例会管理制度文档格式.docx

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（三）会议通知必须通知到参会本人;

（四）例会除有变动外，固定参加人员不再另行通知。

（五）通知内容应包括：

会议时间、地点、议题、议程、主持人、与会人员需准备的材料、预计时长等。

第八条会议纪律

（一）会议应按时召开;

（二）与会人员均应自觉遵守会议时间;

（三）不能参加会议的人员应提前向主持人请假，主持人应将请假情况在会议开始时向记录员通报;

（四）与会人员必须认真做好会议记录;

（五）会场禁止喧哗，禁止随意走动，未经批准不得中途离开会场;

（六）会议期间，与会人员需关闭手机或将手机调到振动或静音;

（七）为提高会议效率，与会人员议事要简明扼要，抓住关键，提高会议质量和效率，节省时间。

第四章会议纪要

第九条对会议上做出的需要多部门配合执行、落实的会议决议，需作出会议纪要，报相关领导签发。

第十条董事长办公会、总裁办公会由专职秘书/助理负责记录，各中心组织的例会，由本中心指定的专人负责记录整理。

第十一条会议纪要整理人员要准确领会会议精神，掌握会议纪要的写作要求，提练会议要旨，以简练的语言高度概括会议内容。

纪要形成后应交会议主持人审阅把关，并将会议记录底稿与会议纪要一并保存，定期交档案室存档备查。

第十二条会议纪要的编写要求统一规范，文头、文号、格式等要素须按规定格式编写。

第十三条会议纪要的发文号，由档案室按会议纪要类别、会议召开时间统一编号，编号要连续，不得有空号。

第十四条担任会议记录的人员，须在会议召开后两个工作日内，整理出会议纪要，并按规定参阅范围发放到位。

第十五条会议纪要发放时要登记，由编写部门填写发放登记表（详见附表4：

会议纪要发放登记表），并由收到人签字。

第十六条会议纪要参阅范围一般为：

与会人员、涉及与会议内容相关的部门、人员等，特殊情况可由会议主持人指定发送范围。

第五章对外会议的管理

第十七条对外会议分为：

政府部门、行业协会等外部单位组织的需集团派人参加的会议和集团下属单位召开的需外部单位、人员参加的会议。

第十八条外部单位召开的会议申报程序：

办公室或其他部门接到外部会议通知后，应向本中心负责人请示，确定参加会议的人员和要求，并通知到本人。

第十九条参加会议的人员应按照要求，准时参加会议，并做好详细的记录。

会后及时将会议精神向本中心负责人汇报，必要时写出书面汇报材料。

会议文件和资料到档案室存档并将会议精神传达给相关部门和人员。

第二十条集团下属单位（部门）召开的需外部单位、人员参加的会议，主办单位（部门）应写出书面申请，详细说明会议目的、议程、费用和拟邀请参会的外�咳嗽泵サ惹榭觯局行母涸鹑伺己笞橹倏�

第六章会议决议的督办

第二十一条会议决议事项，由会议主持人指定人员负责落实、检查实施结果。

第二十二条会议决定事项的催办

会议决定事项应由有关责任部门负责催办，并落实执行结果。

需反馈的应及时向关领导反馈。

第七章处置

第二十三条违反会议纪律，迟到、早退、随意走动、接听手机者每次向捐款箱捐款20元，无故不到者每次捐款50元，具体事宜由行政部监督执行。

第二十四条未按规定的时间编发会议纪要而影响工作，视后果严重程度，给予责任人批评教育、警告或10-30元负激励。

第二十五条对于落实不力或拒不执行会议决议的，由行政部提出处理意见，并进行处理。

第八章监督

第二十六条对以上条款，行政部未能严格执行的，对其负责人及主管领导各给予10-30元负激励，并限期整改。

第二十七条对处理结果有异议的，可书面向本中心负责人申诉。

第九章附则

第二十八条本制度由行政部负责解释与修订。

第二十九条本制度自年月日起施行。

第一条目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本管理规定。

第二条适用范围

本规定适用于北京金石通网信息技术有限公司郑州分公司公司所有会议管理。

第三条会议分类：

1、部门会议：

由各部门自行组织讨论本部门内部工作的会议。

2、周会议：

每周由各部门负责人及公司经营班子共同参与讨论周工作总结和周工作总结的会议。

3、月度会议：

每月月末由各部门负责人及公司经营班子共同参与讨论月度工作总结和月度工作总结的会议。

4、季度会议：

每季度季末由各部门负责人及公司经营班子共同参与讨论季度工作总结和季度工作总结的会议。

5、其他会议：

根据实际情况而提报的会议。

第四条会议时间安排

1、部门会议由各部门根据实际情况自行安排。

2、周会议由综合部主持，时间安排在周六上午9：

30开始。

3、月度会议由综合部主持，时间安排在每月的最后一天的下午5：

00，如果和周会议重叠，可以双会合开，如月度会议和周会议两者相隔不超过2天，也可以双会合开。

如超过2天者则在每月的最后一天。

4、季度会议由综合部主持，时间安排在每季度的最后一个星期内，具体时间根据实际情况进行调整。

5、其他会议根据实际情况，由相关会议主导部门向综合部申请，由综合部根据实际情况进行安排。

6、会议时间如遇特殊情况由综合部进行调整，经批准后实施。

第五条会议内容

1、部门会议内容由各部门负责人自行安排。

2、周工作会议主要内容为：

①总经理或副总传达公司重大决策或变革。

②上周工作总结及绩效考核内容的进展情况汇报，并提报在工作中遇到的需要总经理或各部门协调的问题。

③下周工作计划，并提报下周工作中的重大需求。

④在公司各项工作开展中其他待解决的重大事项的讨论。

3、月度工作会议主要内容为：

①总经理或副总传达月度各项工作进展情况。

②本月工作总结及绩效考核内容的进展情况汇报，并提报在工作中遇到的需要总经理或各部门协调的问题。

③讨论决定下月工作计划及绩效考核内容的确立。

④各部门提报下月工作中的重大需求。

⑤在公司其他各项工作开展中待解决的重大事项的讨论。

4、季度工作会议主要内容为：

①总经理或副总传达季度各项工作进展情况。

第六条会议准备

1、凡已列入本规定计划的会议不再另行通知，如遇到特殊情况需要合并召开及其他情况者，由综合部另行通知。

2、其他会议通知应提前一天在办公OA上进行通知，对会议时间、参会人、会议主题等进行通知，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议议程;

正常例会将不再公布相关议题。

第七条会议组织

1、多个部门参加的会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，从总经理授权，会议议程可由综合部安排。

2、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

3、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;

对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

4、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一位未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

6、做好本人的会议纪录。

7、公司各项会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

8、会议纪律由综合部负责监督实施。

第九条会议记录及纪要

1、总经理参加或主持的会议原则上由总经理助理负责会议记录工作，总经理另有指定的，由被指定人负责。

2、会议记录员应遵守以下规定：

①以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。

②会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

③对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

④会议原始记录应于会议当日、会议纪要不得迟于次日呈报会议主持人审核签名。

⑤做好会议原始记录的归档、保管工作。

3、会议纪要的下发由综合部负责实施，发放或传阅范围由主持人确定。

公司各类临时行政会议的会议纪要须报综合部一份存档备查。

4、各部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由该部门记录员负责日常归档、保管。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

第十条会议跟进

1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则;

会议主持人另有指定的，从主持人指定，并将跟进情况及时传达给相关人员。

2、总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理助理负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。

3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

相同性质的例会需对上次例会中形成的决议事项的进展情况给予简单总结，并将相关情况给予公布。

第十一条处罚

1、迟到：

所有参加会议的人员在会议规定召开时间后10分钟内未到的，计为迟到。

2、早退：

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前10分钟提前离开会场的，计为早退。

3、缺席：

凡必须参会人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参会者，计为缺席。

4、无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款。

5、无正当理由缺席每次处以50元的罚款。

6、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十二条其他

1、本制度解释权、修改权归综合部。

2、本制度公布之日起执行，其他原相关文件同日废止。

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为加强公司会议纪律，规范公司会议管理，提高会议质量，特制定本办法。

一、会议类别：

公司会议包括年终会、月例会、部门会议、专题会、订单评审会、公司临时会议等。

1、年终会：

由总经理/总经理助理主持，各部门负责人各自总结本部门年度工作情况，按照公司总体要求和指标提出下一年度的工作计划等。

2、月例会：

每月定期召开，由总经理/总经理助理主持，部门主管级以上员工出席。

各自汇报当月的工作完成情况及下月的工作计划。

3、部门会议：

由公司各部门负责人自行安排，部门全体员工应当参加。

但会议时间、参加人员等，不得与公司月例会及其它临时会议冲突。

4、专题讨论会：

为某一事例/项目专门召开的会议，由会议提拟人召集和组织。

5、订单评审会：

为某一订单专门召开的订单评审会，由生产部召集和主持，业务部、采购部、财务部及其它相关负责人出席。

6、临时会议可根据实际情况由总经理、总经理助理或者主管组织和主持。

二、会议组织

1、公司所有会议组织遵循“谁提拟，谁主持”的原则。

2、会议