文件和档案管理制度文档格式.docx

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三、职责

1、安全领导小组办公室是公司文件和记录控制的归口管理部门，负责文件和档案资料的发布和归档事宜。

2、安全领导小组办公室是公司安全生产文件和日常记录档案的管理部门，根据上级有关文件要求建立健全安全生产各类档案，并定期向安全领导小组办公室移交相关文件和档案资料。

四、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、下列文件资料需归档管理：

（1）上级部门下发的文件；

（2）报上级部门文件；

（3）公司下发的文件。

3、下列安全生产档案资料需归档管理：

（1）公司营业执照、许可证等重要证书；

（2）管理制度、责任制、操作规程等汇编资料；

（3）安全会议纪要，工作计划、总结等；

（4）安全教育培训档案，包括：

员工、相关方的教育培训记录、考核记录、证件信息等；

（5）劳动防护用品采购及发放记录；

（6）隐患排查档案资料；

（7）危险源档案资料；

（8）相关方档案资料，包括签订的合同、协议书等；

（9）“三同时”档案资料；

（10）职业卫生检测、职工健康体检档案资料；

（11）应急预案档案资料；

（12）技术图纸等资料；

（13）上级安全管理部门要求归档的其他资料。

五、归档要求

1、立卷归档要求

（1）各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向办公室移交。

（2）各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

（3）各部门向办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

（4）归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（5）为便于安全生产档案的管理，办公室应分类别建立各类安全生产档案，并保持其有效性。

2、保管期限

各类文件、资料、档案等至少应保存3年以上，法律法规有其他要求的，遵循相关规定执行。

3、档案的鉴定与销毁

办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

办公室对所保存的安全生产档案进行鉴定，对于保存期限已满或已失效的档案材料，按规定进行销毁。

4、保管形式

办公室应设置公司级档案室，配备专人管理，办公室应设置安全生产档案专柜、指定人员负责档案的日常管理。

六、借阅管理

1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，到安全领导小组办公室填写档案借阅单，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅人不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关负责人批准。

5、借阅的档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过10天。

6、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、更新

当法律法规、政策、标准和上级要求发生变化时，公司相关部门及时对相关规章制度和操作规程进行修订、报批，并将新获取档案保存。