企业文档管理系统Word格式.docx

企业文档管理系统Word格式.docx

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1.1 

易用

易用的Web界面

所有文档,可直接经过浏览器访问,网站界面类似Windows资源管理器。

Web界面非常易用,最终用户免安装,免使用培训。

即便出差在外,只要开通网络端口,也可经过https安全连接访问网站。

集成的FTP批量文件拖放

在IE浏览器中点击网页上的链接,无需二次登录,可直接激活windows的web文件夹,使用Windows资源管理器来进行批量上传、下载。

和桌面编辑器集成

在网页上点击”编辑”链接,可直接激活word等编辑器进行编辑,可自动保存文件到服务器。

此功能大大简化一般的文件下载、编辑、上传的复杂过程,实现了和桌面编辑器的无缝集成。

文档预览

直接在浏览器中预览word、PPT、PDF等格式的文件,用户甚至不必安装相应的桌面编辑软件。

此功能简化了文档的下载、打开的繁琐（耗时）过程,方便文档的查看。

邮件发送

点击网页发送图标,可直接在网站上,经过填写表单发送文件邮件到指定地址。

可查找网站集成的用户邮件地址薄,选择接收用户的邮件地址。

用户不必借助任何其它工具,可方便发送文件。

文件夹视图切换

提供类似Windows的文件夹视图切换功能,提供一组文件夹视图,包括标准、表格、缩略图、时间线索等。

其中缩略图非常适合照片的展现。

剪切、复制、粘贴、改名

提供一组类似Windows资源管理器的文件管理操作,包括剪切、复制、粘贴、改名等。

个性化信息推送

∙个人桌面:

展现个人的收藏、最近创立的内容等

∙RSS:

个人订阅网站最新内容

1.2 

数据的存储

海量文档集中可靠存储

所有文档均使用润普文件库系统以文件的形式存放在服务器的文件系统中,服务器定期对文档库进行备份。

即便服务器宕机,依然可直接从文件系统中得到所需要的文档。

∙可扩容、格式开放的文件系统存储格式

∙可根据需求柔性部署

∙可和NAS设备良好集成

支持各种文档格式

各种大小、各种格式的文档,包括常见的Word、PPT、PDF、HTML、图片等格式,以及音频、视频文件。

丰富的元数据管理

保留文档的标题、描述、作者、创立时间、修改时间,生效和失效时间、分类等各种元数据,支持全套都柏林元数据标准。

这些文档的属性信息是对文档的补充说明,同时这些信息也能够用于文档的搜索。

废件箱

废件箱提供安全的删除机制,避免误操作导致的数据丢失。

删除内容自动放入废件箱内,可撤销删除操作。

版本管理

可将文档阶段性的历史版本可存档起来,供将来查阅。

产品支持和bazaar（中文）等专业版本管理工具集成,实现高级的版本管理功能,包括版本分支、修改历史、文件同步等功能。

个人空间

可为每个用户提供一定配额的空间,可存放个人的文档,或者对个人重要文档进行备份。

1.3 

中文全文搜索

支持对常见的Word/Excel/PPT/PDF等格式文档进行全文搜索,可搜索到文件内部的文字。

1.4 

权限和流程

柔性、安全、易管理的权限控制

委托权限管理

不再由系统管理员进行集中的权限管理,而是为各个栏目/文件夹指派管理人员,委托她们进行管理。

这大大优化的系统管理的可操作性。

成组分配权限

可按照部门的组织结构,为用户分组,成组分配权限,简化权限的分配和管理。

当然,系统也支持直接针对个人授权。

细粒度的权限控制

可针对单个文件夹、甚至单个文档分配权限;

可为文件夹设置不同的安全级别,如内部、保密、公开等。

协同工作

系统提供”贡献者”角色,某文件夹下拥有该角色的人员,能够添加新的内容,能够修改自己添加的内容,可是不能修改和删除其它人添加的内容。

该角色能够很好的支持团队协同知识贡献。

本地组

对于项目中的动态团队,项目经理自己就能够开设项目组,调整项目组员,而无需网站管理员的协助。

高度可定制的文档审核流程

可定制,支持会签、多审等各种流程。

文档在审核流程中会处于不同的状态,在各个状态,用户对文档的权限会发生变化。

比如一旦文档发布,就不允许作者随便修改了。

1.5 

知识管理

分类管理

可对文件夹中的文件进行分类管理,一个文档可同时属于多个分类。

可针对分类进行查询、统计。

文档评注和评分

用户可对单个文档进行评注和评分,这些信息可反馈到文档作者,对文档进行优化。

评注信息会采用邮件自动通知给作者。

知识挖掘

根据用户的评分数据,以及对文档的下载次数,可提供优质、待改进、受欢迎文档的清单,实现对海量文档的挖掘和分析,便于对文档进行清理。

统计

系统支持完善的统计分析功能,支持两种分析:

1.对知识资源的统计分析

经过创立人员、创立时间、内容类型、位置、状态等的分析,可获得如下信息:

o人员的知识贡献排名,可激励知识贡献

o各个版面的内容分布

o文件大小的统计

2.用户访问情况的分析

经过各个时间段、各用户对网站各个部分的访问情况的分析,获得:

o哪些内容版面受欢迎

o哪些人员经常使用系统等信息

o系统的整体使用情况

o各个月的访问情况变化

对于分析的结果,可在面板页面中直接显示,或者以排名的形式显示。

1.6 

适合企业级部署

多语言支持

系统支持多种语言,特别是支持中文、英文、日文等常见语言有比较好的支持。

易安装

∙6分钟即可完成安装,开始使用

∙系统的维护管理自动化

用户帐号集成

企业往往需要上多套信息系统,如果每个系统都有独立的用户管理,这样使用和管理将会非常复杂。

系统和Windows活动目录采用LDAP进行集成,也可和现有数据库中的用户帐号集成,这样可减少帐号管理的工作量。

基于成熟的平台

基于优秀的开源内容管理系统Plone:

易用、多语言支持、功能强大、得到广泛支持、大量成熟应用.

1.7系统可扩展

Plone有大量的免费或者商业的插件产品供选用,可用于内部网信息发布、项目管理、知识管理等方面,更可扩展开发定制的应用。

2润普公司介绍

上海润普网络信息技术有限公司（.cn）,是一家在内容管理领域的专业技术服务公司。

我们基于Zope/Plone等优秀的开源技术,为客户提供知识管理、文档管理、网站开发等服务。

润普公司是国内Zope/Plone的主要领导力量,是Plone基金成员之一,是中文Zope用户组的创始公司,也是Zope/Plone中文本地化支持的主要驱动力量。

润普公司以开放的企业文化,贡献了CJKSplitter、ZopeChinaPak、CMFContentPanels等众多优秀的开源产品,积极参与Plone的核心开发工作。

润普公司能够为客户提供持续的、优质的技术保障。

3典型应用案例

润普公司为多家企业成功实施了知识门户系统。

典型的案例包括:

●网易在线游戏事业部:

企业知识门户系统（NIE-EKP）,公司近1000人的主要工作系统,包括文档关联、产品门户、项目门户、内部网等多种用途,在此基础上做了大量的扩展开发。

●上海航空股份公司:

企业内容管理和知识管理,在公司IT部、培训部、商务部、客运部等多个部门得以实施

●上海电信股份有限公司:

信息化部文档资料管理系统

●南海发展股份有限公司:

企业文档库

●国机集团通用机械研究所:

文档和项目管理

4Plone内容管理系统介绍

系统基于优秀的开源内容管理软件Plone搭建（）。

它容易上手、用户友好、功能强大、符合标准,达到全世界很多商业公司的支持。

Plone发展已经相当成熟,得到了包括迪斯尼、eBay、Nokia、美国航空航天局在内的众多大型企业的使用。

和众多”自主知识产权”的封闭源代码系统相比,采用Plone开源平台,技术更加开放和标准,拥有更多的用户,产品质量更可靠,大量第三方产品可供利用,可得到更多服务商的支持,不会被某个专用的技术和特定的供应商锁死。

使用Plone,无需支付许可费用,更加轻量级、低风险。