文秘与办公自动化教案(全部)Word格式文档下载.doc
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B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”
1,辅助性:
指秘书从属、接近领导,而不担任领导工作。
秘书只是辅助领导工作,而没有决策权。
主要从3个方面发挥作用:
一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见;
二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用;
三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。
2,综合性:
指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作,而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。
主要是了解与掌握情况,传递信息,辅助领导。
C.常崇宜先生80年代概括的4点:
1,智力与非智力性;
(领导的助手、“耳目”和参谋)
2,同领导的高度一致性;
(最佳状态——与领导达到“默契”的程度)
3,工作内容的广泛性;
(“不管部”)
4,秘书应是“杂家”基础上的专才。
(素质要求上的“杂”“专”结合)
D.李欣同志80年代归纳的4点:
从属性;
政治性(含政策性);
事务性;
被动性。
E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点:
从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性
上述见解,仁者见仁,智者见智,互有交叉,提法不一。
但经过近20年的实践检验,其基本精神至今仍是正确的。
1-1-2近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”
一是工作位置的政治性(公务秘书工作的政治性更加明显);
二是工作地位的从属性(与生俱来不可改变);
三是工作作用的辅助性(宗旨是三服务,其核心是为本级领导服务);
四是工作内容的综合性(凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及);
五是工作效果的潜隐性;
六是工作方式的被动性;
七是工作范围的赋予性。
傅西璐先生关于秘书本质特性的观点:
“综合辅助性”。
一是贴近领导核心,辅助领导工作;
二是不在领导职位,参谋领导之政;
三是没有领导权力,隐含领导权力;
四是贯彻领导意图,反映群众利益。
二、秘书工作的原则
所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。
国家对此并无特别规定,学术界也较少讨论此问题。
但是在实际工作中,只有明确并遵循这些原则,才能正确完成任务,提高效率,少走弯路,并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。
秘书工作三原则:
实事求是的原则;
同领导保持一致的原则;
追求工作效率的原则。
2-2-1实事求是的原则
注意三条:
调查研究要唯实(调查研究是秘书的基本功。
无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作,都离不开调查研究);
信息工作要求实(切忌报喜不报忧);
秘书写作要真实(切忌夸张渲染)。
2-2-2同领导保持一致的原则
这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。
对全国党政机关秘书部门的三条要求:
A.坚持党的基本理论和基本路线,为党的中心服务;
B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则;
C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。
同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。
(注意防止进入一些误区)
2-2-3追求效率的原则
A.秘书工作的效率,是领导工作效率的重要组成部分。
(或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”)
B.效率问题涉及多方面因素,有多种表现形式。
从根本上说,秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证;
秘书人员素质的提高,是提高效率的人的因素的根本保证。
C.效率原则的具体要求,就是办事要快,主动、及时、迅速、准确,力求提前准备、超前服务。
为此:
a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合,避免被动、拖沓和无准备劳动;
b.应从思想上树立主动和超前服务的观念,对于份内工作,不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。
【课后思考题】
1、近年来学术界如何看待秘书工作性质?
2、秘书工作要遵循哪些原则?
第二章秘书工作方法
[教学目的]通过学习,使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。
[教学重点]秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性;
秘书应了解和学习的领导方法;
秘书主要专项业务工作方法。
[授课时数]4
[案例1]王副秘书长妙语消除“火药味”
上个世纪90年代初冬季的一天,乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下,到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。
在第一个点,这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。
去下一个点时,由于南戈壁冰封雪盖,路不好辩认,农口一位哈族领导将路带错,到发现时差不多已多走了10公里。
王副秘书长不动声色地招呼停车,并主动向市长报告:
顺路请市长看看这片戈壁草场,大得很呢!
市长看后挺高兴。
随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。
他机智地避免了市长发一场大脾气。
[讨论]事后,有人私下议论,说王副秘书长这样做是在欺骗领导。
您的看法呢?
[案例2]市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?
以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。
后来他们分析其中原因,一是往往在人家特别忙时“凑热闹”,影响统计快报的报出;
二是有的领导随意改动统计数据引起反感;
三是统计部门办公条件差影响效率,统计干部有点怨气。
于是,秘书们对症下药,特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据,还向政府领导反映统计局的困难,平时对统计干部以礼相待。
很快,关系得到改善,要数字不难了,统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字,工作起来很便利。
一、秘书工作方法与管理实践
1-1-1秘书工作方法与组织管理
管理组织体系示意图:
领导层
(管理
决策层)
秘书
(管理决策的
辅助层次)
执
行
层
行为科学:
科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。
秘书工作方法“三必须”:
必须与组织管理运行机制相适应;
与领导方法相契合;
与秘书职能相匹配。
秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——
组织目标
组织规范
组织需要
组织管理方法
指明方向
提供依据
方法基础
秘书适用
秘书
1-1-2秘书工作方法与领导工作
秘书工作直接为领导工作服务;
秘书工作与领导工作的需要紧密联系。
总体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手。
具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。
秘书工作适应领导工作“五法”——
之一:
“铺垫法”。
突出一个“前”字(领导决策前;
领导开会前;
领导出差前;
领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作)。
“四必须”(A,把握领导工作目标;
B,明确领导工作进程;
C,明确领导工作将要采取的方法措施;
D,加强与领导的沟通)
方法:
以领导的工作目标为指导,按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作,以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。
之二:
“拓展法”,即拓展延伸
属后续性工作。
领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文;
决策文件发布后收集反馈,协助领导把握执行进程;
领导召开会议后文件归档、落实催办;
领导检查工作后与被检查单位保持联系,增强检查效果
为此,把握3条:
领导工作预期效果(通过秘书的努力争取最佳);
领导工作后续事务的具体要求(务求件件落实见成效);
工作的整体连续性和承继性(环环紧扣不脱节)。
拓展
与延伸
铺垫
以保证取得领导工作的预
期(最佳)效果为目标
严格按要
求办事
使工作落到实处
并取得预期效果
注重整体连续性、
承继性和适变、应变
之三:
“代劳法”
1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限,授权、委托秘书去办。
如代表领导出面协调;
办理公务;
主持会议;
接待客人;
回复函电等。
2,要注意5点:
A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”;
B.遵从授权范围,切忌越权行事;
C.善于扮演“双重角色”,忠实当好领导代表;
D.加强双向交流,与工作对象协作配合;
E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。
[归纳1]秘书有效地为领导工作代劳,是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化,对提高领导工作效率,强化领导工作职能起着不可低估的作用。
[归纳2]秘书为领导工作代劳的方法,可以概括为忠实执行领导意图,严守授权范围,扮演双重角色,注重双向交流,维护整体功利,促进领导工作效率的提高。
之四、伴随活动法以实现公务活动的目的为出发点和归宿;
按进度周密安排;
提供便利;
步调协调;
拾遗补缺;
随时应变。
以此来保证领导工作有序、高效进行。
之五:
主辅配合法
前述“四法”,均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。
它们常常是相互联系、相互渗透的。
要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用,除了秘书要提高素质、勤奋努力外,领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。
只有双方都在实践中加强沟通、共同努力,才能达到主辅配合一体化的境界。
1-1-3秘书工作方法与社会实践
A.在实践中形成,受实践检验。
我国数千年的秘书历史文化,其形成的秘书工作方法中有的沿用至今(如”一文一事“);
有的至今尚有参考价值(如保密制度与办法);
有的则失去了运用和参考价值(如封建君主下达诏令的专制方式等)。
学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。
B.在运用中学习,在学习中探索。
学习的目的全在于运用。
学习秘书工作方法的过程,应是一个理论联系实际的实践探索过程。
C.现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展,对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。
社会的发展需要,呼唤着秘书工作方法的创新和发展。
这并非对传统方法的全盘否定,而是合理继承基础上的创新和发展。
创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。
我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法;
同时。
结合现代科学技术,探索创新和发展,以期把秘书工作做得更好。
二、秘书应了解的领导方法
1、秘书与基本领导方法
采用马克思主义基本领导方法,做到两个结合:
领导与群众相结合,一般与个别相结合。
力求做到求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结
2、秘书与行政方法
运用行政方法中:
精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令
3、秘书与法律方法
运用法律方法中:
坚持依法治国方略,严格、准