费用管理办法-04Word格式.doc
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公司每年根据经营发展规划,编制年度经营预算,经股东会审议通过后,综合费用预算目标作为年度费用管控的基本规则,不得突破、超标。
分类控制:
在综合费用预算框架下,按不同的费用性质、类别分解下达,变动费用实行比例控制,固定费用实行额度控制,由相关责任部门实施管控。
分级审批:
各类费用应遵循事项审批在前、发生在后的原则,按照公司授权审批管理手册履行审批手续。
集中支付:
各级机构、各部门相关费用履行审核、审批手续后,统一由公司财务部门集中支付结算。
第六条年度经营预算审定后,财务部门应按照费用预算分解下达业务提成、营销费用、人事费用、职场费用、运行费用、融资费用等单项费用控制指标,经总经办核准后,作为相关责任部门的经营考核控制目标。
公司财务部门为综合费用管控的总体责任部门,融资费用、营销费用、营业税费的直接管控责任部门,人事部门为人事费用、业务提成的直接管控责任部门,行政部门为职场费用、运行费用的直接管控责任部门。
第七条公司可根据预算、经营管理的实际情况,经总经理办公会批准后,将部分费用比例、额度下达到相关部门,由部门负责人、分管领导在核准范围内自行管控,如:
部门团队建设费、业务部门的营销费用等。
下达部门费用应由财务部门填制《费用核定审批表》(附件1),经总经理审签后执行,财务部门负责已核定费用的相关日常控制。
公司、部门相关费用预算、额度均在当年有效,一律不得结转次年。
第八条公司财务部门应对年度综合费用进度进行监控、分析、预警,按月将费用预算执行情况表反馈相关责任部门、总经办,提出费用管控调整建议,确保综合费用控制在年度预算目标内。
第三章费用审批权限
第九条预算内各类费用的事前审批、支付审批,按照公司《授权审批手册》执行。
除公司核定的部门费用和临时性的、零星杂费外,费用审批实行“事项审批在先,费用发生在后”的原则,未经有权人事前审批的费用,财务部门不得受理费用报销。
第十条超出董事会批准预算的各项费用开支,单笔金额在10万元以内且年度内合计金额在100万元以内的,由总经理办公会审批;
单笔金额在10万元以上且年度内合计金额在100万元以内的,由董事长审批;
100万元以上的超支方案报董事会批准后实施。
第十一条按公司章程、议事规则等规定,费用开支须公司董事会、股东会审议的,则须履行相关审议程序,根据审议文件执行。
第四章费用报销流程
第十二条公司费用报销管理的基本处理流程:
费用需求→询价评估→事项审批→执行实施→验收确认→归集单据→发起报销→分级审签→支付结算→账务处理。
第十三条费用报销审签流程:
报销人→报销部门负责人→分管领导→费用审核岗→财务部门负责人→总经理→董事长。
公司授权审批手册中明确无须审签的,则自动取消该审签环节。
(一)发起报销
报销人整理报销原始凭证,按规定填制报销单发起报销流程。
原始凭证整理、粘贴后作为报销单附件,各类小票、易损票据应粘贴于《票据粘贴单》。
原始凭证是指费用开支产生的原始发票、非税收入凭证、审批文件、合同协议、验收文件以及其他应具备的文档等。
出差费用填制《差旅费报销单》,其他费用、资产购置等填制《费用报销单》,申请预付款、个人借款、支应付款、保证金等填制《付款审批单》。
同一报销单上报销2类以上费用项目,须按报销费用的项目、性质分别填列。
(二)费用审签
报销人应将填制完整的报销单,按照报销流程提交相关审核、审批人员,各级审核、审批人员须认真履行费用审签职责。
费用审核岗为费用审核的直接责任人,应按规定审核报销单据,对不符合规定的报销事项,应向报销人解释说明,提出修正要求或予以退回。
费用审核要点:
1.合规性:
费用开支范围、标准是否符合公司相关规定;
审批权
限、审签手续是否正确;
原始发票及文件是否真实、完整,符合正常逻辑;
支付方式及对象是否正确;
分期支付是否符合支付条件等。
2.规范性:
报销单填制、报销金额是否正确;
原始发票的抬头、日期、金额等要素是否正确;
原始单据及文件整理、粘贴是否规范。
(三)费用支付
报销人将审签完善的报销凭证提交出纳岗,出纳岗应审核报销凭证的审签手续、凭证要件、支付对象是否正确。
核对无误后,通过网上银行、银行结算凭证等发起支付,经会计岗复核后完成支付结算。
(四)出纳岗对支付完成的报销凭证,应加盖“付讫”章,当日内在财务系统完成制单,并将报销凭证提交会计岗,会计岗在次日内完成财务系统的复核、过账处理。
第五章费用报销规定
第十四条差旅费管理
差旅费是指公司员工因工作需要,接受上级指派外出工作发生的费用开支,具体包括出差人员发生的住宿费、交通费、伙食费以及其他必须费用开支等。
(一)员工出差应按照公司出差管理制度完善审批手续,完成审签的《出差申请单》须作为差旅费报销的依据。
(二)差旅费标准按照“分项核定、限额控制、据实报销、超支自负”的原则管理。
主城区范围外出差,相关交通费、住宿费、餐饮费在规定标准内凭票据实报销;
超标准差旅费不得报销,特殊情况须专项说明,经总经理审批后方可报销。
1.交通费标准
职级
飞机
火车
轮船
备注
高管人员
商务舱
软席/软卧/1等座
头等舱
商务舱不超过50%
部门负责人
经济舱
二等舱
其他员工
硬座/硬卧/2等座
2.住宿费标准(元/人/天)
直辖/省会城市
其他地区
港澳台/境外
800
500
据实报销
400
300
600
200
其他员工与高管人员一同出差,须同住同行可就住同一酒店,但住宿费标准应靠自身标准执行。
3.伙食及杂费标准(元/人/天)
250
150
130
(1)伙食及杂费包括出差期间的伙食费、当地交通费、其他杂费等,如公司派车出差,伙食及杂费标准:
员工50元/天、部门负责人70元/天、公司领导100元/天。
(2)监章人员、项目经理、风控人员因公外出现场驻守、实地考察,对方单位承担了市内交通、伙食或住宿费用的,公司不再报销相关出差费用;
监章人员异地现场驻守15天以上,对方单位承担了伙食、住宿费用的,公司给予驻外津贴50元/天。
(三)公司委派员工外出参加培训、会议、考察、参观、宣传等活动,如交通、伙食、住宿由组织单位或接待单位承担的,不报销相关费用;
若交通、伙食、住宿等费用自行承担的,按本办法标准执行。
(四)员工境外出差,如交通、伙食由代表团或邀请单位统一支付的,不报销相关费用;
若交通、伙食由代表团或邀请单位统一安排而费用自理的,按出国人员费用标准执行。
(五)主城区域外自驾车出差的员工,交通费可报销路桥费、燃油费,燃油费按0.8元/公里计算,相关里程数、燃油费按《出差燃油费核定表》(附件2)执行,未涵盖区域以官方发表的里程数为准。
(六)主城区范围内的出差按公司规定的交通费标准在限额内报销,原则上不单独报销差旅费,特殊情况须专项说明,经总经理审批后方可报销;
员工出差原则上不予借款,特殊情况办理需借款,须报总经理审批。
(七)根据费用谁发生、谁负责、谁报销的原则,出差人员应按个人、部门归属报销差旅费,如多人共同发生、费用须分割的,应提供费用明细清单,列明相关人员及部门承担的各项费用。
(八)差旅费须在出差结束后10个工作日内报销,节假日顺延。
报销差旅费须提供以下报销要件:
1.原始发票;
2.出差申请单;
3.参会、参训应附相关通知。
第十五条招待费管理
业务招待费是指分公司因经营管理、业务拓展活动发生的招待性质费用开支,包括餐饮费、娱乐费、礼品费等。
(一)各部门办理接待事项,原则上应在事前填制《公务接待审批单》,按规定审签后方可安排接待事宜。
A类接待由接待人申请,部门负责人及分管领导审核,总经理审批;
B类接待由接待人申请,部门负责人审核,分管领导审批;
C类接待由接待部门负责人审批。
各部门办理重要、临时接待难以事前完成《公务接待审批单》审签的,可先向相关领导微信、短信请示、确认,接待事项结束后一天内完善《公务接待审批单》。
副总经理及以上人员负责的接待无需提前报批。
(二)餐饮、娱乐等接待按照以下标准执行,特殊情况费用超支,应在报销单据中予以说明,经总经理审批后报销。
用餐接待标准
接待规格
接待对象
接待地区
标准(含烟酒)
A类接待(高格接待)
政府职能部门(含事业单位)副厅级(含)以上;
县级市市长、副市长;
区长、副区长;
银行分行副行长(含)以上、分行信贷处及营销处处长;
总行处长(含)以上;
重要合作单位副总经理(含)以上的接待。
一线城市
≤1200元/人/餐
二线城市
≤900元/人/餐
三、四线城市
≤700元人/餐
B类接待(对等接待)
政府职能部门(含事业单位)处级、副处级;
银行分行处级、副处级、银行支行副行长级;
重要合作单位部门负责人级别的接待。
≤700元/人/餐
≤500元/人/餐
C类接待(低格接待)
除A类、B类以外客人的接待。
≤450元/人/餐
≤350元/人/餐
≤250元/人/餐
娱乐活动接待标准
二、三线城市
其他城市
A类客人、高消费标准、(歌舞厅、豪华娱乐场所)
≤1000元/人/次
≤800元/人/次
≤600元/人/次
B类客人、高消费标准、(歌舞厅、豪华娱乐场所)
≤400元/人/次
C类客人低消费标准(一般娱乐场所、茶楼等)
≤300元/人/次
≤200元/人/次
≤80元/人/次
(三)发生烟、酒、礼品等招待性质费用,应按照公司授权手册相关规定,完善事前审批手续。
(四)招待费相关事项完成后5个工作日内,经办人应完成招待费报销工作,报销招待费须提供以下报销要件:
2.公务接待审批单。
第十六条会议费管理
会议费是指公司各级机构因经营管理和业务需要,召开各类会议发生的各项费用开支,包括