发文处理实训案例Word文档格式.docx
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各部门和各分支机构必须在2002年7月28日前上报活动开展情况。
按照活动方案要求:
头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座;
演讲会每月一个主题,全体员工必须积极参与;
合理化建议活动全体员工必须参与,每月评选出3篇优秀征文上报;
按期上报活动组织和进行情况。
根据上述内容,杭州公司要制发一份通知。
完成4个场景演示。
2002年5月12日,杭州分公司总理经理王某将秘书刘某叫到办公室,对她说明了这次活动的目的要求,让她马上写一份通知,发到分公司各部门和杭州各分支机构,告知有关活动事项。
刘某用记事本将王总经理的话记录下来,走出经理办公室,回到自己办公室,立即开始拟写通知,请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程,并请制作出通知的初稿。
初稿完成后,刘秘书将这份通知写在统一的发文搞纸上,拿给王总经理审核,王总看地后签字同意发出。
请演示领导审核签发过程。
刘秘书将这份通知编上发文号,即“苏维保[2002]10号”,写在发文稿纸的相应栏内,再检查一遍通知的正文内容,确定无误后,把这份发文稿拿到文印室,交给打字员小郭打印成正稿,打印份数为30份。
小郭让刘秘书明天下午2:
00来取。
请演示秘书编号印制文件的过程。
5月13日下午2:
30,刘秘书将打印好的通知正稿从文印室取回,逐一盖章,并在发文登记得薄上填写好内容,再分别将每份通知用信封套好,封上口。
请演示秘书发文登记和装封的过程。
过程中还必须制作两份材料:
通知的发文稿和发文登记薄。
分组演示提示:
每组4人分别扮演秘书、王总、小郭、办公室另一人员。
拟稿是办文的基础环节,直接在系到文书质量,拟稿的一般过程为:
领导交拟、秘书领会、吃透领导的意图,收集、组织材料,构思起草、修改。
送领导审阅。
拟稿应在按统一标准制作的“发文稿纸”上书写,发文稿纸格式见表2-2。
审核的内容包括:
文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范,文种使用是否恰当,公文格式是否符合要求,传达范围是否合理等。
签发是文书制发的生效环节,签发日期即是文书生效日期。
签发时要在发文稿纸的签发栏批明意见,签署姓名,字迹端正,日期具体。
发文登记一般为薄式登记,内容参见发文登记薄(见表2-3)
装封要检查文件份数、检查有无附件,检查是否漏盖印盖章,检查有无多发、重发或漏的单位。
表1×
×
(机关名称)发文稿纸
发文字号
[
]号
缓
急
密
级
签发:
会签
主送
抄送
拟稿单位
拟稿人
审
核
印
制
校
对
分
数
附件
主题词
(正文)现在多用打印稿夹在本张纸后面此处只写“见打印稿”
表2发文登记薄
顺序号
发出
日期
发文字号
文件标题
成文时间
密级
缓急
附件
份数
主送机关
抄送机关
签收人
归卷日期
存档号
备注
收文案例(背景参见上述案例)杭州分公司收到中国维行保险股份有限公司的一份通知,得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查,以下是这份通知:
中国维行保险股份有限公司文件
中维保[2002]30号关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知各分支机构:
根据2002年度江苏保险信用体系工作安排,杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。
希各分支机构高度重视,对照2002年度保险公司信用考核指标,全面自查整改,并作好接受检查的准备。
各分支机构将自查报告于6月24日之前上报至中心分公司人事行政部。
特此通知
国维行保险股份有限公司(公章)二OO二年六月五日
实训要求收文工作分5个场景。
●2002年6月8日,总经理秘书刘X收到这份通知,拆启后,将文件取出,核对好份数、日期后,将文件的内容登记在收文登记簿上。
请演示秘书收启文件和收文登记的过程。
●刘秘书取出文件处理单,填上内容、提出初步办理意见,再将文件处理单夹在通知原件上,拿到总经理办公室,给王总经理批示。
请演示秘书拟办文件的过程。
●总经理办公室内,王总经理看了通知后,同意了刘秘书长的处理意见,指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。
他立即打电话让刘秘书过来,让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。
请演示领导批办文件的过程。
●刘秘书将这份通知和办理意见,交给人事行政部部长陈XX,请他负责办理。
陈看过后,以电话的形式,告知3个分支机构:
平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营运部,要求他们对照2002年度保险公司信用考核指标进行自查,并在6月20日将自查报告交至人事行政部。
请演示承办文件的过程。
●2002年6月20日,3家分支机构的自查报告均按要求上报,陈XX在文件处理单上,填好办理结果、方式和日期,然后和通知原件一起,交还给刘秘书。
请演示注办文件的过程。
实训说明●学生每5人为一个组,教师为5名学生编上号数,即1至5号。
实训在模拟公司办公室进行。
学生按场景顺序进行演示,5个场景演示总过程不能超过60分钟。
●第一个场景,由1号扮演刘秘书。
●第二个场景,由2号扮演刘秘书,3号扮演总经理。
●第三个场景,由3号扮演刘秘书,4号扮演总经理。
●第四个场景,由4号扮演刘秘书,5号扮演陈XX。
●第五个场景,由5号扮演刘秘书,1号扮演陈XX。
●每组在实训过程中必须制作两份材料:
通知的收文登记和文件处理单。
实训提示:
●收启时注意凡信封上表明送本单位的公文,可直接拆封,急件和密件应当先拆,拆封后要检查核对,确认收到文件的质量与数量和发文通知单上注明的项目完全相符。
●凡收到的重要文件都要登记,内容参见收文登记簿(见表2-4)。
●拟办文件,要说明此件应由哪个部门办理,如何办理,办理时限,办理后文件是否应退回,由谁归档。
要制订文件处理单(见表2-5)。
●批办要由领导人对文件的办理做出批示,需要办理落实的公文,批明承办部门或承办人,以及承办期限和要求。
批办语言要准确、清楚,并签上姓名,写明日期。
●承办是文件处理的核心和关键环节,对需向下传达的公文,公电话或转发的形式传达即可。
承办必须快速及时办理,不得延误、推诿,凡可用电话、口头联系等方法解决的问题,不必复文,但需做好记录。
●公文办结时,由承办人在文件处理单上注明办理结果,电话或面谈方式承办的,应注明谈话人(通话人)姓名、职务和谈话要点。
表3收文登记簿
收文号
收文
来文
机关
标题
字号
承办
单位
复文
归卷
表4文件处理单
来文机关
来文字号
密级
文件标题
份数
时间要求
拟办意见:
批办意见:
处理结果: