变。

，按卷编制页码。

5.4装盒

a）档案盒封面应标明全宗名称等内容（详见附件3－5）。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。

b）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、项目类别、项目编号、保管期限、起止卷号、盒号等（详见附件3－6）。

其中，起止卷号填写盒内第一卷和最后一卷案卷号，盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

c）不同年度、不同项目、不同保管期限的案卷，不可以装入同一盒内。

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（详见附件3－3）。

a）盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：

负责整理的人员签名或签章。

c）整理日期：

整理完成日期。

d）检查人：

负责检查案卷质量的人员签名或签章。

e）检查日期：

检查完毕的日期。

5.5排架

，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

6特殊载体档案的整理

照片的整理参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）标准执行。

数码照片的整理参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）标准执行。

磁盘、光盘等不同载体档案的整理按照国家相关规定和标准执行。

7归档电子文件的整理要求

归档电子文件的整理参照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）等标准执行。

附件：

1.芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围和保管期限表

2.芜湖市公共资源交易招标采购档案分类方案及档号编制规则

3.芜湖市公共资源交易招标采购档案参考样式

附件1

芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围和保管期限表

类别

步骤

归档范围

保管

期限

备注

工

程

建

设

类

项目委托文件及其附属材料

1、代理抽取资料

永久

2、委托函

永久

3、立项批复（或审查文件）

永久

如有

4、建设工程规划许可证

永久

如有

5、建设规划用地许可证

永久

如有

6、资金落实证明

永久

7、施工图审查批准书

永久

如有

8、招标项目有关的领导批示、文件材料

永久

9、招标控制价

永久

如有

10、工程量清单

永久

如有

11、业主相关申请材料或情况说明

永久

12、开标前会议论证资料

永久

如有

13、招标采购项目委托代理协议书

永久

招标环节资料

1、招标文件

永久

2、招标公告（或邀请书）

永久

3、招标文件备案表

永久

4、澄清答疑、质疑回复材料

永久

如有

5、变更招投标方式审批材料

永久

如有

6、投标人报名登记材料

永久

如有

7、报名登记表

永久

如有

评审环节资料

1、项目招标阶段情况移交说明

永久

工

程

建

设

类

评审环节资料

2、开标签到表

永久

3、开标记录表

永久

4、评标专家抽取需求表

永久

5、评标委员会成员名单（专家抽取结果表）

永久

6、专家评委

永久

7、与会人员签到表

永久

8、评审记录说明

永久

9、专家评审表

永久

10、需要澄清、说明、补正的事项纪要

永久

如有

11、项目评审情况复核记录

永久

12、项目委托单位定标意见签署表

永久

13、评标报告备案表

永久

14、政府招标采购项目评审专家承诺书

永久

15、所有中标单位投标文件正本（含商务标、技术标）

永久

纸质标项目

16、所有未中标单位投标文件正本（含商务标、技术标）

10年

纸质标项目

17、图纸

永久

如有

18、专家论证表

永久

有标前论证的项目

19、质疑材料

永久

如有

中标环节资料

1、预中标公告和中标公示

永久

2、中标通知书

永久

其他资料

1、招标代理项目组人员备案表

永久

如有

2、建设工程招标文件备案表

永久

3、重招函

永久

二次或多次招标

4、其他有关文件、资料

永久

类别

步骤

归档范围

保管

期限

备注

工

程

服

务

类

项目委托文件及其附属材料

1、代理抽取资料

永久

2、委托函

永久

3、立项批复（或审查文件）

永久

如有

4、建设工程规划许可证

永久

如有

5、建设规划用地许可证

永久

如有

6、资金落实证明

永久

7、施工图审查批准书

永久

如有

8、招标项目有关的领导批示、文件材料

永久

9、招标控制价

永久

如有

10、工程量清单

永久

如有

11、业主相关申请材料或情况说明

永久

12、开标前会议论证资料

永久

有标前论证的项目

13、招标采购项目委托代理协议书

永久

招标环节资料

1、招标文件

永久

2、招标公告（或邀请书）

永久

3、招标文件备案表

永久

4、澄清答疑、质疑回复材料

永久