集泓公司人事档案管理办法Word文档下载推荐.docx

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3.2保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3.3及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；

3.4合理有效的使用档案，使其发挥作用。

4.0机构和职责

4.1档案管理机构

4.1.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作。

4.1.2职工解除劳动合同、辞职、自动离职、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，统一由本企业管理部管理。

4.2档案管理工作职责

4.2.1人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。

4.2.2企业管理部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

4.2.3除公司总经理外，任何人无特殊原因，不得随意查调个人档案。

4.2.4查阅档案时由企业管理部负责人监督，保证档案不被破坏与丢失。

4.2.5不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

5.0事档案的管理内容

5.1人事档案的分类

员工人事档案分为四大类：

入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。

5.2人事档案的内容

5.2.1入职档案

A）.个人简历、面试人员登记表、入职员工登记表、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等入职基本信息。

B）.劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。

5.2.2培训档案

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

5.2.3绩效管理档案

a）试用员工评核表、试用员工转正审批表。

b）季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。

c）工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。

d）各类奖励、处罚记录。

5.2.4离职档案

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。

6.0档案的整理

6.1档案的整理

整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。

6.2档案目录编写

档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下：

6.2.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。

6.2.2材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

6.2.3档案材料页码按图书编页法进行编页凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写

6.2.4档案材料统一使用十六开规格办公用纸不得使用圆珠笔、铅笔纯兰或红色墨水及复写纸书写

7.0档案的收集、保管和销毁

7.1人事档案的收集

对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。

7.2人事档案的归档

7.2.1对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

7.2.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

7.2.3在目录上补登材料名称及有关内容。

7.2.4将新材料放入档案。

7.3人事档案的核查核对

7.3.1检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

7.3.2检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。

7.3.3检查核对一般要定期进行。

若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。

7.4人事档案的保管及销毁

7.4.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

7.4.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

7.4.3需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。

8.0档案的提供和利用

8.1查阅

8.1.1相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。

办公室要做好查阅的资格审查及登记工作。

8.1.2查阅手续

8.1.3申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

8.1.4查阅部门负责人签字；

报企业管理部审核。

企业管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，呈总经理审批方可查阅。

8.2借出使用

8.2.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。

8.2.2借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

8.2.3外借手续

8.2.4借档人员写出借档申请。

8.2.5借档人员部门负责人签字；

呈总经审批方可借阅。

8.2.6办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。

8.2.7归还时，及时在外借登记上注销。

8.3出具证明材料

8.3.1公司出具证明材料为员工业绩类，岗位履历类及经济类三种。

8.3.2有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由管理部门向证明人核实情况后，报总经理审批同意后，方可出具证明材料。

8.3.3出具的证明材料后认真核对审查后，报企业管理部行政办审阅后，呈总经理批准同意后，加盖公章，然后好登记、发出。

9.0附则

1、本办法由企业管理部制定、负责解释。