行政规范化管理流程及表格Word格式.doc
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依照制度,对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
一、前台接待管理流程
1.预约客人来访接待工作流程
①整理当天
预约记录
告知来访者情况
开始
结束
前台文员
客人
各职能部门
②确认与提醒
访问事宜
来访
③来访登记
④通知被访者
客人等待
接待来访
⑤确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人
⑥引领会见
配合
送走客户
⑦来访信息录入,
记录汇总
审核
⑧存档
2.来电转接流程
拨通电话
外部单位人员
各部门或员工
①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥告知情况
⑦留言记录
3、前台接待流程
看到客人,礼貌招呼
问明来访事由,登记
通知被访人
安排客人等待地点
引领客人到达等待地点
奉茶或饮料,请客人稍等
微笑离开
4、来电处理流程
电话接通,礼貌招呼
问明来电事由
电话处理
电话留言记录
电话记录归档
客人来访登记表
公司前台来访客人登记表
年月日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
部门
到达
离开
1
2
3
4
5
…
编制:
审核:
二、收发文件管理流程
1.信函收发工作流程
①接收信函
②登记
③分信
接收
⑤回信
⑥寄信
有
无
④拆信
⑦登记信息
是否有明确收信人
行政主管
2.接收信函、快件工作流程
外部单位
③筛选
④分送
发来信函、文件
①签收
接收总
⑤记录存档
三、寄送信函、快件工作流程
③登记
④联络相应单位
处理发送
①交待寄送信函、文件事宜
②签收
⑤接到服务要求
四、传真发、收文工作流程
①提出申请
审批
③发传真
④原件存档
填写申请表
员工
①收文
签收
③复印
⑤转交文件
④存档
接收
办公用品订购审批单
使用人
填表时间
物品名称
规格
数量
单位
特殊要求
需求时间
订购原因:
部门主管审批意见:
行政部门审批意见:
签字:
年月日
如果金额超过审批权限请总裁办签批
意见:
签字:
年月日
办公用品台账
项目
编号
单价
入库时间
备注
行政部填写人(签字):
报废物品清单
物品编号
出厂时间
使用时间
报废类型
报废原因
以上物品本部门
申请报废处理意见:
部门主管(签字)
办公事务专员
□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员(签字):
办公事务主管
□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管(签字):
办公用品领用表
年月日
领用人
核发
用途
总价
领用人:
主管:
保管员:
八、办公设备登记表
年月日
设备名称
厂名或品牌
购买时间
使用年限
颜色
附属设备
价格
存放地点
环境要求
主要用途简介:
管理部门
负责人
使用部门
责任人
印章使用登记表
1.印章使用审批表
用章部门
盖章时间
公章类别
盖章次数
文件发文号
文件名称
备注:
用章人(签章)
批准人(签章)
注:
请在备注栏中简要说明盖章用途。
2.印章使用登记表
发文号
批准人
文书档案借阅审批表
文书档案名称
密级
起草人
起草部门
起草日期
归档日期
借阅原因:
借阅人(签字):
年月日
行政部意见:
主管(签字):
年月日
批准人意见:
批准人(签字):
年月日
五、办公用品管理流程
1.办公用品购买流程
①确定购买计划
②挑选物品
验收物品购货发票
③提货
办公用品入库
供应商
行政部
2.办公用品领用流程
相关部门
⑤信息存档
②审核
③审核
④按清单发放
否
是
①填写领用单
六、办公设备购买流程
采购人员
总裁办
1.办公设备购买审批流程
②审核⒊⑹ 核②
④审核
采购程序
①购买申请单
2.办公设备询价流程
否
是
①搜寻
价格信息
②整理成
价格报告
可行
③办公用品比价流程
3.办公设备比价流程
①筛选供货商
②分别与
商家洽谈
确定候选商家
③办公用品采购流程
4.办公设备采购流程
采购
行政
收集价格资料
编写询价报告
①审批
②审批
洽谈价格
购买设备
办理入库
领用设备
③审批
资料存档
档案归档流程
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
搜集资料