商务英语信函写作的特点Word文档下载推荐.docx

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　　一、商务英语信函写作格式的构成

　　现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。

但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。

除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。

但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。

它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。

也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：

必需部分和增加部分。

必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；

增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。

　　1、商务信函的开头部分

　　商务信函的开头部分包括以下四个方面：

写信人的地址；

日期；

收信人地址；

称呼。

（1）写信人的地址

　　这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。

因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。

它应写在全信首页的开头，其位置大约在离纸顶端两厘米正中央处，有些信头处于中央稍右偏的位置。

此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码，有的信头中甚至还印有代表公司形象的符号标志、e-mail号、网址和总裁的名字等。

（2）日期

　　日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于对信件进行整理、存档。

特别在合同双方就具体时间发生争议时，可查寻信件、确定日期，将之作为法律的依据。

日期包括年、月、日的具体时间，如：

20XX年10月5日，可表示为：

october5,20XX或者5october,20XX。

（3）收信人地址

　　在写收信人地址时，应写出收信人姓名的全称、职务、公司的全称及所在地。

　　例如：

mr.RichardYoung——姓名

　　Director——头衔

　　cresswellInc.——公司名称

　　400Fortunestreet——街道号码及名称

　　phoenixArizona82044——城市名、州名、邮编

　　u.s.A——国家名

　　（4）称呼

　　它是正文的开头。

就像两个人见面说“hello”，“称呼”这部分起着同样礼貌的问候作用。

一般来讲，在称呼后用姓氏，如：

Dearmr.Richard，DearDoctorsmith，Dearprofessorwang，etc.写信给姓名未知者称Dearsir/madam；

或者gentlemen/Ladies；

写给公司办事员工用Dearsirs。

　　2、商务信函的正文

　　这部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。

书写正文时应使用完整的句子且层次分明。

一封商业信函一般包括四个部分：

开头；

细节；

对应；

结尾。

（1）开头：

写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。

（2）细节：

提出问题和具体要求，询问情况或提供相关的细节；

这部分可以分成段落，每段有一个主题。

　　（3）对应：

期待对方做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。

　　（4）结尾：

简短、礼貌地过渡到结束。

一般来说，开头与结尾较短，中间最长。

信件的主题思想就在中间段落，所以，它是正文的中心，是核心部分。

“文如其人”，如果商务英语信函的正文组织不当，逻辑混乱，措词欠妥，语法有误，这封信就会让商务交往大打折扣，送出此信的商业机构的形象也会大大受损。

因此正文部分是最重要的部分。

　　3、商务信函的结尾部分

　　信尾也属于信函的一部分，它传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。

信尾通常包括两个内容：

结束敬语和签名。

（1）结束敬语：

结束敬语分三类情况。

第一类是最正式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函，不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也是正式语，反之亦然。

总之，信函的风格要首尾一致。

例如：

开头结尾正式：

　　DearsirsYoursfaithfully

　　gentlemenRespectfullyyours

　　比较正式：

　　Dearmr.smithsincerelyyours

　　Dearms.martinsincerely

　　非正式：

　　DearTombestregards

　　Dearmarybestwishes

（2）签名：

每封商业信函都必须签名。

签名意味着对这封信的内　　

容同意并负有责任。

这部分一般位于结尾敬语处下三到四行，包括亲笔签名，打字签名。

如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。

　　二、商务英语信函写作格式的主要特点

　　1、拟妥标题或简洁明了地说明目的。

对标题的拟写有具体的要求，必须处理好。

信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。

如果没有事由标题，大多商务英语信函应在信的开始简明扼要地说明来意。

一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。

这个标准虽然简单，但在实际中常被忽视。

请看以下两封样文：

（1）

　　Dearmrs.Rutt,

　　mr.LiveryesterdaycalledouragentDavidsayingthatthemistakewashis.Asaresult,hisinsurancehasbeenacquiesced.Therefore,weshallberepaidthefullamountofoursubrogationinterestinthismatter.Ifthisissatisfactorytoyou,pleasesigntheattachedreleaseandforwarditalongwiththecopyofouraccidentreport.Yoursfaithfully,

（2）

　　mr.LiveryesterdayadmittedhisblameforyouraccidentonJanuary12.Asaresult,hisinsurancecompanyhadagreetorepayusthefullamount（$2,000）foryourcollisiondamage.wearequite

　　pleasedattheirwillingnesstosettleoutofcourt.Iftheiroffersoundsacceptabletoyou,pleasesigntheenclosedreleaseandreturnittous,alongwiththecopyofouraccidentreport.Yoursfaithfully,读完样文

（1）后，让人很难说出这封信到底讲了什么。

换句话说，这封信就没有简洁明了地说明来意，表达罗嗦、含糊。

而样文

（2）就能清晰地说明来意。

　　2、安排好主体部分的层次。

正文主体部分是全文的核心部分，以表现观点的依据和表达基本内容的部分。

这部分内容、文字多，在行文时，必须紧扣中心，条理井然地展开论述，把事情的来龙去或有关事项阐述清楚，语言须有分寸、得体、明确，不可模棱两可，在商务英语信函中，主体部分的层次安排一般采用纵贯式和并列式两种方式。

纵贯式以时间先后为顺序来行文，以利于讲述清楚事件的来龙去脉或发展过程，从而阐明观点，如样文

（2）属于纵贯式英语信函。

并列式是根据内容的特点和事物的不同性质，也就是按照事物的逻辑关系进行分类归纳，它们互不重复、混淆、冲突，分别阐述几个问题，但又紧紧围绕一个中心。

主体部分条理井然、中心突出。

　　3、处理好开头和结尾。

商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化，但相对而言，较公式化，有许多习惯用语，内容也比较固定，这些也须一一辨认，把握。

信函的开头为引据部分，一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点，措辞用语简单得体。

结尾部分十分简短，常用惯用性词语，有的不另起段落。

如开头常有以下句型：

建立关系：

wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.

　　自我推荐：

Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin...

　　索取资料：

weareinterestedinyournewproduct...andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.

　　回复来函：

wethankyouforyourletterof18thmarchandarepleasedtolearnthatyoulikeourproducts.等等。

　　结尾常用的句型有：

Asthematterisurgentweshouldappreciateanearlyreply.

　　Yourpromptreplyiseagerlyawaited.

　　Anearlyreplywouldhelpustohelpyou.pleasebegoodenoughtosendustheamountduewithinthenextfewdays.等等。

　　三、结语

　　商务英语信函广泛使用于我国与英语国家，如英国、美国的外贸业务往来，也可用于非英语国家之间的往来，在具体业务中，有着联系、约束、凭证的作用。

国际贸易交易环节复杂，贸易上又存在着不同的做法、惯例和法律规定，双方在交易过程中，主要通过商务英语信函来沟通情况、传递信息、交换意见和解决问题。

商务信函有其严格的业务要求，一经发出，对方表示接受后即不允许作任何更改，具有法律的约束力。

在交易洽谈中商务信函是最终签定合同的依据。

总之，随着经济的繁荣，国际商务事业的发展，商务英语信函越来越频繁，这就要求从事商务工作的人员具备书写规范的商务英语信函的能力。

　　参考文献：

　　[1]方有恒：

《商贸英文信写作手册》[m].杭州：

浙江大学出版社,20XX。

　　[2]许小平：

《国际商务英语写作》[m].武汉：

华中理工大学出版社,2000。

　　[3]范红，王朝晖，廖国强：

《英文商务写作教程》[m].北京：

清华大学出版社,2000。

　　[4]陆墨珠：

《国际商务函电》[m].北京：

对外经济贸易大学出版社，1994。

　　篇二：

商务英语信函写作的特点及技巧

商务英语信函是国际贸易的重要通讯手段。

它具有其自身的独特的语言特点。

本文论述了商务英语信函写作的特点和常用的写作技巧。

商务英语信函写作；

写作特点；

写作技巧

　　近年来，我国与世界各国的国际商务关系不断地发展深化，商务英语在跨国商务和国际经济活动中的作用也日益突出。

在与外商的交往中，从建立业务关系，谈判到合同的履行都离不开商务英语信函。

由于外贸交易的双方来自不同的国度，有着不同的文化和社会背景，而且为了各自的利益会据理力争。

在这种情况下，如果能够礼貌、含蓄、得体的陈述自己的观点，或是提出请求和建议，就能更容易达到交易